Planes de Atencion

Los planes de atencion permiten ofrecer paquetes de sesiones a los pacientes, con seguimiento mensual de sesiones consumidas y control de comisiones diferenciado.

Plantillas de planes

Las plantillas definen la estructura de un plan de atencion. Se administran desde Configuracion > Planes de Atencion.

Campos de una plantilla

• Nombre: Nombre descriptivo del plan (ej: "Plan Fonoaudiologia 8 sesiones").
• Sesiones maximas por semana: Limite de citas que se pueden agendar por semana dentro del plan. Lexa valida este limite al crear citas recurrentes.
• Precio de matricula (opcional): Cobro unico por inscripcion o renovacion anual (ej: $70.000). Si se configura, aparece como item opcional en el punto de venta y se factura como invoice separada con la marca Matricula = SI.
• Precio de garantia (opcional): Monto de garantia que se puede cobrar al inscribir al paciente. Si se configura, aparece como opcion en el punto de venta.

Tip: Los servicios incluidos en el plan no se definen en la plantilla. Se eligen al momento de la venta en el punto de venta, lo que permite mayor flexibilidad.

Acciones sobre plantillas

• Crear: Defina nombre, sesiones maximas y precio de garantia.
• Editar: Modifique los datos de una plantilla existente.
• Duplicar: Cree una copia para generar variantes rapidamente.
• Activar/Desactivar: Las plantillas desactivadas no se ofrecen para nuevas inscripciones.

Inscripcion de pacientes

Para secretarias: la guia paso a paso con diagrama de flujo de venta + cobro mensual esta en Vender un plan y registrar el pago mensual.

Para inscribir a un paciente en un plan:

1. Desde el punto de venta, seleccione un plan de atencion.
2. Elija los servicios que incluira el plan para este paciente.
3. Opcionalmente, active la garantia (se agrega como un item adicional en la venta).
4. Complete la venta.

La inscripcion queda asociada al paciente con un seguimiento mensual automatico.

Planes especiales (servicios alternados)

A veces los servicios de un plan se alternan y no calzan con la regla normal (por ejemplo, un Plan 1 de 1 sesión por semana que una semana es Fonoaudiología y la otra Terapia Ocupacional). Normalmente el sistema exige que la suma de sesiones por servicio coincida exactamente con las del plan, lo que impediría listar ambos servicios.

Para esos casos, al asignar los servicios marca la casilla "Marcar como plan especial". Al activarla:

• Puedes agregar los servicios que se alternan aunque la suma de sesiones no calce exactamente con el plan.
• Aparece un campo Motivo (opcional) para anotar el detalle (ej. "alterna Fonoaudiología y Terapia Ocupacional"). Recomendado llenarlo.
• En Planes Activos el plan se muestra con una etiqueta Especial para identificarlo.

Importante: marcar un plan como especial no cambia el precio, ni la boleta/DTE, ni las comisiones — solo flexibiliza qué servicios puedes incluir. Úsala solo cuando los servicios realmente se alternan; para planes normales, déjala sin marcar.

Facturar prestaciones por separado (una boleta por prestación)

Algunas aseguradoras no aceptan el reembolso de un plan que combina prestaciones (ej. Fonoaudiología + Terapia Ocupacional) cuando viene todo en una sola boleta: exigen el detalle por prestación, una boleta por cada una.

Para esos casos, al crear o editar el plan marca la casilla "Facturar prestaciones por separado". Con la casilla activa:

• Cada mensualidad se emite como N boletas —una por prestación del plan— con folio propio cada una. El monto mensual se reparte entre las prestaciones en proporción a las sesiones (la suma de las boletas siempre da el total del plan).
• La glosa de cada boleta detalla solo su prestación (ej. "4 sesiones de Fonoaudiología"), que es lo que la aseguradora necesita ver.
• En el listado de boletas (Finanzas) estas boletas llevan una etiqueta Prestación.
• Aplica a las mensualidades que se cobren de ahí en adelante; las ya emitidas no se re-facturan.

Cómo cobrarlas. En Planes Activos → Historial de pagos, la mensualidad de un plan así muestra "N boletas". Tienes dos formas de cobrar:

• Cobrar conjunto (recomendado): un solo cobro liquida todas las boletas de la mensualidad de una vez, dejando cada una pagada al 100% (lista para emitir). Si la empresa tiene Flow, puedes generar un único link de pago para enviarle al cliente.
• Por separado: como cada boleta es independiente, también puedes cobrarlas/enviarlas una por una (útil si el seguro cubre solo una prestación).

Importante: no cambia el precio total, las comisiones (que se calculan por cita) ni el plan en sí — solo cómo se divide la boleta. Si anulas una de las boletas de una mensualidad, el mes queda marcado como incompleto y puedes Completar las prestaciones faltantes desde el historial.

Preguntas frecuentes

Me transfirieron el total del mes, ¿cómo registro el pago? Usa Cobrar conjunto sobre la mensualidad que muestra "N boletas". Elige Transferencia como medio de pago por el monto total del mes (el sistema ya trae el total pendiente precargado; puedes anotar el número de la transferencia en la referencia). Con ese único registro, Lexa reparte el pago entre todas las boletas y las deja pagadas al 100%, listas para emitir — no tienes que cargar boleta por boleta. El monto del cobro debe calzar con el total pendiente; si justo se pagó o anuló otra boleta del grupo mientras tanto, Lexa te avisa y solo debes reabrir el cobro conjunto para actualizar el monto.

Tengo un plan ya creado, ¿basta con editarlo? ¿Desde cuándo aplica? Sí, basta editar el plan y marcar la casilla; no hay que recrearlo. El cambio aplica a las mensualidades que cobres de ahí en adelante y no re-factura los meses ya emitidos. En la práctica: si el mes en curso todavía no lo has facturado, la próxima mensualidad que registres (incluida la actual) ya sale dividida; si ya emitiste la boleta única del mes, ese mes queda como está y la división empieza desde la siguiente mensualidad.

Seguimiento mensual

Cada inscripcion genera registros mensuales que rastrean:

• Sesiones disponibles en el mes.
• Sesiones utilizadas (citas en estado Atendida).
• Sesiones restantes.

Esto permite al equipo administrativo verificar cuantas sesiones le quedan al paciente en el periodo actual.

Citas de plan vs citas regulares

Citas de recuperacion

Si una cita de plan es reprogramada (paciente avisa con tiempo), la sesion no se pierde. Se puede agendar una cita de recuperacion que ocupa la sesion original del plan.

Como aparece en la agenda

Cuando una cita Regular del plan queda en estado Reprogramada, automaticamente entra al listado "Citas a recuperar" del paciente. Al crear una nueva cita para ese paciente, el formulario muestra un dropdown "Cita a recuperar" con las opciones pendientes. La cita nueva se marca como Recuperacion (tipo Recovery) y apunta a la cita original como su fuente.

Cadena de recuperaciones (cita de recuperacion que tambien se reprograma)

Si la cita de recuperacion tambien queda Reprogramada (el paciente avisa con tiempo nuevamente), vuelve a aparecer como pendiente de recuperar. Se puede generar una nueva cita de recuperacion que apunta a la anterior, formando una cadena. En el modal de detalle del plan estas se muestran con un badge "Recup. ×N" donde N es la profundidad de la cadena, y en el dropdown la etiqueta incluye la fecha de la cita original entre parentesis: 08/04/2026 — TO — Camila (origen: 25/03/2026).

Caso de uso (politica Cognitivo):

• Cita reprogramada con aviso → elegible para recuperar (encadenable sin limite).
• Cita marcada como No Asistio (paciente confirmo y no llego) → la sesion se da por terminada, no aparece como pendiente.

Para reportes de comision con tope mensual (MonthlyCap), la sesion siempre se contabiliza contra el mes de la cita original Regular (raiz de la cadena), no contra la cita intermedia.

Limitaciones operativas

• Si intenta eliminar una cita Regular que ya tiene recuperaciones apuntando, el sistema bloquea o re-apunta automaticamente a una cita de reemplazo del mismo horario; nunca pierde el vinculo. Para eliminar una cita de recuperacion que a su vez tiene hijas en la cadena, primero hay que desvincular las hijas del plan.
• El dropdown solo lista citas reprogramadas de los ultimos 12 meses (cutoff configurado en el sistema).

Matricula

La matricula es un cobro unico por inscripcion al plan o por renovacion anual. Es independiente de la mensualidad.

• El monto base se define en la plantilla (campo Precio de matricula).
• Al inscribir o renovar el plan en el punto de venta, Lexa ofrece agregar la matricula como item separado.
• Se emite como invoice independiente de la mensualidad mensual; en el detalle del paciente aparece como Matricula = SI en la columna correspondiente.
• Si la plantilla del paciente tiene un precio acordado distinto al de catalogo, ese precio se respeta (ver columna MatriculaPrice en el enrollment).
• Cuando un plan se renueva (nuevo enrollment anual al vencer el anterior), corresponde cobrar matricula nuevamente.

Tip: Si la secretaria registra la matricula con fecha del mes anterior (ej. paga el 30 de marzo para un plan que arranca el 31 de marzo), Lexa la asocia al enrollment nuevo si esta cerca del start date. Para registros antiguos batch, esto se hace via scripts SQL administrados por el equipo tecnico.

Garantia

La garantia es un cobro opcional que se realiza al momento de inscribir al paciente en el plan.

• El monto se define en la plantilla del plan.
• Al vender el plan en el punto de venta, se puede activar la opcion de cobrar garantia.
• La garantia se registra como un item separado en la factura.
• Es util para asegurar el compromiso del paciente con el tratamiento.
• Diferencia con matricula: la garantia es reembolsable y se aplica como caucion (compromiso); la matricula es un cobro no reembolsable por inscripcion.

Comisiones en planes de atencion

Las citas asociadas a un plan de atencion tienen un sistema de resolucion de comision de 3 niveles, diferente al de las citas regulares:

Orden de resolucion

1. Comision especifica del plan: Si existe una comision configurada para el terapeuta + servicio + plan especifico, se usa esa.
2. Comision por defecto para todos los planes: Si existe una comision marcada como "Por defecto para todos los planes" para el terapeuta + servicio, se usa esa.
3. 0% + advertencia: Si no se encuentra ninguna comision aplicable, se asigna 0% y se genera una advertencia en el reporte de comisiones.

Importante: Las citas de plan no usan como respaldo la comision regular del terapeuta. Si no hay comision de plan configurada, la comision es 0%. Esto es intencional para evitar cobros incorrectos cuando las tarifas de plan difieren de las regulares.

Configurar comisiones de plan

Desde Terapeutas > Comisiones, al crear una comision puede seleccionar:

• Citas regulares: Comision estandar (sin plan).
• Todos los planes: Comision por defecto que aplica a cualquier plan (nivel 2).
• Plan especifico: Comision que solo aplica a un plan particular (nivel 1).

Consulte Comisiones para mas detalles sobre la configuracion de comisiones.

Planes activos

La pantalla Planes Activos (accesible desde el menu lateral) muestra un listado de todas las inscripciones vigentes con:

• Paciente y plan asociado.
• Mes actual y sesiones consumidas/disponibles.
• Estado del plan.

El filtro Estado plan permite alternar entre Activos (default) y Cancelados para revisar inscripciones cerradas.

Recordatorio automatico de cuota mensual

Lexa puede enviarle al paciente (o su apoderado) un correo con el estado de cuenta de su plan, para reducir la cobranza manual de las mensualidades.

Que envia

Un solo correo por plan con todas las cuotas pendientes en una tabla (período, vencimiento, estado y monto) más el total. Hay dos momentos de envío, ambos configurables:

• Por vencer (pre-aviso): N días antes del día de vencimiento de la cuota.
• Vencida (post-vencimiento): recordatorio que se repite cada N días mientras la cuota siga impaga, hasta un máximo de ~60 días de antigüedad.

Si una cuota se paga, deja de aparecer. Los planes con cobro automático Flow activo quedan excluidos (esos los cobra Flow).

Pago en línea (Flow)

Si la empresa tiene Flow habilitado, el correo trae un botón Pagar por cada cuota y uno Pagar todo. Al tocarlos, el paciente llega a una página pública del centro (con su logo y color de marca, ruta /pago/{id}) y paga al instante con Flow:

• Pagar (una cuota): genera el cobro de esa mensualidad.
• Pagar todo: una sola transacción por el total de las cuotas pendientes.

El link de pago se genera al hacer clic (no al enviar el correo), así nunca está vencido. La confirmación del pago se concilia por el webhook de Flow y queda registrada como en cualquier otro cobro. Si la empresa no tiene Flow, el correo igual muestra el estado de cuenta, sin botones.

Configuracion

En Configuracion > Notificaciones por email:

• Recordatorio de cuota mensual: toggle para activarlo.
• Día de vencimiento de la cuota (1–28), días de aviso previo y cadencia del recordatorio vencido.
• Respeta la ventana horaria, los días excluidos y los días sin atención.
• El asunto y los párrafos del correo se personalizan en Plantillas de correo.

