Portal del Paciente
El portal es el espacio donde pacientes y apoderados consultan el tratamiento sin tener que llamar a la clinica: cuando es la proxima sesion, que se debe, como va el avance y donde estan los informes y las boletas.
Acceso al portal
El apoderado entra con el mismo correo y contrasena que ya usa en Lexa. Si nunca tuvo cuenta, la clinica le da acceso desde la ficha del paciente y le llega un correo de aviso.
Al iniciar sesion cae directo en su portal. No ve la agenda, ni la caja, ni las fichas de otros pacientes: solo lo de los pacientes a los que esta vinculado.
Apoderados y tutores
Un apoderado puede estar vinculado a uno o mas pacientes. Las relaciones disponibles son madre, padre, tutor legal, tutor, el mismo (adulto que es su propio paciente) y otro.
- Con un paciente vinculado, el portal muestra el nombre de esa persona arriba y todo lo que sigue es de ella.
- Con varios, aparece un selector para pasar de uno a otro. En la vista consolidada cada fila lleva el nombre del paciente al que corresponde.
Que ve el apoderado al entrar
Arriba de todo, de quien es la ficha que esta mirando y su relacion con esa persona. Debajo, tres indicadores:
| Indicador | Que dice |
|---|---|
| Por pagar | Lo que se debe en sesiones ya atendidas, sin limite de fecha. Es la misma cifra que ve la clinica en Cuentas por cobrar. |
| Proxima sesion | Fecha y hora de la siguiente hora agendada, o un guion si no hay ninguna. |
| Sesiones asistidas | Cuantas sesiones se realizaron en los ultimos 90 dias. |
Tip: "Por pagar" cuenta solo sesiones. Las mensualidades de un plan pendientes aparecen aparte, en la seccion del plan de atencion.
Proxima sesion
Es la pieza principal de la pagina, no un numero: muestra la fecha en grande, el servicio, el terapeuta, la sucursal con su direccion y, si esta cargada, un enlace Como llegar.
Desde ahi el apoderado puede:
- Confirmar que vamos — la cita pasa a Confirmada. Solo aparece si la cita todavia esta Reservada.
- Necesito otro horario — abre una solicitud de cambio (ver mas abajo).
Si hay mas citas agendadas, se listan debajo en Otras citas agendadas, cada una con sus mismas acciones.
Cuando no hay ninguna hora agendada, el portal lo dice y ofrece Pedir una hora, que lleva a la reserva online.
Necesita tu atencion
Una sola lista con todo lo que la clinica esta esperando del apoderado, cada fila con su boton:
- Consentimientos y contratos por firmar, con la fecha de vencimiento.
- Sesiones con saldo pendiente, con el monto.
- Citas por confirmar.
Si no hay nada, la seccion dice Estas al dia en vez de quedar vacia.
Pagar una sesion
Cuando una sesion tiene saldo, el apoderado puede pagarla en linea con la pasarela que tenga configurada la clinica (Flow, MercadoPago o Transbank).
El boton no siempre aparece, y eso es a proposito. La pasarela emite el cobro por el precio completo de la sesion, asi que solo se ofrece cuando ese precio coincide con lo que se debe. En estos dos casos aparece "Se paga en la clinica" en lugar del boton:
| Caso | Por que |
|---|---|
| La sesion ya tiene un abono parcial | El cobro saldria por el total, no por el saldo: el apoderado pagaria de mas. |
| La sesion se cubre con la mensualidad de un plan | Se paga con la cuota del mes. Cobrarla suelta dejaria dos cobros por lo mismo. |
Para secretaria: si un apoderado pregunta por que no puede pagar una sesion desde el portal, casi siempre es uno de esos dos casos. El saldo se cobra en la clinica o con el cobro de la mensualidad, segun corresponda.
Si la clinica no tiene pago en linea habilitado, el portal se lo dice y le pide coordinar con la clinica.
Como va el tratamiento
Los objetivos definidos por el equipo clinico, cada uno con su estado:
| Icono | Estado | Significado |
|---|---|---|
| Circulo gris | No iniciado | Definido, todavia sin trabajar |
| Medio circulo amarillo | En progreso | Se esta trabajando |
| Check verde | Logrado | Objetivo cumplido |
| Flecha roja | Retroceso | Perdio terreno respecto de lo alcanzado |
Cada objetivo puede incluir:
- Para la casa — lo que la familia puede hacer entre sesiones. Va destacado, porque es lo que el apoderado se lleva de la pantalla.
- Ver recurso — material de apoyo que el terapeuta compartio.
Si el equipo todavia no publico objetivos, la seccion lo dice en vez de desaparecer.
Historial
Una sola tabla con un interruptor de dos vistas:
- Sesiones — fecha, servicio, terapeuta, asistencia y que se trabajo. Cubre los ultimos 90 dias.
- Pagos — las mismas sesiones desde el lado del dinero: estado y monto pendiente.
Las inasistencias y las cancelaciones se distinguen a la vista, y una cita cancelada muestra el motivo si quedo registrado.
Importante: en la columna "Que se trabajo" el portal muestra solo los campos que el terapeuta marco como visibles para el portal en la plantilla de la nota. Una nota sin campos marcados, o marcada como privada, no aparece: en su lugar dice que el terapeuta aun no comparte notas de esa sesion.
Informes y boletas
En la misma seccion conviven dos cosas:
- Informes y certificados que la clinica publico en la ficha del paciente.
- Boletas electronicas, con su numero, fecha y monto.
Las dos se descargan con un boton. La boleta lleva la glosa de que sirve para el reembolso de isapre o seguro, que es para lo que el apoderado la pide.
Que boletas se ven: solo las que tienen DTE aceptado por el SII con folio. Una boleta rechazada, anulada o con nota de credito no aparece — entregarla seria dar un comprobante que ante el SII no existe, y con el que la isapre rechaza el reembolso.
Se muestran las 12 mas recientes; si hay mas, la pagina lo dice y ofrece Ver todas las boletas.
Enviar un documento
El apoderado puede mandar un documento a la clinica (una derivacion, un examen, un certificado):
- En Informes y documentos, presiona Enviar un documento.
- Pone un titulo, elige el archivo y confirma.
- El documento queda en la ficha clinica del paciente, marcado como enviado desde el portal.
Formatos aceptados: PDF, JPG, PNG, DOC y DOCX.
Pedir otro horario
- En la cita, presiona Necesito otro horario.
- Se abre una ventana donde puede escribir el motivo (es opcional).
- La solicitud llega al equipo de recepcion.
Tip: la solicitud no cambia la cita. Recepcion la revisa y contacta al apoderado para coordinar. No se puede enviar una segunda solicitud para la misma cita mientras haya una pendiente.
Contactar a la clinica
El boton Escribir a la clinica abre WhatsApp con el numero del centro precargado.
Si el telefono de la clinica no esta cargado en la configuracion, el boton no desaparece: abre el chat de soporte, y si tampoco esta disponible, cae al correo de contacto.
Consideraciones de privacidad
- El sistema valida el vinculo apoderado-paciente en cada consulta y en cada descarga, no solo al armar la pantalla.
- De las notas clinicas se muestran solo los campos marcados como visibles para el portal. Las notas privadas no se muestran.
- Un informe subido a la ficha se ve en el portal solo cuando la clinica lo publica: subirlo no lo entrega. Eso permite preparar un informe antes de la sesion de devolucion sin que el apoderado lo lea antes.
- Las boletas se descargan por identificador interno, nunca por folio: el portal no permite recorrer la facturacion de la clinica.
Preguntas que llegan a secretaria
| Pregunta del apoderado | Respuesta |
|---|---|
| "No me deja pagar una sesion" | Tiene un abono parcial, o se cubre con la mensualidad del plan. Se paga en la clinica o con la cuota del mes. |
| "Necesito la boleta para la isapre" | Esta en Informes y documentos del portal, con boton de descarga. Si no aparece, el DTE puede estar rechazado o anulado. |
| "No veo el informe que me dijeron" | Falta publicarlo desde la ficha. Subirlo no alcanza. |
| "Dice que no hay notas de la sesion" | El terapeuta no marco campos como visibles para el portal en esa nota. |
| "El indicador dice que debo y yo pague" | El pago puede no estar registrado todavia. La cifra es la misma de Cuentas por cobrar, asi que se revisa ahi. |
| "No me llegan las horas nuevas" | El portal muestra lo agendado; si no hay horas, ofrece pedirlas por reserva online. |
Roles con acceso:
| Accion | Paciente/Apoderado |
|---|---|
| Ver el portal de sus pacientes vinculados | Si |
| Ver objetivos y avance | Si |
| Ver historial de sesiones (90 dias) y de pagos | Si |
| Ver plan de atencion y mensualidades | Si |
| Confirmar una cita | Si |
| Pedir cambio de horario | Si |
| Pagar una sesion en linea | Si, cuando corresponde |
| Descargar informes y boletas | Si |
| Enviar documentos a la clinica | Si |
| Registrar tarjeta para el cobro automatico del plan | Si |
| Contactar a la clinica | Si |