Anamnesis Digital

La anamnesis es el formulario de ingreso que el paciente (o su tutor) completa antes de la primera sesión. En Lexa es digital: el paciente lo llena desde su celular o computador, y el terapeuta llega a la sesión con toda la información de base ya cargada en la ficha clínica.

¿Para qué sirve?

El objetivo principal es ahorrar tiempo de la sesión clínica. En vez de gastar los primeros 15-20 minutos preguntando datos biográficos, antecedentes médicos y motivo de consulta, el terapeuta entra a la cita con el formulario ya completo y puede enfocarse directamente en la evaluación clínica.

Beneficios típicos:

• Más tiempo clínico efectivo. El paciente llena datos en tranquilidad desde su casa.
• Información más completa. Con tiempo, el paciente (o tutor) recuerda fechas, diagnósticos previos, fármacos, antecedentes familiares.
• Menos carga para recepción. No hay que imprimir formularios, escanearlos ni transcribirlos.
• Queda en la ficha. Las respuestas se guardan en el paciente y se pueden consultar en cualquier momento.

Aplica especialmente a servicios con evaluación inicial larga: fonoaudiología infantil, psicología, neuropsicología, terapia ocupacional, psicopedagogía.

Envío automático

Cuando se activa, el formulario se envía solo al paciente en cuanto se agenda su primera cita en el centro. Esto ocurre tanto si la cita se crea desde la agenda interna como desde la reserva online.

Qué pasa paso a paso:

1. Un paciente nuevo agenda su primera cita (por ejemplo, Fonoaudiología Infantil).
2. Lexa detecta que es paciente nuevo (no tiene citas previas en el centro).
3. Busca la plantilla de anamnesis correspondiente:
   • Primero, una plantilla vinculada al servicio de la cita.
   • Si no hay, usa la plantilla por defecto del centro.
4. Crea un link único y seguro (token) y programa el envío con una ventana de gracia (ver abajo).
5. Un proceso en segundo plano corre cada 5 minutos y envía los formularios cuya ventana de gracia ya expiró, siempre que la cita siga activa.
6. El paciente entra al link, completa la anamnesis y la envía.
7. Las respuestas quedan guardadas en la ficha del paciente y visibles para el terapeuta antes de la sesión.

Tip: El envío ocurre en la primera cita que cree el centro (o el propio paciente vía reserva online). En citas siguientes no se reenvía.

Ventana de gracia para errores de agenda

Para evitar que un paciente reciba un formulario por una cita agendada por error (mis-click, paciente equivocado), Lexa no envía el email inmediatamente. Por defecto espera 15 minutos antes de disparar el envío.

Durante esa ventana:

• Si la cita se cancela o se elimina, el envío se aborta y el paciente nunca recibe el formulario.
• Si la cita permanece activa, al cumplirse el plazo el formulario se envía automáticamente.

El plazo es configurable en Configuración → Anamnesis → Demora antes de enviar: entre 0 (envío inmediato) y 240 minutos.

Recordatorio automático

Si el paciente no completa la anamnesis y su cita se aproxima, Lexa envía un único recordatorio por email con el mismo link. Por defecto el recordatorio se dispara cuando la cita está a 24 horas o menos.

• Solo se envía si el formulario inicial ya salió (no se duplica antes).
• Si el paciente ya completó el formulario, no hay recordatorio.
• Si la cita fue cancelada, no hay recordatorio.
• Se configura en Configuración → Anamnesis → Enviar recordatorio... (on/off) y Horas antes de la cita (entre 1 y 72).

Configurar envío automático

El envío automático requiere tres cosas:

1. Notificaciones por email habilitadas (en Configuración → Email).
2. Al menos una plantilla activa creada en Plantillas de Anamnesis.
3. Interruptor "Enviar formulario automáticamente en la primera cita" activado.

Paso a paso

1. Ingrese a Configuración → Formularios → Anamnesis / Ingreso Digital.
2. Active el interruptor "Enviar formulario automáticamente en la primera cita".
3. (Opcional) Seleccione una plantilla por defecto. Se usa cuando no hay plantilla específica para el servicio de la cita.
4. Guarde.

Resolución de plantilla

Al detectar una primera cita, Lexa elige la plantilla en este orden:

1. Plantilla específica del servicio: si existe una plantilla activa cuyo "Servicio" coincide con el de la cita, se usa esa. Útil cuando cada especialidad tiene su propia anamnesis (fono, psicología, kine).
2. Plantilla universal (sin servicio): si no hay específica, se usa una plantilla sin servicio asignado.
3. Plantilla por defecto del centro: último recurso, definida en Configuración.

