Agenda

La Agenda es el centro operativo de Lexa. Desde aqui se gestionan todas las citas del centro, con vistas de dia y semana, creacion rapida de citas y herramientas de arrastre para reprogramar.

Vistas disponibles

Vista de dia

Muestra las columnas de cada terapeuta con sus franjas horarias. Cada columna refleja el horario configurado del terapeuta para ese dia. Las franjas fuera de horario aparecen sombreadas.

• La duracion de cada franja se configura en Configuracion > Agenda (por defecto 15 minutos).
• Las citas ocupan el espacio proporcional a su duracion.

Vista de semana

Muestra los 7 dias de la semana para los terapeutas seleccionados. En esta vista:

• Las citas se colorean segun la sucursal asignada, con una leyenda de colores debajo de la grilla.
• Si un terapeuta atiende en multiples sucursales en un mismo bloque, se muestra un degradado con los colores combinados.

Crear una cita

1. Haga clic en una franja horaria vacia en la columna del terapeuta deseado.
2. Se abrira el formulario de cita con la fecha, hora y terapeuta pre-completados.
3. Complete los campos:
   • Paciente (buscador con autocompletado). Si el paciente no existe, puede crearlo directamente desde el formulario con el boton "Crear paciente" que aparece al no encontrar resultados. Solo necesita nombre, apellido, RUT y telefono.
   • Servicio (lista de servicios activos)
   • Sucursal (si no hay una seleccionada en el filtro, aparece un selector; si el terapeuta solo atiende en una sucursal, se selecciona automaticamente)
   • Sala (se carga segun la sucursal seleccionada)
   • Precio (se pre-completa segun el servicio, editable)
   • Beca (opcional) — descuento o subvencion aplicada a la cita. Solo Admin y Secretaria pueden asignarla o cambiarla, al crear o editar. El Terapeuta ve la beca asignada en el formulario pero en modo solo lectura (campo deshabilitado con un candado); no puede modificarla ni quitarla.
   • Notas (campo libre, opcional)
4. Presione Guardar.

Tip: En la vista de semana sin sucursal seleccionada, el formulario muestra un desplegable con las sucursales disponibles del terapeuta.

Reglas de solapamiento (overlap)

Al guardar, Lexa valida tres reglas. Si alguna falla, no se crea la cita:

1. Mismo terapeuta a la misma hora — el terapeuta no puede tener dos citas activas que se pisen.
2. Mismo paciente a la misma hora (cualquier terapeuta) — el paciente tampoco puede tener dos citas que se pisen, ni con terapeutas distintos. Evita doble agendamiento por error. El mensaje incluye el nombre del terapeuta y la sucursal del conflicto.
3. Bloqueo manual del terapeuta (vacaciones, licencia, capacitación, otro) — no se permite dentro de un bloqueo activo.

Cuándo NO bloquea overlap: la cita previa está en estado Cancelada, No asistió o Atendida. En esos casos el slot se considera libre y se puede agendar otra cita encima.

Visualmente: las citas Cancelada y No asistió aparecen como una franja delgada (~13px) en la parte superior del slot ("ghost row"), no como tarjeta completa, para dejar claro que el resto del slot está disponible. Click sobre la franja abre el detalle de esa cita; click en el resto del slot crea una cita nueva.

Caso fuera de horario laboral: Admin y Secretary pueden forzar una cita fuera del horario configurado del terapeuta (ej. reuniones excepcionales). Las tres reglas anteriores siguen aplicando — el override solo desactiva la validación de horario laboral, no las de overlap ni bloqueos.

Citas recurrentes

Al crear una cita, puede activar la opcion "Repetir cita" para generar una serie automatica.

• Frecuencia: Semanal o Quincenal.
• Fecha limite: Hasta cuando se generaran las repeticiones.
• Lexa valida cada fecha individualmente (feriados, horario del terapeuta, solapamientos, bloqueos). Las fechas que no pasen la validacion se omiten con el motivo correspondiente.
• Al finalizar, se muestra un resumen con las citas creadas y las omitidas.
• Si el paciente esta inscrito en un plan de atencion, se valida el maximo de sesiones por semana.

Tip: La opcion de recurrencia solo esta disponible al crear una cita, no al editar.

Si la serie se pasa del vencimiento del plan

La fecha limite de la serie es independiente del plazo del plan, asi que es facil agendar sesiones para despues de que el plan vence — por ejemplo, poner "hasta fin de año" en un plan que termina en septiembre.

Cuando eso pasa, al guardar aparece un aviso como este:

12 cita(s) de esta serie caen en meses que el plan no cubre, desde el 06/10/2026. Esas mensualidades no se van a poder cobrar (la primera es la de octubre 2026).

Las citas se crean igual: el aviso no bloquea nada, porque agendar mas alla del vencimiento es normal cuando la renovacion ya esta conversada con la familia.

Lo que hay que saber es que esas sesiones quedan fuera del plan para efectos de cobro: la mensualidad de un mes posterior al vencimiento no se puede emitir desde Planes activos. Al ver el aviso tienes tres caminos:

• Renovar el plan cuando corresponda: las sesiones quedan cubiertas por el plan nuevo.
• Extender el plazo del plan actual hasta cubrir la ultima sesion agendada (Planes activos → editar el plan → Duracion).
• Cobrar esas sesiones sueltas, al precio del servicio, fuera del plan.

El aviso cuenta solo las citas que efectivamente se crearon: si alguna fecha se omitio por feriado, bloqueo o solape, no entra en el conteo.

Por que habla de meses y no de dias. Las mensualidades se cobran por mes calendario, asi que lo que importa no es si una cita cae despues del ultimo dia del plan, sino si cae en un mes que ya no se puede facturar. Un plan que termina el 9 de septiembre igual permite cobrar la mensualidad de septiembre entero: las citas del 15 o el 22 de septiembre estan fuera del plazo pero su mes si se cobra, y por eso no aparecen en el aviso. El corte real empieza en octubre.

El mismo aviso sale si la serie empieza antes de que el plan arranque: esos meses tampoco se pueden facturar.

Paquete de evaluacion

Para servicios marcados como evaluacion (ej. ADOS-2, WISC, ADI-R), Lexa permite agendar todas las sesiones del paquete y cobrarlas con una sola factura desde el mismo modal de cita.

1. Configurar el servicio: En Admin → Servicios → Editar, marque la casilla "Es evaluación" y opcionalmente complete "Sesiones por defecto del paquete" (ej. ADOS-2 = 3, WISC = 4).
2. Crear el paquete: Al elegir el servicio en una cita nueva, el formulario muestra el panel "Paquete de evaluacion" con "Crear paquete" ya activado, y oculta el toggle "Repetir cita" mientras el paquete siga activo (son dos formas distintas de guardar y nunca conviven).
   • Si desactiva "Crear paquete", reaparece "Repetir cita", que sirve para agendar varias sesiones sin factura unica. Volver a activarlo esconde la repeticion y la desmarca.
3. Configurar el paquete:
   • N° de sesiones: entre 2 y 10 (pre-populado desde el default del servicio).
   • Frecuencia: Semanal o Quincenal.
   • El sistema calcula y muestra la fecha de la ultima sesion.
4. Cobro opcional: active "Cobrar paquete completo ahora" para emitir el pago en el momento.
   • Seleccione el metodo de pago.
   • Aplique un descuento si corresponde (debe ser menor al subtotal).
   • El total se calcula automaticamente: precio del servicio × N° sesiones − descuento.
5. Guardar. Lexa valida todas las fechas antes de crear nada. Si alguna tiene conflicto (feriado, horario, solapamiento), muestra la lista completa y NO se crea ni cita ni factura.

Al confirmar, Lexa crea:

• N citas en serie (con identificador comun de paquete).
• 1 factura con N items, cada uno vinculado a su cita.
• 1 pago opcional cubriendo el total.

Permisos: Solo Admin y Secretaria pueden crear paquetes con cobro. Los terapeutas no tienen acceso al panel.

Plan de atencion: Si el paciente tiene un plan vigente, el paquete se crea fuera del plan — las sesiones de evaluacion no consumen sesiones del plan ni interfieren con su cadencia.

Cancelacion de cita pagada

Al cambiar el estado de una cita a Cancelada, si la cita fue pagada (parte de un paquete o cobrada individualmente), Lexa muestra un aviso recordando que la cancelacion no genera reembolso automatico y debe gestionarse aparte. El motivo de cancelacion queda registrado en la cita.

Desvincular cita de un plan

Si una cita quedo vinculada a un plan terapeutico por error (o el paciente cambio de plan), abra el detalle de la cita y use el boton "Desvincular" del panel de plan. La cita queda como cita particular (sin plan), conservando todos los demas datos. Disponible para Admin y Secretaria desde el modal de detalle.

Arrastrar y soltar (drag & drop)

Puede arrastrar una cita a otra franja horaria o a otra columna de terapeuta para reprogramarla rapidamente. Lexa valida automaticamente la disponibilidad del nuevo horario.

Bloqueos de terapeuta

Hay dos formas de crear un bloqueo (que impide agendar citas en ese horario):

• Botón "Bloquear horario" en la barra superior de la agenda: abre el modal "Crear Bloqueo de Horario", donde puede elegirse el terapeuta, el rango de fechas/horas y el tipo. Es la vía recomendada, sobre todo desde la vista de día.

• Clic derecho sobre una franja horaria: sigue disponible como atajo rápido; abre el mismo menú contextual sobre el terapeuta de esa columna.

• Puede crear, editar y eliminar bloqueos desde cualquiera de las dos vías.

• Cada bloqueo se clasifica con un tipo (Vacaciones, Licencia médica, Permiso personal, Capacitación u Otro), útil para filtrar y reportar desde Terapeutas > Bloqueos.

• Los bloqueos aparecen visualmente diferenciados en la grilla, y se ven tanto en la vista de día como en la de semana (antes solo aparecían en la vista de semana).

Pre-flight de conflictos: al elegir el rango horario, el modal muestra las citas activas (Reservada/Confirmada/En sesión) que se superponen con la franja, con paciente, hora y servicio, y un botón "Editar" para abrir cada cita en pestaña nueva. Mientras haya conflictos el botón Crear bloqueo queda deshabilitado. Esto evita que la creación falle al intentar guardar y obliga a resolver primero las citas afectadas.

Codificacion de colores

Botón "Simbología" en la barra superior de la agenda: abre un popover con la leyenda completa de colores de estado e íconos indicadores (pagada, pago parcial, beca, nota clínica, plan y recuperación). Útil para nuevos usuarios.

La nota de la secretaría la ve el terapeuta

La nota que recepción escribe en la cita ("viene la abuela", "reagendar antes del viernes", "trae el informe del neurólogo") ahora también la ve el terapeuta en su agenda, como un globo de diálogo cuyo tooltip muestra el texto completo. Antes esa información quedaba encerrada en recepción y el terapeuta se enteraba en la sesión, o no se enteraba.

Aviso de rango etario

Cada terapeuta puede declarar en su ficha (Equipo > Terapeutas > Editar) el rango de edad de pacientes que atiende. Al agendar un paciente fuera de ese rango, Lexa avisa — por ejemplo, un adolescente con una terapeuta que solo atiende preescolares.

Es una advertencia, no un bloqueo: el centro puede asignar fuera del rango a conciencia. El campo es opcional; si no lo defines, no hay aviso.

Para que el aviso funcione el paciente necesita fecha de nacimiento en su ficha. Los que no la tienen salen en el reporte Fichas incompletas.

Marcar una cita como contactada

En el modal de detalle de la cita hay una acción "Marcar contactado" para dejar registro de que ya se llamó/escribió al paciente para confirmar o recordar la cita. Una vez marcada, la acción queda como "Contactado" y en la tarjeta de la agenda aparece el icono cian de teléfono. Sirve para que recepción no vuelva a contactar dos veces a la misma persona y para ver de un vistazo qué citas ya tienen seguimiento.

Flujo de estados

Las citas siguen este flujo:

Agendada --> Confirmada --> En Atencion --> Atendida
    |
    +--> No Asistio (NoShow)
    +--> Cancelada

• Agendada (Scheduled): Estado inicial al crear la cita.
• Confirmada (Confirmed): El paciente confirmo su asistencia (puede confirmarse desde el portal, via email, o manualmente).
• En Atencion (InProgress): El paciente esta siendo atendido.
• Atendida (Attended): Sesion completada. Habilita el cobro de comision al terapeuta. La cita pasa automaticamente a este estado cuando el terapeuta guarda la nota clinica asociada — no requiere cambio manual.
• No Asistio (NoShow): El paciente no se presento. La cita permanece visible en la agenda.
• Cancelada (Cancelled): Cita anulada. Se registra el motivo de cancelacion. Puede cancelarse via email link o manualmente.

Colores por estado

Las citas Cancelada y No asistió se renderean como franja delgada (ghost row) en la parte superior del slot — no ocupan el área clickeable, así que se puede agendar otra cita en el mismo horario.

Convencion Reservo (2026-04-16): Confirmada = verde, Atendida = azul — alineado con la costumbre visual de las terapeutas.

Tip: Solo las citas en estado Atendida generan comision para el terapeuta y permiten registrar el pago.

Permisos para cambiar estado

Solo Admin y Secretaria pueden cambiar manualmente el estado de una cita desde el modal de detalle en Agenda o desde el reporte de Citas.

Los terapeutas ven el estado como una etiqueta de solo lectura. Cuando un terapeuta firma una nota clinica, Lexa marca automaticamente la cita como Atendida, sin que el terapeuta tenga que cambiar el estado manualmente.

Lista de espera

La agenda te muestra sola quien esta esperando el cupo que tenes adelante, en las dos situaciones en que aparece uno:

• Al pinchar un espacio libre, debajo del formulario de la cita nueva aparecen los pacientes de la lista de espera que calzan con ese dia y esa hora.
• Al cancelar una cita, apenas confirmas se abre Cupo liberado con quienes calzan con el horario que se acaba de desocupar.

Si no calza nadie no aparece nada. Cada candidato trae un boton Ofrecer, que lo marca como Ofrecido y le manda el correo, y un acceso directo a WhatsApp. Solo Admin y Secretaria ven este panel.

En la barra superior tambien esta el boton "Lista de Espera", que lleva al modulo completo.

Ver Lista de espera para como anotar a alguien, que son las preferencias de horario y por que a veces un paciente nunca aparece sugerido. Las plantillas de los avisos se editan en Configuracion.

Filtros

En la barra superior de la agenda puede filtrar por:

• Sucursal: Muestra solo los terapeutas y citas de esa sucursal.
• Terapeuta: Muestra solo la columna del terapeuta seleccionado.

Feriados

Cuando el dia visualizado es feriado, se muestra un banner amarillo indicando el nombre del feriado. Segun la configuracion de la empresa, las citas pueden estar bloqueadas en dias feriados.

Consulte Configuracion de feriados para mas detalles.

Eliminar una cita

Desde el modal de detalle de la cita, el boton "Eliminar" realiza un borrado logico. Use esta opcion solo para citas ingresadas por error. Si la cita fue real y el paciente no asistio, use Cancelar o No Asistio en su lugar.

Notificaciones de citas

Lexa puede notificar automaticamente sobre eventos de citas:

• Email: Si esta habilitado en Configuracion, se envian correos al crear, confirmar, mover o cancelar citas (a paciente, terapeuta y/o centro segun la configuracion granular)
• In-app: Cuando una cita se cancela o el paciente no asiste, el terapeuta recibe una notificacion en la campana de la barra superior. Las secretarias reciben notificaciones de pagos y solicitudes de cambio de horario.

Si le cambian la agenda al terapeuta, se le avisa

El terapeuta no tiene por que descubrir en la sesion que su agenda cambio:

• Le eliminan o le mueven una cita → aviso en la campana, con el paciente y la hora.
• Le eliminan varias de una vez (por ejemplo, al dar de baja un plan) → llega un solo aviso agrupado, no una notificacion por cita.
• Cancelacion con menos de 48 horas → ademas del aviso in-app, le llega un correo, porque a esa altura el cambio ya afecta su dia. El centro tambien queda notificado por correo.
• Reprogramacion → el paciente recibe un correo avisandole que el centro movio su cita.

Los correos respetan la configuracion de notificaciones del centro: si los envios estan apagados, no se manda nada.

Si mueves una cita, al paciente le llega un correo

Cambiar la fecha, la hora, el profesional o la sucursal de una cita futura le manda un correo al paciente (o a su apoderado, segun el correo de la ficha). Lo controla la opcion "Notificar al modificar cita", en Configuracion → Notificaciones Automaticas por Email.

El correo muestra antes → ahora, con el valor anterior tachado al lado del nuevo, y solo en la fila que cambio:

Cuatro cosas que conviene saber antes de mover una cita:

• Un correo por cita. Si corres cinco sesiones de una serie recurrente, salen cinco correos. Cuando reordenas varias de golpe, avisale al paciente por WhatsApp antes de que le lleguen todos.
• Solo citas futuras. Corregir una cita que ya paso no manda nada: ordenar el historial no es algo que el paciente deba recibir por correo.
• Cambiar solo la duracion no avisa. Si la cita empieza a la misma hora y solo dura mas o menos, no se manda nada.
• Cambiar la prestacion tampoco avisa. Si le cambias el servicio a la cita sin mover hora, profesional ni sucursal, el paciente no recibe nada. Si el correo sale por otro de esos cambios, la fila Servicio muestra el nombre nuevo, sin marca de que cambio.

No lo confundas con "Solicitud de cambio atendida". Ese otro correo sale cuando el paciente pidio el cambio (desde el portal o por WhatsApp) y recepcion lo resolvio desde el dashboard de recepcion. El de aca sale cuando el cambio lo hace el centro, y justamente por eso no menciona ninguna solicitud.

Ojo con la combinacion: si el paciente pidio el cambio, mueves la cita en la agenda y despues marcas la solicitud como resuelta, le llegan los dos correos —primero el de "actualizamos tu cita", despues el de "atendimos tu solicitud"—. Son dos acciones distintas y cada una avisa por su lado.

Sesiones grupales

Para talleres o grupos (habilidades sociales, etc.) donde varios pacientes asisten a una misma sesión con un terapeuta, usa el botón Sesión grupal (junto a "Nueva cita").

Cómo crear una:

1. Click en Sesión grupal. Elige terapeuta, servicio, fecha, hora y cupo (máximo de participantes).
2. Busca y agrega los pacientes participantes (no puedes superar el cupo). Quita los que sobren con la ✕.
3. Crear sesión.

Cómo se ve y se gestiona:

• En la agenda, la sesión grupal aparece como una sola tarjeta con el ícono de grupo, el servicio y un contador "N/cupo" (ej. 3/8), seguido de la lista de participantes con su estado.
• Cada participante es independiente: tiene su propio estado (Atendida/No asistió/…), su pago, su nota clínica y su plan/beca. Haz click en el nombre de un participante para abrir su detalle y gestionarlo como cualquier cita.
• Agregar participante después: el botón + en la tarjeta (respeta el cupo).
• Quitar participante: elimínalo desde su detalle individual; no afecta al resto del grupo.

Cobro y comisiones: cada participante se cobra por separado al precio del servicio (con su propio plan o beca si corresponde), y el terapeuta comisiona por cada participante. En los reportes de productividad, una sesión grupal ocupa el bloque horario una sola vez (no infla la ocupación), pero cuenta a cada participante atendido.

Nota técnica: internamente una sesión grupal son N citas enlazadas (una por paciente) que comparten un identificador de grupo, mismo terapeuta, horario, servicio y sala. Por eso todo lo que ya funciona "por cita" (recordatorios, .ics, ficha del paciente, facturación) sigue funcionando igual para cada participante.

Articulos relacionados

• Citas (reporte)
• Horarios de terapeutas
• Sucursales
• Planes de atencion

Roles con acceso:

• Admin: Acceso completo (crear, editar, eliminar, reprogramar, bloqueos).
• Secretaria: Acceso completo (crear, editar, eliminar, reprogramar, bloqueos).
• Terapeuta: Ve su propia agenda en modo semana (/Agenda?my=true). Selector de modo oculto. Al hacer clic en una cita se muestra una tarjeta rapida con nombre, servicio y enlace a la ficha (no el modal completo). No ve datos de contacto del paciente. No puede crear ni editar citas. Si la cita tiene una beca asignada, la ve en modo solo lectura (no puede asignarla ni cambiarla).

Vistas en celular (terapeuta)

Cuando un terapeuta abre la agenda desde el celular, en la barra superior aparece un selector con tres modos:

• Compacta — resumen del dia con la proxima cita destacada y bloques de citas/ventanas. Util para responder "que tengo hoy?".
• Semana — grilla compacta tipo Reservo: una columna por dia (Lun-Dom) y filas por hora. Cada cita aparece como un badge con el primer nombre del paciente. Toda la semana cabe en pantalla sin scroll horizontal. Toca un badge para ir a la ficha del paciente.
• Detalle — la grilla completa con toda la informacion (similar a la vista desktop, con scroll).

La preferencia se recuerda en el navegador. En desktop estos botones no aparecen — el terapeuta usa el selector estandar de densidad (Compacta / Detalle).