Tareas para secretarÃa
Las Tareas son pendientes accionables que el Admin (o un proceso automático) asigna a la secretarÃa de una sucursal. Reemplazan el "se lo digo cuando la vea" y los recados sueltos por un flujo con estados, vencimiento y registro de quién hizo qué. Son distintas de las Novedades / Mural (aviso pasivo) y de las notificaciones de la campana (recordatorio): una tarea se trabaja y se cierra.
| En esta página |
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| Acceso y permisos · Crear una tarea · Estados y ciclo de vida · Qué ve cada quién (sucursal) · Filtros · En que termino la gestion · Detalle e historial · En el dashboard de recepción · Aviso por la campana |
Acceso y permisos
Ruta: /Tasks — entrada Tareas en el menú lateral (visible para Admin y Secretaria).
| Acción | Admin | Secretaria | Terapeuta / Paciente |
|---|---|---|---|
| Ver lista | Todas las de la empresa | Las de su(s) sucursal(es) + las globales | No |
| Crear tarea general | SÃ | No | No |
| Crear seguimiento desde el saldo | SÃ | SÃ, en sus sucursales | No |
| Tomar / cambiar estado | SÃ | SÃ (solo tareas de su sucursal o globales) | No |
| Reabrir una tarea cerrada | Sà | Solo las que ella misma cerró | No |
| Eliminar (soft) | SÃ | No | No |
La separación por sucursal se aplica en el servidor: una secretaria no puede ver ni modificar una tarea de otra sucursal aunque conozca su enlace.
Crear una tarea
Solo Admin. Botón Nueva tarea arriba a la derecha. El modal pide:
- Tarea (tÃtulo, hasta 200 caracteres) — obligatorio.
- Descripción (hasta 2.000 caracteres) — el detalle de lo que hay que revisar.
- Sucursal — especÃfica o Todas las sucursales (tarea global que ven todas las secretarias).
- Prioridad — Normal o Alta (la alta se destaca con un Ãcono rojo).
- Vence (opcional) — fecha lÃmite; ordena la lista y la card del dashboard.
Casos tÃpicos: "Revisar contrato fÃsico del paciente X", "Validar monto raro de la mensualidad", "Confirmar pago suelto sin mes claro".
Estados y ciclo de vida
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Recién creada, nadie la trabaja todavÃa. |
| En progreso | Alguien la tomó y la está resolviendo. |
| Hecha | Resuelta. Pregunta en que termino la gestion (ver abajo) y admite una nota de cierre opcional. |
| Descartada | No aplica / se decidió no hacerla. |
Desde la fila, la secretaria puede: Tomar (pasa a En progreso), Marcar hecha (con nota opcional) o Descartar.
Reabrir una tarea cerrada (vuelve a Pendiente y limpia la resolución) lo puede hacer el Admin siempre, y quien la cerró sobre su propia tarea: cerrar de más es un error normal en una cola de trabajo y no hace falta molestar a un administrador por un clic equivocado. Deshacer el cierre de otra compañera sigue siendo solo del Admin.
Tareas cerradas hace tiempo: en los cierres antiguos el sistema todavÃa no guardaba quién cerraba, asà que no hay dueño que reconocer y esas tareas las reabre solo el Admin. Por eso una misma secretaria puede reabrir una tarea que cerró hoy y no una más vieja: no es un error.
La nota de cierre no se pierde al reabrir — queda registrada en la bitácora de la tarea.
Qué ve cada quién (sucursal)
- Admin: todas las tareas de la empresa.
- Secretaria: las de las sucursales que tiene asignadas más las globales (sin sucursal). Si no tiene ninguna sucursal asignada, ve solo las globales.
El filtro de sucursal de la página no cambia esta visibilidad de seguridad: solo acota lo que ves dentro de lo que ya tienes permitido.
Filtros
Barra de filtros arriba del listado:
- Estado: Activas (Pendiente + En progreso, por defecto), o un estado puntual, o Todas.
- Prioridad: Alta / Normal / Todas.
- Sucursal: acota a una sucursal (dentro de lo que ya puedes ver).
- Tipo: Todas, Derivaciones, o Derivaciones sin agendar (+7 dias).
El ultimo muestra exactamente las derivaciones que la alerta del dashboard cuenta como trabadas: abiertas, sin hora tomada y con mas de una semana encima. Es la misma regla en los dos lados a proposito — si el dashboard dice 3, el filtro te muestra esas 3 y no una lista mas larga donde hay que adivinar cuales son.
En que termino la gestion
Al marcar una tarea como Hecha, Lexa pregunta en que termino. Son cinco opciones y hay que elegir una:
| Opcion | Cuando |
|---|---|
| Quedo agendado | El paciente tiene hora tomada para la terapia indicada. Es el unico desenlace que continua el tratamiento. |
| La familia declino | Se contacto y por ahora no van a continuar. No es una gestion fallida: es una respuesta. |
| Se atiende fuera del centro | Continua el tratamiento con otro profesional. No es fuga y no se cuenta como perdida. |
| No se logro contacto | Se intento y no hubo respuesta. Es el unico que amerita reintentar mas adelante. |
| Otro | Cualquier otro cierre. La nota explica. |
Antes todos estos cierres quedaban iguales en el sistema y solo se distinguian leyendo la nota, cuando alguien se acordaba de escribirla. Con eso, cualquier numero de conversion mezclaba una venta perdida con una decision clinica respetada.
La nota de cierre sigue existiendo y no la reemplaza: el desenlace dice que paso y se puede contar; la nota dice el detalle que la proxima persona necesita leer.
Detalle e historial
El botón del ojo abre el detalle de la tarea: descripción completa, sucursal, vencimiento, resolución (si está cerrada) y un historial (audit log) con cada acción —Creada, Tomada, Cambio de estado, Reabierta— con su autor y fecha. Si la tarea referencia a un paciente, aparece el botón Ir a la ficha del paciente.
En el dashboard de recepción
La card Tareas pendientes del dashboard de recepción muestra las 5 pendientes más próximas a vencer de tu(s) sucursal(es), con un enlace Ver todas que lleva a /Tasks. Si no hay pendientes, muestra "Sin tareas pendientes".
Aviso por la campana
Al crear una tarea se genera una notificación pasiva (campana) para las secretarias de la empresa, con un enlace directo al detalle. La campana no distingue sucursal; el filtrado por sucursal vive en el listado y en la card del dashboard.
Seguimiento del saldo de sesiones
Desde el reporte Saldo de sesiones, Admin o SecretarÃa pueden pulsar Crear seguimiento. Se conserva una tarea por inscripción de plan y mes: dos planes del mismo paciente tienen gestiones separadas. Si ya existe, aparece Ver seguimiento, incluso si está cerrada.
- Abre la tarea y revisa paciente, plan, sucursal y saldo actualizado.
- Pulsa Tomar para quedar como responsable.
- Realiza el contacto por el canal habitual y pulsa Registrar contacto. Elige canal, respuesta, nota y Próximo contacto. Esto registra lo que hiciste; no envÃa mensajes ni agenda citas.
- Cada intento agrega una entrada con autor y fecha. Las respuestas anteriores permanecen visibles.
- Cuando termines, marca la tarea como hecha o descártala con un motivo. Agendado requiere que no queden sesiones ni recuperaciones por coordinar en el saldo actual. Aceptar coordinar no basta.
Próximo contacto es una fecha de seguimiento, independiente del vencimiento de la tarea. Los filtros Seguimiento de sesiones, Mis seguimientos de hoy y vencidos y Seguimientos sin responsable ayudan a distribuir el trabajo. En Recepción, las tareas con seguimiento para hoy o vencido aparecen primero; el número del encabezado cuenta todas las tareas activas visibles, aunque la tarjeta muestre hasta cinco.
Admin puede abrir Configurar seguimiento de sesiones desde Tareas. La automatización comienza desactivada. La vista previa usa la configuración guardada y muestra candidatos del mes actual. Por defecto revisa desde las 08:00 del centro, una vez al dÃa; sesiones regulares desde el dÃa 7 y 48 horas de gracia para planes nuevos y recuperaciones. Sin historial de reprogramación, las 48 horas se miden desde la primera detección automática. Se pueden ajustar estos valores.
No se generan automáticamente todos los pendientes históricos: crea esos seguimientos desde el reporte del mes correspondiente. Los meses en pausa, planes inactivos o datos inconsistentes requieren revisión. Los pagos no determinan si hay sesiones por coordinar. Las tareas cerradas nunca se recrean ni reabren automáticamente; al abrir una con nuevo saldo verás Revisar seguimiento cerrado. Una eliminación conserva la clave de seguimiento e impide duplicarlo: consulta con Admin.
Los avisos de estas tareas se guardan en la campana de las secretarias asignadas a la sucursal, con texto genérico sin nombres de pacientes. El contador del menú puede tardar hasta 60 segundos en reflejar una creación automática.