Si no hay ninguna plantilla disponible, el envío no ocurre y la cita se crea normalmente sin formulario.

Crear una plantilla

Acceda a Configuración → Anamnesis (Plantillas de Anamnesis).

1. Presione "Nueva Plantilla".
2. Complete el nombre (ejemplo: "Anamnesis Fonoaudiología Infantil").
3. Opcionalmente, vincule la plantilla a un servicio específico. Si la deja sin servicio, funciona como plantilla universal.
4. Agregue secciones (encabezados visuales) y campos con el constructor.
5. Guarde.

Tipos de campos

Opciones por campo

• Obligatorio: el paciente no puede enviar el formulario si este campo queda vacío.
• Ayuda / placeholder: texto guía que aparece dentro del campo.

Activar y desactivar

Las plantillas desactivadas no se envían automáticamente, pero las anamnesis ya completadas siguen visibles. Esto le permite archivar plantillas viejas sin perder datos históricos.

Experiencia del paciente

El paciente recibe un email con el título "Complete su ficha de ingreso" (o similar, con el logo y colores de su centro). El correo contiene:

• Saludo personalizado con su nombre.
• Un botón "Completar formulario" que abre el link.
• Tiempo estimado de completación.

Al hacer clic:

1. Se abre el formulario en una página web con el branding del centro.
2. El paciente (o tutor) completa los campos a su ritmo. El progreso se va guardando automáticamente, así que puede cerrar y volver.
3. Al enviar, ve una pantalla de confirmación.

Seguridad: El link contiene un token único asociado solo a ese paciente y esa cita. No requiere contraseña. No es adivinable ni reutilizable por otros pacientes.

Pre-llenado de respuestas

Para ahorrar al paciente tipeo redundante, Lexa pre-rellena automáticamente algunos campos cuando encuentra datos ya registrados:

• Motivo de consulta → se completa con las notas de la cita (si la recepción escribió algo al agendar).
• Diagnósticos médicos → se completa con las notas médicas del paciente.

Esto funciona mapeando los nombres de los campos de la plantilla. Si su plantilla tiene un campo llamado motivo_consulta o diagnosticos_medicos, se llena solo. El paciente puede igualmente editarlo.

Ver respuestas

Las respuestas quedan en la ficha clínica del paciente, en la pestaña Anamnesis. Desde ahí el terapeuta puede:

• Ver todo el formulario completo antes de la sesión.
• Exportar a PDF si lo necesita en papel.
• Ver la fecha en que el paciente lo completó.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el paciente no llena el formulario antes de la sesión?

Si el recordatorio está activado (ver Recordatorio automático), Lexa envía un reenvío cuando faltan 24 horas (configurable). Si aun así no lo completa, la cita se realiza normalmente y el terapeuta puede hacer la anamnesis en sesión. El formulario queda disponible para completarse después si el paciente quiere.

Agendé una cita por error, ¿el paciente ya recibió el formulario?

No de inmediato. Por defecto Lexa espera 15 minutos antes de enviar el email. Si en ese plazo canceláis la cita (estado Cancelada) o la eliminas, el envío se aborta automáticamente y el paciente nunca recibe el formulario. Puedes ajustar el plazo en Configuración.

¿Puedo enviar la anamnesis manualmente a un paciente?

Sí. Desde la ficha del paciente, pestaña Anamnesis, puede generar y enviar un formulario cualquier momento aunque no sea su primera cita.

¿Se envía la anamnesis si el paciente viene de una importación (Reservo, Excel)?

No. El envío automático solo dispara en la primera cita creada dentro de Lexa. Pacientes migrados no reciben el formulario de manera automática, pero usted puede enviárselo manualmente.

¿Puedo tener diferentes plantillas por terapeuta?

No directamente. Las plantillas se asignan por servicio, no por terapeuta. Si necesita distinguir, cree servicios separados (ej: "Fono Infantil" y "Fono Adultos") y vincule una plantilla a cada uno.

¿El paciente necesita cuenta para completar el formulario?

No. El link del email es suficiente. No requiere registro ni contraseña.

¿Se puede volver a enviar si el paciente perdió el email?

Sí. Desde la ficha del paciente, pestaña Anamnesis, hay un botón para reenviar el link o copiarlo para enviarlo por otro medio (WhatsApp, por ejemplo).

Artículos relacionados

• Pacientes
• Notas clínicas
• Agenda
• Configuración

Roles con acceso:

• Admin: gestiona plantillas, activa/desactiva envío automático, ve todas las anamnesis.
• Terapeuta: ve las anamnesis de sus pacientes en la ficha clínica. No gestiona plantillas.
• Secretaria: puede reenviar el formulario manualmente a un paciente.