Agenda

La Agenda es el centro operativo de Lexa. Desde aqui se gestionan todas las citas del centro, con vistas de dia y semana, creacion rapida de citas y herramientas de arrastre para reprogramar.

Vistas disponibles

Vista de dia

Muestra las columnas de cada terapeuta con sus franjas horarias. Cada columna refleja el horario configurado del terapeuta para ese dia. Las franjas fuera de horario aparecen sombreadas.

• La duracion de cada franja se configura en Configuracion > Agenda (por defecto 15 minutos).
• Las citas ocupan el espacio proporcional a su duracion.

Vista de semana

Muestra los 7 dias de la semana para los terapeutas seleccionados. En esta vista:

• Las citas se colorean segun la sucursal asignada, con una leyenda de colores debajo de la grilla.
• Si un terapeuta atiende en multiples sucursales en un mismo bloque, se muestra un degradado con los colores combinados.

Crear una cita

1. Haga clic en una franja horaria vacia en la columna del terapeuta deseado.
2. Se abrira el formulario de cita con la fecha, hora y terapeuta pre-completados.
3. Complete los campos:
   • Paciente (buscador con autocompletado). Si el paciente no existe, puede crearlo directamente desde el formulario con el boton "Crear paciente" que aparece al no encontrar resultados. Solo necesita nombre, apellido, RUT y telefono.
   • Servicio (lista de servicios activos)
   • Sucursal (si no hay una seleccionada en el filtro, aparece un selector; si el terapeuta solo atiende en una sucursal, se selecciona automaticamente)
   • Sala (se carga segun la sucursal seleccionada)
   • Precio (se pre-completa segun el servicio, editable)
   • Notas (campo libre, opcional)
4. Presione Guardar.

Tip: En la vista de semana sin sucursal seleccionada, el formulario muestra un desplegable con las sucursales disponibles del terapeuta.

Reglas de solapamiento (overlap)

Al guardar, Lexa valida tres reglas. Si alguna falla, no se crea la cita:

1. Mismo terapeuta a la misma hora — el terapeuta no puede tener dos citas activas que se pisen.
2. Mismo paciente a la misma hora (cualquier terapeuta) — el paciente tampoco puede tener dos citas que se pisen, ni con terapeutas distintos. Evita doble agendamiento por error. El mensaje incluye el nombre del terapeuta y la sucursal del conflicto.
3. Bloqueo manual del terapeuta (vacaciones, licencia, capacitación, otro) — no se permite dentro de un bloqueo activo.

Cuándo NO bloquea overlap: la cita previa está en estado Cancelada, No asistió o Atendida. En esos casos el slot se considera libre y se puede agendar otra cita encima.

Visualmente: las citas Cancelada y No asistió aparecen como una franja delgada (~13px) en la parte superior del slot ("ghost row"), no como tarjeta completa, para dejar claro que el resto del slot está disponible. Click sobre la franja abre el detalle de esa cita; click en el resto del slot crea una cita nueva.

Caso fuera de horario laboral: Admin y Secretary pueden forzar una cita fuera del horario configurado del terapeuta (ej. reuniones excepcionales). Las tres reglas anteriores siguen aplicando — el override solo desactiva la validación de horario laboral, no las de overlap ni bloqueos.

Citas recurrentes

Al crear una cita, puede activar la opcion "Repetir cita" para generar una serie automatica.

• Frecuencia: Semanal o Quincenal.
• Fecha limite: Hasta cuando se generaran las repeticiones.
• Lexa valida cada fecha individualmente (feriados, horario del terapeuta, solapamientos, bloqueos). Las fechas que no pasen la validacion se omiten con el motivo correspondiente.
• Al finalizar, se muestra un resumen con las citas creadas y las omitidas.
• Si el paciente esta inscrito en un plan de atencion, se valida el maximo de sesiones por semana.

Tip: La opcion de recurrencia solo esta disponible al crear una cita, no al editar.

Paquete de evaluacion

Para servicios marcados como evaluacion (ej. ADOS-2, WISC, ADI-R), Lexa permite agendar todas las sesiones del paquete y cobrarlas con una sola factura desde el mismo modal de cita.

