Pagos y Punto de Venta

Lexa incluye un sistema de pagos integrado que permite cobrar citas, registrar abonos parciales, gestionar cajas diarias y emitir boletas desde un punto de venta (POS).

Punto de venta (POS)

Accede desde Finanzas > Ventas. El POS permite crear facturas/boletas de forma rapida:

1. Selecciona un paciente (opcional para ventas sin paciente)
2. Agrega items al carrito: servicios, planes de tratamiento, garantias
3. Selecciona metodos de pago: puedes dividir el monto entre varios metodos (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.)
4. Emite la factura

Precio de una cita vinculada

Cuando agregas una cita al carrito, el POS trae el precio que la cita tenía al momento de agendarse, no el del catálogo de hoy. Eso es intencional: protege los precios pactados y las citas con beca. Pero significa que si el valor de un servicio cambió después de que la cita se agendó, la cita llega con el precio anterior.

Para esos casos:

• El precio de una cita vinculada se puede editar directamente en el carrito. No necesitas agregar un ítem aparte por la diferencia.
• Si el precio de la cita no coincide con el que tendría hoy, aparece un aviso bajo el monto: "Precio actual: $X — usar". Al hacer clic, la línea toma ese valor. El aviso también se muestra en el buscador de citas, para que lo veas antes de agregarla.
• El aviso desaparece en cuanto el monto queda igual al actual, ya sea por el clic o porque lo escribiste a mano.
• En citas con beca no se avisa: ahí el precio lo define el porcentaje de descuento, no el catálogo, así que un monto distinto es lo esperado.

El precio de referencia respeta la tarifa propia del terapeuta para ese servicio, si tiene una configurada.

El precio de una línea no puede ser negativo: si escribes un monto con signo menos queda en $0. El $0 sí es válido (cortesía, servicio gratuito o descuento total) — ver Ventas sin cobro ($0).

Ojo: editar el precio en el POS cambia lo que se cobra en esa boleta, no el precio guardado en la cita. Si necesitas corregir la cita misma, edítala y guárdala desde la agenda: al guardar toma el precio vigente del catálogo.

Modal "Cobrar al cliente"

Al hacer click en Cobrar se abre el modal guiado (rediseñado mayo 2026) con:

• Resumen superior: Subtotal (servicio) · Recargo (medio de pago) · Total a cobrar (verde, destacado).
• Sección 1 — Medio de pago: por cada medio agregado, se piden 5 datos: medio, monto, N° de operación (opcional), N° de boleta (opcional), N° de factura (opcional), más una referencia descriptiva ancho completo. El monto a cobrar se formatea con separador de miles (31.072).
• Sección 2 — Resumen de medios: tabla con base, recargo, total por cada medio. Fila TOTAL al final destacada.
• Sección 3 — Notas opcionales.
• Validación: el botón Confirmar pago queda deshabilitado si no hay medio, monto ≤ 0, o si la suma de medios no cuadra con el total a cobrar. Mensaje indica si "faltan $X" o "exceden $X".

Se admiten múltiples medios de pago en la misma venta (botón "Agregar otro medio de pago").

Ventas sin cobro ($0)

Cuando el total a cobrar queda en $0 (por ejemplo por la 5.ª sesión gratis del paquete WISC-V, una cita marcada como cortesía, o un descuento total aplicado al precio), el modal "Cobrar al cliente" cambia:

• Se oculta la sección de medios de pago y la tabla de resumen.
• Aparece un banner azul: "Sin cobro. Esta venta tiene un descuento total y quedará registrada como pagada (cortesía). No se requiere seleccionar medio de pago."
• El botón pasa a llamarse "Confirmar (sin cobro)" y se habilita automáticamente.

Al confirmar, la venta se crea con estado Pagada sin generar ninguna fila en la caja diaria — es decir, no entra como ingreso en la cuadratura. La cita asociada deja de aparecer como cuenta por cobrar.

Nota: este flujo aplica solo a ventas nuevas con total $0. Si una venta existente queda en $0 por aplicar un descuento posterior (botón "Aplicar descuento" en el detalle), el sistema la marca como Pagada en el mismo paso.

Pagos divididos

Puedes dividir un pago entre multiples metodos. Por ejemplo, $30.000 en efectivo y $20.000 con tarjeta. El sistema registra cada parte por separado vinculada a la misma factura.

Codigos de descuento (Convenios)

Los convenios permiten aplicar descuentos predefinidos:

• Se configuran desde Admin > Convenios
• Cada convenio tiene un nombre, porcentaje o monto fijo, y alcance (servicios o categorias)
• Al momento del cobro, se aplica el convenio y el descuento se calcula automaticamente

En una venta nueva, ingresa el codigo en el campo Codigo convenio del resumen y presiona Aplicar. Lexa valida que el convenio exista, este activo y vigente, no haya superado su maximo de usos y aplique al paciente o servicio cuando tenga alcance configurado.

Cobrar desde la agenda

La forma mas comun de registrar un pago es directamente desde el detalle de la cita:

1. Abre una cita en la agenda
2. Haz clic en Pagar
3. Se abre el POS con el paciente y servicio precargados
4. Confirma el metodo de pago y emite

Tip: El icono verde de check en la agenda indica que la cita ya esta pagada. Un icono naranja indica pago parcial.

Pagar ventas pendientes

Cuando una venta ya fue generada y quedo pendiente, por ejemplo una mensualidad de plan creada desde Planes Activos > Historial de pagos, no crees una venta nueva. Abre la venta pendiente desde el listado o desde el link de cobro. La pantalla muestra el detalle de la venta, el saldo pendiente y el boton Pagar.

Aplicar descuento antes de pagar

Si el paciente pagara un monto menor por un cupon o convenio activo:

1. Abre la venta pendiente.
2. En el recuadro Descuento, ingresa el monto de descuento. Ejemplo: si la venta es por $230.000 y el paciente pagara $207.000, ingresa $23.000.
3. Si el descuento corresponde a un convenio, ingresa el codigo de convenio asociado. Ejemplo: CAJA-LOS-ANDES.
4. Presiona Aplicar.
5. Lexa recalcula el total de la misma venta y actualiza el boton Pagar con el nuevo saldo.
6. Presiona Pagar y registra el medio de pago por el monto efectivamente recibido.

Si ingresas un convenio, Lexa exige que el descuento coincida con la configuracion del convenio. Por ejemplo, si CAJA-LOS-ANDES esta configurado como $23.000 de descuento, no se puede aplicar $20.000 usando ese codigo.

El descuento queda trazable en la venta como descuento total y, cuando corresponde, asociado al convenio mediante su codigo. Esto permite auditar ventas con convenio y contar usos del convenio.

Importante: no se puede ajustar el descuento de ventas anuladas ni de ventas que ya tengan DTE emitido. Si el documento tributario ya fue emitido, consulta al administrador para anular/corregir segun corresponda.

Cobrar paquete de evaluacion

Al agendar una evaluacion (servicios marcados con la casilla "Es evaluacion" en Admin → Servicios), el modal de cita muestra el panel "Paquete de evaluacion". Active la opcion "Cobrar paquete completo ahora" para emitir el pago en el momento. Lexa crea automaticamente la factura agrupada con N items (uno por sesion) y registra un solo pago cubriendo el total. Si una sesion del paquete se cancela posteriormente, el sistema avisa que el reembolso debe gestionarse manual. Detalle completo en la guia de Agenda.

Pagos parciales (abonos)

Lexa soporta abonos. Un paciente puede pagar una parte del monto total y completar el pago despues:

• El sistema calcula automaticamente si el monto total de pagos cubre el precio de la cita
• Las citas parcialmente pagadas se muestran con un indicador naranja
• Puedes filtrar citas por estado de pago (pagada, pendiente, parcial) en el reporte de citas

Caja diaria (Cash Register)

Cada sucursal tiene una caja diaria que registra todos los movimientos de efectivo:

Importante — la caja es por sucursal. Todo ingreso, retiro o gasto en efectivo se guarda en la caja de la sucursal seleccionada en esta pagina, no en la del paciente. Si no eliges ninguna, la pagina de Cajas te pedira elegirla antes de operar (no elige por ti); con una sola sucursal activa la selecciona sola. El modal de Ingreso/Retiro/Gasto muestra la linea "Registrando en: …" para que confirmes la caja destino antes de guardar.

Abrir caja

La caja se abre automaticamente al registrar el primer evento operativo del dia en la sucursal. No necesitas abrirla manualmente.

Cerrar caja

Al final del dia:

1. Ve a Finanzas > Cajas
2. Selecciona la sucursal
3. Ingresa el monto contado (dinero fisico en caja)
4. El sistema muestra el monto esperado (suma de movimientos del dia)
5. Se registra la diferencia (sobrante o faltante)

Citas online por cobrar: al cerrar la caja, si hay sesiones Zoom próximas con pago pendiente, Lexa muestra el bloque "Citas online por cobrar" con el aviso "Sesiones Zoom próximas con pago pendiente. Cobra por adelantado antes de cerrar el turno.". Cobra esas citas antes de cerrar para no dejar sesiones a distancia sin pago.

Tip: Cierra la caja todos los dias. El dashboard de recepcion muestra una alerta si la caja del dia anterior no fue cerrada.

Anulacion de pagos

Si necesitas anular un pago:

1. Busca el pago en el detalle de la cita o en el listado de facturas
2. Haz clic en Anular
3. Ingresa el motivo de anulacion (obligatorio)
4. El sistema registra quien anulo, cuando y por que

La anulacion no borra el registro: queda como evidencia en el historial con marca de anulacion completa.

Estados de factura

Listado de facturas (Reporte de Ventas)

Desde Finanzas > Facturas ves todas las ventas con filtros por fecha, estado y sucursal.

Búsqueda y filtros

Además de los filtros por fecha, estado y sucursal, el listado incluye:

• Búsqueda en vivo — Escribe en el campo de búsqueda y los resultados se filtran a medida que tecleas, por RUT, N° de venta, folio del DTE o nombre del paciente.
• Documento — Filtro por tipo de documento (Boleta Exenta, Factura Exenta, Nota de Crédito).
• Por página — Selector de cuántas filas mostrar por página.

Estos mismos criterios de búsqueda por RUT / folio / N° de documento sirven para localizar un DTE emitido; ver Facturación electrónica → Consultar un DTE.

Tab Consolidado

El tab Consolidado resume las ventas del período y filtros actuales en una franja de KPIs (excluye ventas anuladas, que se informan aparte):

Debajo, dos tablas desglosan las ventas por sucursal y por servicio.

Columnas con desglose de recargo

Algunas formas de pago tienen un recargo configurado (típicamente tarjeta de crédito/débito ~3.5%). En la tabla cada fila separa el monto en columnas distintas para evitar confusión:

Modal de detalle

Al abrir una venta verás:

• Base venta — precio del servicio.
• Recargo medios de pago — si > 0.
• Cobrado a cliente — total bruto que pagó.
• Lista de pagos por medio, mostrando para cada uno: "$31.072 (base $30.000 + recargo $1.072)".
• Cobrado y Aplicado a deuda al pie, claramente separados.

Excel y PDF

Los exports conservan TODAS las columnas (Base · Recargo · Cobrado · Aplicado · Pendiente) para auditoría contable, aunque la vista en pantalla no muestre "Pagado deuda" como columna separada.

Nota de crédito

Cuando se anula una venta y se emite Nota de Crédito al SII, la NC se emite por el monto bruto del DTE original (incluyendo recargo prorrateado línea por línea), no por el monto base. Eso mantiene consistencia tributaria con el DTE que el SII recibió.

Cuentas por cobrar (deuda vigente)

El reporte Cuentas por cobrar (/Reports/UnpaidAppointments, subtitulo "Deuda vigente") reúne en una sola vista toda la deuda que un paciente tiene con el centro, combinando deuda particular + mensualidad de plan + matrícula. Reemplaza la idea de "citas impagas sueltas" por la de saldo vigente por paciente.

• Cada fila muestra el paciente, el detalle de la deuda (particular / mensualidad / matrícula) y el monto pendiente.
• El estado de cada deuda es vencida o al día, según su fecha de vencimiento.
• Filtro "Solo vencidas" para enfocarse en lo que ya está atrasado y priorizar la cobranza.

Se accede desde la tarjeta Deuda pendiente del Panel de Recepción. Para el flujo completo de cobro mensual, ver la guía Vender un plan y registrar el pago mensual.

Metodos de pago

Los metodos de pago se configuran por empresa desde la administracion. Ejemplos comunes:

• Efectivo
• Tarjeta de debito
• Tarjeta de credito
• Transferencia bancaria
• Cheque

Cada metodo se puede activar o desactivar segun las necesidades de la clinica.

Roles con acceso: