Configuracion de la Empresa

Desde Configuracion (menu lateral, seccion Admin) puedes personalizar el comportamiento de Lexa para tu clinica. Todos los ajustes aplican a nivel de empresa.

Ajustes generales

Zona horaria

Lexa usa la zona horaria configurada para mostrar todas las fechas y horas del sistema. Por defecto es America/Santiago (Chile continental).

• Cambiala si tu clinica opera en otra zona horaria
• Todas las citas, reportes y registros se ajustan automaticamente
• Los datos internos se almacenan en UTC para consistencia

Duracion de bloques en agenda

Define cada cuantos minutos se divide la grilla de la agenda. El valor por defecto es 15 minutos.

• Valores comunes: 15, 20, 30 minutos
• Afecta la visualizacion de la agenda (dia y semana)
• No restringe la duracion de las citas, solo la grilla visual

Bloqueo por feriados

Controla que sucede cuando alguien intenta agendar una cita en un dia feriado:

• Bloquear: No permite crear citas en feriados (por defecto)
• Permitir: Permite agendar con una advertencia
• Puedes configurar excepciones por feriado individual

Pagar comisión en feriados

Toggle Pagar comisión en feriados, activado por defecto.

Cuando está activo, las sesiones que caen en un día marcado como Feriado o Vacaciones del centro en el Calendario de feriados aplican reglas especiales de comisión: las sesiones de plan se pagan siempre (cualquier estado salvo Reprogramada) y las citas atendidas se pagan aunque la nota clínica no esté firmada. Los demás tipos de día sin atención (cierre administrativo, remodelación, otro) no aplican este criterio. Detalle completo en Comisiones → Feriados y vacaciones del centro.

Exigir sucursal en cada bloque de horario

Toggle Exigir sucursal en cada bloque de horario, activado por defecto.

Cuando está activo, cada bloque del horario de un terapeuta debe tener una sucursal asignada — no se permite la opción "Todas". La razón: un terapeuta no puede atender físicamente en dos sucursales en el mismo bloque horario, así que "Todas" casi siempre es un error de captura que termina mostrando disponibilidad fantasma en la agenda de otras sucursales.

• Activado (recomendado): al editar un horario no aparece la opción "Todas"; los bloques nuevos toman la primera sucursal del terapeuta por defecto. Si intentas guardar un bloque sin sucursal, Lexa lo rechaza e indica qué día/bloque corregir. Un bloque antiguo que quedó sin sucursal se muestra marcado para que lo corrijas al guardar.
• Desactivado: se permite dejar bloques en "Todas". Úsalo solo si tu centro tiene un caso legítimo de disponibilidad sin sucursal (por ejemplo, atención itinerante).

Las empresas existentes quedan con el toggle activado tras la actualización. Si tu operación realmente usa "Todas", desactívalo aquí antes de editar horarios.

Logo de la empresa

Sube dos versiones del logo:

• Logo horizontal: Se muestra en el menu lateral y reportes
• Logo cuadrado: Se usa como avatar en espacios reducidos

Tip: Usa imagenes PNG con fondo transparente para mejor resultado. El tamano recomendado es 200x60px para horizontal y 100x100px para cuadrado.

Plantillas de WhatsApp

Configura los mensajes predeterminados que se envian a pacientes via WhatsApp:

Confirmacion de cita

Mensaje que se envia al confirmar una cita. Variables disponibles:

• {{NombrePaciente}} — Nombre del paciente
• {{Fecha}} — Fecha de la cita
• {{Hora}} — Hora de la cita
• {{Servicio}} — Nombre del servicio
• {{Terapeuta}} — Nombre del terapeuta
• {{Sucursal}} — Nombre de la sucursal

Reprogramacion de cita

Mensaje que se envia cuando se reprograma una cita. Usa las mismas variables.

Tip: Los mensajes se abren en WhatsApp Web o la app del telefono. Lexa genera el link con el numero del paciente y el mensaje prellenado.

WhatsApp Business API (Recordatorios automaticos)

Lexa puede enviar recordatorios automaticos de citas via WhatsApp usando la API de Meta (WhatsApp Business). La configuracion tiene dos niveles:

1. Modo global (configurado por el administrador del sistema):

   • Deshabilitado: No se envian mensajes WhatsApp
   • Pruebas: Solo se envian a numeros de prueba
   • Produccion: Se envian a los pacientes reales

2. Toggle por empresa: Activa o desactiva los recordatorios WhatsApp para tu clinica

Configuracion por empresa

• Recordatorios WhatsApp: Toggle para activar/desactivar el envio automatico
• Nombre de plantilla: El nombre de la plantilla aprobada por Meta que se usara para los recordatorios (ej. appointment_reminder)

Importante: Los mensajes proactivos via WhatsApp Business API solo pueden enviarse usando plantillas previamente aprobadas por Meta. Las credenciales de acceso (PhoneNumberId, AccessToken) se configuran a nivel de servidor, no por empresa.

Confirmacion y cancelacion via WhatsApp

Cuando un paciente recibe un recordatorio por WhatsApp, puede responder:

• SI — Confirma la cita (cambia a estado Confirmada)
• NO — Cancela la cita (cambia a estado Cancelada)

Las respuestas se procesan automaticamente via webhook.

Notificaciones por email

Lexa puede enviar correos electronicos automaticos a pacientes, terapeutas y al centro. La configuracion tiene dos niveles:

1. Modo global (configurado por el administrador del sistema):

   • Deshabilitado: No se envian correos
   • Pruebas: Solo se envian a direcciones de prueba
   • Produccion: Se envian a los pacientes reales

2. Toggle por empresa: Activa o desactiva las notificaciones para tu clinica especifica

Si el modo global esta deshabilitado, el toggle de empresa no tiene efecto.

Control granular por evento

Ademas del toggle general, puedes activar o desactivar emails para cada evento y destinatario:

Tambien puedes habilitar:

• Aviso expiracion de plan: Envia un correo al paciente cuando su plan de atencion esta por vencer
• Saludo de cumpleanos: Envia un correo automatico a los pacientes en su cumpleanos

No enviar correos en dias sin atencion

Toggle dentro de Notificaciones por email. Si esta activo, en los dias que la empresa marca como sin atencion (segun el Calendario de feriados) se omiten todos los correos operativos/cobranza:

• Las confirmaciones automaticas al crear una cita (paciente + terapeuta + bienvenida).
• Los recordatorios automaticos de las proximas 24 h (email y WhatsApp).
• El aviso de vencimiento de plan y el recordatorio de cuota mensual.
• La solicitud y el recordatorio de anamnesis.

Util para no contactar a tus pacientes el dia del feriado cuando el centro no esta operando. La decision se toma por la fecha de envio (hoy en la zona horaria de la empresa), no por la fecha de la cita/cuota. Excepcion: el saludo de cumpleaños se envia igual (es fecha-especifico). Los cambios de estado manuales (cancelar/reprogramar) tampoco se ven afectados.

No enviar correos estos días

Selector de días de la semana dentro de Notificaciones por email. Marca los días en que tu centro no quiere enviar correos automáticos de cobranza (por ejemplo, domingo).

• Aplica a los mismos correos operativos que el punto anterior: recordatorio de cita, aviso de vencimiento de plan, recordatorio de cuota mensual y anamnesis.
• La evaluación usa el día actual en la zona horaria del centro.
• No aplica al saludo de cumpleaños: si el cumpleaños del paciente cae en un día excluido, el correo igual se envía (saltarlo significaría no saludar ese año).
• Vacío (ningún día marcado) = se envía todos los días dentro de la ventana horaria.

Horario permitido de envío automático

Dentro de Recordatorios automáticos de citas puedes configurar el rango horario (en la zona horaria del centro) en el que se permite que los correos automatizados salgan:

Cubre todos los correos disparados por procesos automáticos: recordatorios 24h, anamnesis, cumpleaños, vencimiento de planes y recordatorio de cuota mensual. Fuera del rango, el envío queda pendiente y se evalúa en la siguiente corrida del proceso.

No afecta correos disparados por una acción manual (crear/editar/cancelar cita, registrar pago, emitir boleta, etc.) — esos salen al momento en que el usuario toca el botón.

Si el rango configurado es incoherente (por ejemplo, fin antes que inicio), Lexa cae al default 7–22 sin perder envíos.

Confirmar o cancelar cita via email

Cuando un paciente recibe un email de confirmacion o cancelacion, puede hacer clic en un enlace para confirmar o cancelar la cita directamente desde su correo, sin necesidad de iniciar sesion.

Saludo de cumpleaños

Lexa puede saludar automáticamente a sus pacientes en su cumpleaños y, además, destacarlos en los dashboards de Recepción y Terapeuta para que el equipo prepare un saludo presencial.

Habilitar el correo de saludo

• Saludo de cumpleaños: Toggle dentro de Notificaciones por email > Control granular por evento. Si está activo, el paciente recibe un email automático el día de su cumpleaños.
• Mensaje personalizado (opcional): Hasta 500 caracteres. Reemplaza el texto por defecto del cuerpo. Puede usar el placeholder {{NombrePaciente}}. Si se deja vacío, se usa el mensaje genérico de Lexa.
• El correo solo se envía si el modo global de email está en Pruebas o Producción y la empresa tiene Notificaciones por email activadas. Ver Plantillas de correo para personalizar asunto e intro/cierre.

Widget de cumpleaños en los dashboards

Independiente del correo, los dashboards muestran un widget con los pacientes que cumplen años:

• Días a mostrar (Look-ahead): Define cuántos días hacia adelante incluir en el widget. Por defecto es 1 día (solo el día actual). Puede ampliarse hasta 5 días para anticipar saludos semanales (por ejemplo: configurar en 5 el lunes para ver toda la semana laboral).
• Recepción: Ve a los pacientes activos del centro con cita reciente, filtrados por las sucursales asignadas a la secretaria.
• Terapeuta: Ve solo a sus propios pacientes (los que tienen al menos una cita con él/ella).

Tip: Si activa el correo automático pero el cumpleaños cae en un día sin operación (feriado o cierre), el sistema igual envía el email. El widget en cambio sirve para que el equipo recuerde saludar cuando el paciente llega al centro.

Modo oscuro

Lexa incluye un modo oscuro que cambia toda la paleta de colores de la interfaz. Para activarlo:

1. Haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha
2. Seleccione el boton de modo oscuro/claro

La preferencia se guarda automaticamente y se mantiene entre sesiones. Si cambia de dispositivo, la preferencia tambien se sincroniza.

Plantillas de notas clinicas

Gestiona las plantillas que los terapeutas usan al escribir notas clinicas:

Acceso

Ve a Configuracion > Plantillas de Notas Clinicas (o desde el menu Configuracion > Plantillas Notas).

Crear una plantilla

1. Asigna un nombre descriptivo (ej. "Evaluacion Inicial Fonoaudiologia")
2. Opcionalmente, vinculala a un servicio especifico
3. Configura los campos BIRP predeterminados (Conducta, Intervencion, Respuesta, Plan)
4. Agrega campos personalizados usando el constructor de campos:
   • Texto corto: Para respuestas breves
   • Texto largo: Para descripciones extensas
   • Casilla de verificacion: Para opciones si/no
   • Desplegable: Para seleccion de opciones predefinidas
   • Encabezado de seccion: Para organizar visualmente el formulario
5. Usa la vista previa en vivo (panel derecho) para ver como quedara el formulario
6. Guarda la plantilla

Gestionar plantillas

• Duplicar: Crea una copia para modificar sin afectar la original
• Activar/Desactivar: Las plantillas inactivas no aparecen como opcion al crear notas, pero las notas existentes que las usaron se mantienen intactas
• Editar: Modifica campos y configuracion en cualquier momento

Tip: Vincula plantillas a servicios especificos para que se sugieran automaticamente cuando el terapeuta crea una nota para ese tipo de cita.

Fecha de inicio operativo

Si su centro migró desde otro sistema (por ejemplo, Reservo, Agendapro, etc.), es común que el histórico de citas previas a la migración aparezca como "pendientes" en el dashboard del terapeuta y como alertas en el panel del dueño — aunque esas notas y cobros ya fueron resueltos en el sistema anterior. Para evitar arrastrar ese backlog, configure la fecha de inicio operativo de su centro en Lexa.

Cómo configurarlo

En Configuración > pestaña General, junto a la plantilla de nota por defecto, encontrará el campo "Fecha de inicio operativo":

• Seleccione la fecha desde la que Lexa empezó a operar en su centro (típicamente la fecha de migración o de puesta en marcha).
• Solo las citas con fecha igual o posterior a esta se contarán para alertas y listados de pendientes.
• Dejar el campo en blanco considera toda la historia (comportamiento por defecto).

Alcance

La fecha de inicio operativo filtra:

• Notas clínicas pendientes del terapeuta — citas atendidas sin nota anteriores al corte no aparecen en el listado del dashboard.
• Pendientes del coordinador — mismo criterio para los listados que ve el coordinador de su equipo.
• Alertas Operativas del panel del dueño — "notas clínicas pendientes" y "citas sin pagar" excluyen las anteriores al corte. Las alertas que miran hacia el futuro ("sin confirmar mañana", "terapeutas sin agenda hoy") no se ven afectadas.

La ficha clínica del paciente y los reportes históricos no se filtran: siguen mostrando todas las citas. Si un terapeuta necesita escribir una nota de una cita anterior al corte, puede hacerlo desde la ficha del paciente > pestaña Notas clínicas > botón Nueva nota.

El cambio es inmediato y reversible: editar la fecha (o borrarla) recalcula las alertas y los listados al instante. En el panel del dueño verá un indicador "Datos desde dd/MM/yyyy" en la card de Alertas Operativas cuando haya un corte configurado.

Tip: No use esta opción para "esconder" pendientes que sí debieran completarse. Es una herramienta de migración, no un mecanismo de archivo.

Auto-cancelación por inasistencia

Cuando un paciente no se presenta a sus citas de forma reiterada, Lexa puede cancelar automáticamente sus citas futuras para liberar esos horarios.

Como funciona

1. La secretaria marca una cita como No asistió (NoShow) desde la agenda
2. El sistema cuenta cuántas inasistencias consecutivas tiene el paciente
3. Si alcanza el umbral configurado (por defecto 2), se cancelan automáticamente las citas futuras no pagadas
4. Las citas pagadas no se tocan — se notifica a la secretaria para gestión manual
5. Los pacientes con plan activo quedan excluidos

Configuración

En Configuración > pestaña General > card Auto-cancelación por inasistencia:

• Habilitar: Toggle para activar/desactivar la funcionalidad
• Umbral de inasistencias: Cantidad de NoShows consecutivos necesarios (1-10, default 2)
• Notificar al paciente: Si está activo, se envía un email al paciente informando la cancelación

Umbral por terapeuta

Cada terapeuta puede tener un umbral personalizado. Configúralo en Terapeutas > Editar > campo Umbral NoShow personalizado. Si está vacío o en 0, se usa el valor global.

Notificaciones

Cuando se activa la auto-cancelación:

• Secretarias y administradores reciben una notificación in-app con el detalle
• Terapeutas afectados reciben una notificación con la cantidad de citas canceladas
• Paciente recibe un email (si la opción está habilitada)

La auto-cancelación solo se activa por No asistió (NoShow), no por cancelaciones regulares.

Pacientes inactivos (Recall)

Configura el sistema de seguimiento de pacientes que dejaron de asistir:

Umbral de inactividad

Define cuantos dias sin cita se consideran "inactivos". El valor por defecto es 90 dias. Puedes ajustarlo segun las necesidades de tu clinica.

Plantillas de recall

Configura los mensajes que se envian a pacientes inactivos para invitarlos a retomar sus sesiones:

• WhatsApp: Mensaje predeterminado que se abre en WhatsApp con el numero del paciente.
• Email: Cuerpo del correo electronico de recall. Usa las mismas variables que las plantillas de confirmacion.

Tip: El reporte de pacientes inactivos esta disponible en Reportes > Pacientes Inactivos. Desde alli puede enviar recordatorios individuales por WhatsApp o email.

Lista de espera

Configura las plantillas de notificacion para la lista de espera:

Plantilla WhatsApp

Mensaje predeterminado que se envia cuando se libera un horario compatible con la preferencia del paciente en espera.

Plantilla Email

Cuerpo del correo electronico de notificacion de disponibilidad.

Tip: La lista de espera se gestiona desde el menu lateral (Lista de Espera) o desde el boton en la barra de la agenda.

Calendario de feriados

Gestiona los dias feriados que afectan la agenda. La pantalla (Administracion → Feriados) muestra el calendario anual, un interruptor global y una tabla con los feriados individuales.

Catalogo de Chile

El boton Importar feriados Chile [año] (solo visible para empresas de Chile) carga de una vez todos los feriados oficiales del año seleccionado. Lexa consulta primero la fuente oficial en linea, que incluye los feriados con fecha variable (como Semana Santa), los traslados al lunes (por ejemplo San Pedro y San Pablo o el Encuentro de Dos Mundos cuando caen a mitad de semana) y los feriados especiales decretados por el gobierno (elecciones, censos, etc.).

Si la fuente oficial no esta disponible —o si el año todavia no fue publicado por decreto— Lexa usa un calculo local de respaldo con los feriados de fecha fija mas Semana Santa. El mensaje de confirmacion te indica cual fuente se uso; si fue el respaldo, conviene revisar las fechas movibles. La importacion no duplica feriados ya cargados, asi que puedes volver a importar mas adelante (por ejemplo cuando se publique el año nuevo) sin riesgo.

Importacion por año: el boton importa el año que estes viendo. Al comenzar un año nuevo, navega a ese año con las flechas y vuelve a importar. No hay carga automatica.

Puedes:

• Activar o desactivar cada feriado del catalogo (un feriado inactivo se ignora como si no existiera).
• Configurar excepciones por feriado (detalle abajo).

Feriados personalizados

Con Nuevo Feriado agregas tus propios dias:

• Dias administrativos
• Vacaciones colectivas
• Eventos especiales
• Aniversarios del centro

Interruptor global: "Bloquear agenda en feriados"

Arriba a la derecha de la pantalla hay un interruptor con ese nombre. Define el comportamiento por defecto para todos los feriados:

• Activado: no se pueden agendar citas en dias feriados. La agenda muestra el dia como bloqueado.
• Desactivado: los feriados son solo informativos (se muestran rojos en el calendario) pero no impiden agendar.

Este interruptor afecta a todos los feriados del año que no tengan una excepcion propia.

Excepcion por feriado: columna "Bloqueo Agenda"

Cada feriado puede sobrescribir el interruptor global. Hay tres estados posibles (visibles como badges en la tabla y editables desde el modal de edicion):

Para cambiar el estado de un feriado, editalo desde la tabla: el campo Bloqueo de Agenda en el modal tiene tres opciones (Usar configuracion global / Siempre bloquear / Nunca bloquear).

Logica de bloqueo

Cuando alguien intenta agendar una cita en un dia feriado, el sistema evalua en este orden:

1. ¿El feriado esta activo? Si no, se permite agendar (se ignora).
2. ¿Tiene excepcion propia?
   • Si la excepcion es Bloquear, se bloquea.
   • Si la excepcion es No bloquear, se permite.
3. ¿El interruptor global esta activo? Si si, se bloquea. Si no, se permite.

Feriados en la agenda

Los feriados activos se marcan visualmente en la agenda con un color distinto. Si el bloqueo aplica, los slots de ese dia aparecen deshabilitados.

Roles con acceso:

Solo los usuarios con rol Admin pueden acceder a la configuracion de la empresa.