1. Configurar el servicio: En Admin → Servicios → Editar, marque la casilla "Es evaluación" y opcionalmente complete "Sesiones por defecto del paquete" (ej. ADOS-2 = 3, WISC = 4).
2. Crear el paquete: Al elegir el servicio en una cita nueva, el formulario reemplaza el toggle "Repetir cita" por el panel "Paquete de evaluacion".
3. Configurar el paquete:
   • N° de sesiones: entre 2 y 10 (pre-populado desde el default del servicio).
   • Frecuencia: Semanal o Quincenal.
   • El sistema calcula y muestra la fecha de la ultima sesion.
4. Cobro opcional: active "Cobrar paquete completo ahora" para emitir el pago en el momento.
   • Seleccione el metodo de pago.
   • Aplique un descuento si corresponde (debe ser menor al subtotal).
   • El total se calcula automaticamente: precio del servicio × N° sesiones − descuento.
5. Guardar. Lexa valida todas las fechas antes de crear nada. Si alguna tiene conflicto (feriado, horario, solapamiento), muestra la lista completa y NO se crea ni cita ni factura.

Al confirmar, Lexa crea:

• N citas en serie (con identificador comun de paquete).
• 1 factura con N items, cada uno vinculado a su cita.
• 1 pago opcional cubriendo el total.

Permisos: Solo Admin y Secretaria pueden crear paquetes con cobro. Los terapeutas no tienen acceso al panel.

Plan de atencion: Si el paciente tiene un plan vigente, el paquete se crea fuera del plan — las sesiones de evaluacion no consumen sesiones del plan ni interfieren con su cadencia.

Cancelacion de cita pagada

Al cambiar el estado de una cita a Cancelada, si la cita fue pagada (parte de un paquete o cobrada individualmente), Lexa muestra un aviso recordando que la cancelacion no genera reembolso automatico y debe gestionarse aparte. El motivo de cancelacion queda registrado en la cita.

Desvincular cita de un plan

Si una cita quedo vinculada a un plan terapeutico por error (o el paciente cambio de plan), abra el detalle de la cita y use el boton "Desvincular" del panel de plan. La cita queda como cita particular (sin plan), conservando todos los demas datos. Disponible para Admin y Secretaria desde el modal de detalle.

Arrastrar y soltar (drag & drop)

Puede arrastrar una cita a otra franja horaria o a otra columna de terapeuta para reprogramarla rapidamente. Lexa valida automaticamente la disponibilidad del nuevo horario.

Bloqueos de terapeuta

Haga clic derecho sobre una franja horaria para abrir el menú contextual y crear un bloqueo. Los bloqueos impiden que se agenden citas en ese horario.

• Puede crear, editar y eliminar bloqueos desde el menú contextual.
• Cada bloqueo se clasifica con un tipo (Vacaciones, Licencia médica, Permiso personal, Capacitación u Otro), útil para filtrar y reportar desde Terapeutas > Bloqueos.
• Los bloqueos aparecen visualmente diferenciados en la grilla.

Pre-flight de conflictos: al elegir el rango horario, el modal muestra las citas activas (Reservada/Confirmada/En sesión) que se superponen con la franja, con paciente, hora y servicio, y un botón "Editar" para abrir cada cita en pestaña nueva. Mientras haya conflictos el botón Crear bloqueo queda deshabilitado. Esto evita que la creación falle al intentar guardar y obliga a resolver primero las citas afectadas.

Codificacion de colores

Botón "Simbología" en la barra superior de la agenda: abre un popover con la leyenda completa de colores de estado e íconos indicadores (pagada, pago parcial, beca, nota clínica, plan y recuperación). Útil para nuevos usuarios.

Flujo de estados

Las citas siguen este flujo:

Agendada --> Confirmada --> En Atencion --> Atendida
    |
    +--> No Asistio (NoShow)
    +--> Cancelada

• Agendada (Scheduled): Estado inicial al crear la cita.
• Confirmada (Confirmed): El paciente confirmo su asistencia (puede confirmarse desde el portal, via email, o manualmente).
• En Atencion (InProgress): El paciente esta siendo atendido.
• Atendida (Attended): Sesion completada. Habilita el cobro de comision al terapeuta. La cita pasa automaticamente a este estado cuando el terapeuta guarda la nota clinica asociada — no requiere cambio manual.
• No Asistio (NoShow): El paciente no se presento. La cita permanece visible en la agenda.
• Cancelada (Cancelled): Cita anulada. Se registra el motivo de cancelacion. Puede cancelarse via email link o manualmente.

Colores por estado

Las citas Cancelada y No asistió se renderean como franja delgada (ghost row) en la parte superior del slot — no ocupan el área clickeable, así que se puede agendar otra cita en el mismo horario.

Convencion Reservo (2026-04-16): Confirmada = verde, Atendida = azul — alineado con la costumbre visual de las terapeutas.

Tip: Solo las citas en estado Atendida generan comision para el terapeuta y permiten registrar el pago.

Permisos para cambiar estado

Solo Admin y Secretaria pueden cambiar manualmente el estado de una cita desde el modal de detalle en Agenda o desde el reporte de Citas.

Los terapeutas ven el estado como una etiqueta de solo lectura. Cuando un terapeuta firma una nota clinica, Lexa marca automaticamente la cita como Atendida, sin que el terapeuta tenga que cambiar el estado manualmente.

Lista de espera

En la barra superior de la agenda encontrara un boton "Lista de Espera" que permite acceder rapidamente al modulo de lista de espera. Desde alli puede ver los pacientes en espera, sus preferencias horarias y notificarlos cuando se libere un horario compatible.

Consulte la seccion de lista de espera en Configuracion para personalizar las plantillas de notificacion.

Filtros

En la barra superior de la agenda puede filtrar por:

• Sucursal: Muestra solo los terapeutas y citas de esa sucursal.
• Terapeuta: Muestra solo la columna del terapeuta seleccionado.

Feriados

Cuando el dia visualizado es feriado, se muestra un banner amarillo indicando el nombre del feriado. Segun la configuracion de la empresa, las citas pueden estar bloqueadas en dias feriados.

Consulte Configuracion de feriados para mas detalles.

Eliminar una cita

Desde el modal de detalle de la cita, el boton "Eliminar" realiza un borrado logico. Use esta opcion solo para citas ingresadas por error. Si la cita fue real y el paciente no asistio, use Cancelar o No Asistio en su lugar.

Notificaciones de citas

Lexa puede notificar automaticamente sobre eventos de citas:

• Email: Si esta habilitado en Configuracion, se envian correos al crear, confirmar o cancelar citas (a paciente, terapeuta y/o centro segun la configuracion granular)
• In-app: Cuando una cita se cancela o el paciente no asiste, el terapeuta recibe una notificacion en la campana de la barra superior. Las secretarias reciben notificaciones de pagos y solicitudes de cambio de horario.

Articulos relacionados

• Citas (reporte)
• Horarios de terapeutas
• Sucursales
• Planes de atencion

Roles con acceso:

• Admin: Acceso completo (crear, editar, eliminar, reprogramar, bloqueos).
• Secretaria: Acceso completo (crear, editar, eliminar, reprogramar, bloqueos).
• Terapeuta: Ve su propia agenda en modo semana (/Agenda?my=true). Selector de modo oculto. Al hacer clic en una cita se muestra una tarjeta rapida con nombre, servicio y enlace a la ficha (no el modal completo). No ve datos de contacto del paciente. No puede crear ni editar citas.

Vistas en celular (terapeuta)

Cuando un terapeuta abre la agenda desde el celular, en la barra superior aparece un selector con tres modos:

• Compacta — resumen del dia con la proxima cita destacada y bloques de citas/ventanas. Util para responder "que tengo hoy?".
• Semana — grilla compacta tipo Reservo: una columna por dia (Lun-Dom) y filas por hora. Cada cita aparece como un badge con el primer nombre del paciente. Toda la semana cabe en pantalla sin scroll horizontal. Toca un badge para ir a la ficha del paciente.
• Detalle — la grilla completa con toda la informacion (similar a la vista desktop, con scroll).

La preferencia se recuerda en el navegador. En desktop estos botones no aparecen — el terapeuta usa el selector estandar de densidad (Compacta / Detalle).