Pagos y Punto de Venta

Lexa incluye un sistema de pagos integrado que permite cobrar citas, registrar abonos parciales, gestionar cajas diarias y emitir boletas desde un punto de venta (POS).

Punto de venta (POS)

Accede desde Finanzas > Ventas. El POS permite crear facturas/boletas de forma rapida:

1. Selecciona un paciente (opcional para ventas sin paciente)
2. Agrega items al carrito: servicios, planes de tratamiento, garantias
3. Selecciona metodos de pago: puedes dividir el monto entre varios metodos (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.)
4. Emite la factura

Pagos divididos

Puedes dividir un pago entre multiples metodos. Por ejemplo, $30.000 en efectivo y $20.000 con tarjeta. El sistema registra cada parte por separado vinculada a la misma factura.

Codigos de descuento (Convenios)

Los convenios permiten aplicar descuentos predefinidos:

• Se configuran desde Admin > Convenios
• Cada convenio tiene un nombre, porcentaje o monto fijo, y alcance (servicios o categorias)
• Al momento del cobro, se aplica el convenio y el descuento se calcula automaticamente

En una venta nueva, ingresa el codigo en el campo Codigo convenio del resumen y presiona Aplicar. Lexa valida que el convenio exista, este activo y vigente, no haya superado su maximo de usos y aplique al paciente o servicio cuando tenga alcance configurado.

Cobrar desde la agenda

La forma mas comun de registrar un pago es directamente desde el detalle de la cita:

1. Abre una cita en la agenda
2. Haz clic en Pagar
3. Se abre el POS con el paciente y servicio precargados
4. Confirma el metodo de pago y emite

Tip: El icono verde de check en la agenda indica que la cita ya esta pagada. Un icono naranja indica pago parcial.

Pagar ventas pendientes

Cuando una venta ya fue generada y quedo pendiente, por ejemplo una mensualidad de plan creada desde Planes Activos > Historial de pagos, no crees una venta nueva. Abre la venta pendiente desde el listado o desde el link de cobro. La pantalla muestra el detalle de la venta, el saldo pendiente y el boton Pagar.

Aplicar descuento antes de pagar

Si el paciente pagara un monto menor por un cupon o convenio activo:

1. Abre la venta pendiente.
2. En el recuadro Descuento, ingresa el monto de descuento. Ejemplo: si la venta es por $230.000 y el paciente pagara $207.000, ingresa $23.000.
3. Si el descuento corresponde a un convenio, ingresa el codigo de convenio asociado. Ejemplo: CAJA-LOS-ANDES.
4. Presiona Aplicar.
5. Lexa recalcula el total de la misma venta y actualiza el boton Pagar con el nuevo saldo.
6. Presiona Pagar y registra el medio de pago por el monto efectivamente recibido.

Si ingresas un convenio, Lexa exige que el descuento coincida con la configuracion del convenio. Por ejemplo, si CAJA-LOS-ANDES esta configurado como $23.000 de descuento, no se puede aplicar $20.000 usando ese codigo.

El descuento queda trazable en la venta como descuento total y, cuando corresponde, asociado al convenio mediante su codigo. Esto permite auditar ventas con convenio y contar usos del convenio.

Importante: no se puede ajustar el descuento de ventas anuladas ni de ventas que ya tengan DTE emitido. Si el documento tributario ya fue emitido, consulta al administrador para anular/corregir segun corresponda.

Cobrar paquete de evaluacion

Al agendar una evaluacion (servicios marcados con la casilla "Es evaluacion" en Admin → Servicios), el modal de cita muestra el panel "Paquete de evaluacion". Active la opcion "Cobrar paquete completo ahora" para emitir el pago en el momento. Lexa crea automaticamente la factura agrupada con N items (uno por sesion) y registra un solo pago cubriendo el total. Si una sesion del paquete se cancela posteriormente, el sistema avisa que el reembolso debe gestionarse manual. Detalle completo en la guia de Agenda.

Pagos parciales (abonos)

Lexa soporta abonos. Un paciente puede pagar una parte del monto total y completar el pago despues:

• El sistema calcula automaticamente si el monto total de pagos cubre el precio de la cita
• Las citas parcialmente pagadas se muestran con un indicador naranja
• Puedes filtrar citas por estado de pago (pagada, pendiente, parcial) en el reporte de citas

Caja diaria (Cash Register)

Cada sucursal tiene una caja diaria que registra todos los movimientos de efectivo:

Abrir caja

La caja se abre automaticamente al registrar el primer evento operativo del dia en la sucursal. No necesitas abrirla manualmente.

Cerrar caja

Al final del dia:

1. Ve a Finanzas > Cajas
2. Selecciona la sucursal
3. Ingresa el monto contado (dinero fisico en caja)
4. El sistema muestra el monto esperado (suma de movimientos del dia)
5. Se registra la diferencia (sobrante o faltante)

Tip: Cierra la caja todos los dias. El dashboard de recepcion muestra una alerta si la caja del dia anterior no fue cerrada.

Anulacion de pagos

Si necesitas anular un pago:

1. Busca el pago en el detalle de la cita o en el listado de facturas
2. Haz clic en Anular
3. Ingresa el motivo de anulacion (obligatorio)
4. El sistema registra quien anulo, cuando y por que

La anulacion no borra el registro: queda como evidencia en el historial con marca de anulacion completa.

Estados de factura

Listado de facturas

Desde Finanzas > Facturas puedes:

• Ver todas las facturas emitidas con filtros por fecha, estado y sucursal
• Consultar el detalle de cada factura
• Ver el desglose de metodos de pago utilizados

Metodos de pago

Los metodos de pago se configuran por empresa desde la administracion. Ejemplos comunes:

• Efectivo
• Tarjeta de debito
• Tarjeta de credito
• Transferencia bancaria
• Cheque

Cada metodo se puede activar o desactivar segun las necesidades de la clinica.

Roles con acceso: