Rol: Secretaria

El rol de secretaria está orientado a la operación diaria del centro: recepción de pacientes, gestión de agenda, cobros y atención presencial.

¿Qué puedo hacer?

Panel de Recepción

Tu pantalla principal muestra todo lo que necesitas para el día:

• KPIs del día — Citas de hoy, próxima cita, pacientes en atención, pagos pendientes, citas por confirmar mañana.
• Deuda pendiente — Tarjeta "Pacientes con deuda por cobrar"; enlaza al reporte de cuentas por cobrar (particular, mensualidad y matrícula).
• Matrículas por renovar — Tarjeta con las matrículas por vencer o vencidas; enlaza al roster de renovación.
• Citas por recuperar por terapeuta — Panel con las sesiones de plan pendientes de recuperar, agrupadas por terapeuta, con enlace "Ver planes activos".
• Alertas inteligentes — Avisos automáticos como caja no abierta, citas vencidas sin atender, pagos próximos a vencer o pacientes inactivos.
• Agenda del día — Todas las citas con estado de pago y acciones rápidas (cobrar, ver ficha, llamar por WhatsApp).
• Tareas urgentes — Solicitudes de cambio de horario de pacientes del portal y otras acciones pendientes.

Ver módulo: Panel de recepción

Agenda

• Ver y gestionar la agenda completa del centro en vista día o semana.
• Crear citas — Hacer clic en un slot vacío o en "Nueva Cita" para agendar.
• Editar y mover citas — Cambiar hora, terapeuta o estado. Drag & drop disponible.
• Cancelar citas — Con registro del motivo de cancelación.
• Asignar becas — Aplicar o cambiar una beca (descuento o subvención) en una cita, al crearla o editarla. El terapeuta verá la beca en modo solo lectura.
• Bloquear horario — Botón "Bloquear horario" en la barra que abre el modal "Crear Bloqueo de Horario" con selector de terapeuta (el clic derecho sobre un slot sigue como atajo). Los bloqueos se ven tanto en vista día como en vista semana.
• Marcar contactado — Acción "Marcar contactado" en el detalle de la cita; deja el icono cian de teléfono en la tarjeta para saber que ya llamaste/escribiste al paciente.
• Citas online — Las citas por videollamada muestran el chip "Online / Zoom" en la tarjeta.
• Enviar confirmación por WhatsApp — Botón directo desde el detalle de la cita.
• Lista de espera — Botón directo en la agenda para acceder a la lista de espera.

Crear una cita

Al hacer clic en "Nueva Cita" se abre un formulario donde seleccionas paciente, terapeuta, servicio, fecha, hora y sala.

Ver módulo: Agenda

Citas (Reporte)

Vista tabular de todas las citas con filtros por fecha, sucursal, terapeuta, paciente y servicio. Permite cambiar el estado de cada cita directamente. También puedes seleccionar varias citas con las casillas y eliminarlas o cambiarles el estado en lote. Descarga en PDF y Excel.

Pacientes

• Crear y editar pacientes — Datos personales, RUT, contacto de emergencia, información médica.
• Buscar pacientes — Búsqueda por nombre (multi-palabra) o RUT.
• Ver ficha clínica — Acceso a notas, planes, documentos, anamnesis y resumen del paciente.
• Badge Plan/Particular — Cada paciente muestra si tiene un plan de atención activo.
• Descarga PDF/Excel — Exportar listado de pacientes con filtros.

Ver módulo: Pacientes

Lista de Espera

Gestiona pacientes que esperan disponibilidad para agendar:

• Agregar entradas con servicio, terapeuta y horarios preferidos.
• Notificar disponibilidad por WhatsApp o email cuando se libera un slot.
• Cambiar estado (En Espera → Ofrecido → Agendado).
• Descarga PDF/Excel — Exportar lista con filtros.

Planes Activos

Vista rápida de todos los pacientes con un plan de atención en curso:

• Sesiones usadas vs contratadas, fecha de inicio, vigencia.
• Filtros por sucursal, terapeuta o estado.
• Acceso directo a la ficha y al registro de pago del plan.

Guía paso a paso: Vender un plan y registrar el pago mensual — incluye diagramas de flujo para los dos escenarios.

Novedades (Mural interno)

Espacio compartido con el equipo del centro para traspaso de información entre turnos:

• Publicaciones con prioridad (normal/alta) y reacciones.
• Filtro por sucursal.
• Comentarios para coordinarse con administrador y otras secretarias.

Cobros y Caja

• Ventas — Registrar y revisar ventas del día, con tabs consolidado/detalle. Generar nueva venta desde el botón "Nueva Venta" (cita, plan, producto o garantía).
• Ventas pendientes — Cobrar mensualidades de planes ya generadas. Antes de pagar, se puede aplicar un descuento y asociarlo a un convenio activo, por ejemplo un cupón de Caja Los Andes.

• Cajas — Abrir caja al inicio del día (automática al registrar primer ingreso), registrar ingresos/retiros manuales y cerrar con cuadre de efectivo (esperado vs contado). Al cerrar el turno, si hay citas online por cobrar (sesiones Zoom próximas con pago pendiente), aparece un aviso recordándote cobrarlas por adelantado antes de cerrar.

Ver módulo: Punto de Venta | Ver módulo: Caja diaria

Pacientes Inactivos (Recall)

Identifica pacientes que no tienen citas recientes y permite recontactarlos por WhatsApp o email.

Captación y retención

En Pacientes → Captación y retención ves cuántos pacientes nuevos entraron cada mes y por dónde llegaron (terapias o tests), cuántos volvieron después de mucho tiempo y cuántos dejaron de venir. El bloque más útil para recepción es el embudo de admisión: de las fichas que se crearon, cuántas nunca llegaron a agendar y cuántas agendaron pero no asistieron. Esas son las personas a las que vale la pena llamar.

Si tienes sucursales asignadas, el reporte ya viene acotado a ellas.

Ver módulo: Captación y retención

Terapeutas

• Ver listado de terapeutas del centro.
• Ver horarios de cada terapeuta.
• Ver detalle de cada terapeuta.

Nota: No puedes editar los datos personales del terapeuta (nombre, RUT, especialidades). Eso es exclusivo del administrador.

Ver módulo: Terapeutas

Solicitudes de Cambio de Horario

• Recibir y gestionar solicitudes enviadas por pacientes/tutores desde el portal.
• Marcar como "Visto" (acusar recibo) o "Resuelto" (ya se gestionó el cambio).

Administración (según configuración de la empresa)

En muchos centros la secretaria tiene permisos operativos ampliados sobre la configuración. Dependiendo de cómo esté configurada tu empresa, podrás ver total o parcialmente:

• Sucursales — listado, horarios de atención.
• Feriados — calendario de la empresa (bloquea agenda en esos días).
• Servicios — catálogo de servicios con precio y duración.
• Convenios — listado de convenios con aseguradoras/empresas.
• Planes de Atención — plantillas de planes (paquetes de sesiones).

Nota: Si estos módulos no aparecen en tu menú, pídele a tu administrador que habilite los permisos correspondientes.

¿Qué NO puedo hacer?

• No puedo gestionar Productos del catálogo (crear/editar productos es exclusivo del administrador).
• No puedo gestionar comisiones ni ver reportes de comisiones a terapeutas.
• No puedo ver el panel del dueño con KPIs financieros globales y rentabilidad.
• No puedo crear ni editar terapeutas — solo ver su información y horarios.
• No puedo importar citas de forma masiva (lo hace el administrador).
• No puedo gestionar etiquetas de pacientes (solo Admin).
• No puedo leer notas clínicas privadas escritas por los terapeutas.

Tip: Si la alerta "Caja no abierta" aparece en tu panel, recuerda abrir caja antes de registrar el primer cobro del día. Los pagos se asocian automáticamente a la caja de la sucursal.

Roles con acceso: Secretaria

Próximo paso recomendado: si recién empiezas en Lexa, sigue la Guía de capacitación paso a paso.