Arranca apagado. Antes de activarlo en producción, valida el flujo de pago Flow en ambiente de pruebas.

Cancelar y reactivar un plan

Cuando un paciente deja el plan y vuelve a particular, no se edita la ficha del paciente: se cancela la inscripcion. Mientras el paciente no tenga ninguna inscripcion activa aparece automaticamente como Particular.

Cancelar un plan

1. Desde Planes Activos, ubicar la inscripción en la tabla.
2. Click en el botón rojo de cancelar (ícono de cruz) en la columna Acciones.
3. Elegir qué hacer con las citas futuras (ver más abajo). Viene preseleccionada la política del centro; se puede cambiar en cada cancelación.
4. Indicar la fecha de cancelación (por defecto hoy; puede ser retroactiva, no se acepta una fecha futura).
5. Opcionalmente escribir un motivo (queda guardado para auditoría).
6. Confirmar.

Al cancelar, Lexa hace lo siguiente:

• Marca la inscripción como Cancelada y guarda la fecha indicada y el motivo.
• Si hay cobro automático Flow activo, cancela la suscripción en Flow primero. Si Flow falla, el plan no se cancela y se muestra un error claro para reintentar.
• Aplica a las citas futuras la acción elegida en el modal (ver más abajo) — el "futuro" se calcula respecto a la fecha de cancelación elegida, no respecto a hoy.
• Las citas anteriores a la fecha de cancelación, atendidas, ya canceladas o NoShow no se tocan en ningún caso.

Cancelación retroactiva: útil cuando el paciente avisó con días o semanas de anticipación y la secretaria registra la baja después. Por ejemplo, si el paciente comunicó la baja el 15 y se registra el 22, indicar 15 como fecha de cancelación deja intactas las sesiones del 16 al 22 que sí se atendieron, y aplica la política de citas futuras solo a las posteriores al 22.

Citas futuras: qué hacer al cancelar

El modal de cancelación pregunta ¿Qué hacer con las citas futuras? con dos opciones:

• Mantener agendadas (solo desvincular del plan): las citas futuras siguen agendadas pero ya no están atadas al plan. La secretaria las cobra como particulares.
• Cancelar las citas futuras: además de desvincular, marca cada cita como Cancelada con el motivo "Plan cancelado".

La opción que viene preseleccionada es la configurada en Configuración > Planes de Atención > Al cancelar un plan (valor por defecto). Se puede cambiar en cada cancelación según el caso.

Baja vs. cambio de plan: para una baja real (el paciente se va) suele convenir Cancelar las citas futuras y dejar la agenda limpia. Para un cambio de plan conviene Mantener agendadas, así no se pierden las citas ya reservadas.

Cambiar a un paciente de un plan a otro

No se edita el plan de la inscripción: un cambio de plan se modela cancelando la inscripción actual y creando una nueva con el plan nuevo. Recomendado:

1. Cancelar la inscripción actual eligiendo Mantener agendadas (así las citas futuras no se cancelan).
2. Crear la nueva inscripción con el plan nuevo y su mensualidad.
3. Abrir Ver citas del plan de la nueva inscripción y re-vincular las citas futuras que ya estaban agendadas (no hace falta volver a crearlas).

Matrícula: un paciente vigente que solo cambia de plan normalmente no paga matrícula de nuevo; solo se ajusta la mensualidad al valor del plan nuevo. Confirma la política comercial de tu centro.

Reactivar un plan

Si la cancelacion fue por error:

1. Cambiar el filtro Estado plan a Cancelados.
2. Click en el boton verde con la flecha circular en la columna Acciones.
3. Confirmar.

La inscripcion vuelve a estado Activo y se limpia la fecha y el motivo de cancelacion. Las citas que se desvincularon o cancelaron no se restauran automaticamente — re-vincular manualmente desde el modal "Ver citas del plan" si corresponde.

Articulos relacionados

• Agenda — para agendar citas de plan
• Punto de venta — para inscribir pacientes en planes
• Comisiones — para configurar comisiones de plan
• Pacientes — ficha clinica y planes terapeuticos

Roles con acceso:

• Admin: Gestion completa (plantillas, inscripciones, seguimiento, comisiones de plan).
• Secretaria: Inscripcion de pacientes, consulta de planes activos y seguimiento mensual.