Capacitación paso a paso para Secretaria

Plan de cinco días para que una secretaria nueva aprenda a operar Lexa con seguridad. Cada bloque indica qué aprender, una práctica concreta y un link al módulo correspondiente.

Metodología sugerida: si es posible, acompañar a una secretaria con experiencia los primeros dos días (shadowing). Desde el día 3 ya puede operar con supervisión. Durante el primer mes, revisar juntos cada viernes caja, cancelaciones y pagos pendientes para detectar errores temprano.

Día 1 — Fundamentos y primer contacto (2–3 horas)

Bloque 1: Acceso y orientación

• Iniciar sesión con el usuario personal (no compartir cuenta con otra persona).
• Recorrer el menú lateral: qué módulos ve y a qué lleva cada uno.
• Cambiar contraseña desde el perfil y activar modo oscuro si lo desea.
• Entender la sucursal asignada: todo lo que opere se filtra automáticamente por ahí.
• Leer: Primeros pasos y Sesión y seguridad.

Bloque 2: Panel de Recepción (la pantalla madre)

• KPIs del día: citas, próxima cita, en atención, pagos pendientes, por confirmar mañana.
• Alertas inteligentes: entender qué significa cada una (caja no abierta, citas vencidas, pagos por vencer, pacientes inactivos).
• Agenda del día con acciones rápidas (cobrar / ficha / WhatsApp).
• Práctica: leer el panel de hoy y explicar en voz alta qué urgencias hay.
• Referencia: Panel de Recepción.

Bloque 3: Agenda (solo lectura el primer día)

• Vista día vs vista semana; filtros por terapeuta y sala.
• Significado de colores por estado (Agendada, Confirmada, En atención, Atendida, Cancelada, No asistió, Reagendada).
• Cómo se ven bloqueos de terapeuta y días feriados.
• Práctica: en la agenda real del día, identificar qué cita ya pagó, cuál no, cuál está por empezar.

Día 2 — Pacientes y citas (flujo base)

Bloque 4: Pacientes

• Buscar por nombre (multi-palabra) o RUT.
• Crear paciente nuevo: obligatorios (nombre, teléfono, RUT), opcionales (email, contacto de emergencia, comuna).
• Formato RUT: no importa cómo lo escriba, Lexa lo normaliza automáticamente.
• Badge "Plan/Particular" y qué significa.
• Abrir ficha y entender las pestañas (resumen, notas, planes, documentos, anamnesis).
• Importante: puede ver información administrativa, pero no modifica las notas clínicas escritas por los terapeutas.
• Práctica: crear un paciente de prueba, buscarlo, editarlo, borrarlo.
• Referencia: Pacientes.

Bloque 5: Crear y gestionar citas

• Agendar haciendo clic en un slot vacío (flujo rápido).
• Agendar desde el botón "Nueva Cita" (flujo completo).
• Crear paciente nuevo desde dentro del formulario de cita (cuando alguien llama por teléfono por primera vez).
• Editar cita: cambiar terapeuta, sala u hora.
• Drag & drop: mover cita arrastrándola en la agenda.
• Cambiar estado: Confirmada, Cancelada (con motivo), No asistió.
• Enviar confirmación por WhatsApp desde el detalle de la cita.
• Práctica: agendar tres citas ficticias, mover una, cancelar otra con motivo registrado.
• Referencia: Agenda y Citas.

Día 3 — Dinero: caja, ventas, cobros

Bloque 6: Caja diaria (primero lo primero cada mañana)

• Abrir caja al llegar: monto inicial en efectivo.
• Registrar movimientos manuales (ingresos/retiros no asociados a una cita).
• Cerrar caja al final del día: contar efectivo, comparar con esperado, registrar diferencia.
• Qué pasa si no se abrió caja: los pagos quedan sin asociar → alerta en el panel.
• Práctica: abrir caja con $50.000, registrar un movimiento manual, cerrar con cuadre.

Bloque 7: Ventas y cobros

• Cobrar una sesión desde la cita (flujo más común).
• Cobrar un plan de atención (paquete de sesiones).
• Abonos parciales: cobrar la mitad ahora, el resto después.
• Métodos de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, Flow (online).
• Emitir boleta/factura electrónica al SII al cobrar.
• Anular un pago mal hecho (requiere motivo registrado).
• Práctica: cobrar una sesión de prueba en efectivo y anularla.
• Referencia: Pagos y Facturación electrónica.

Día 4 — Gestión proactiva y coordinación

Bloque 8: Lista de espera

• Agregar paciente a la lista (servicio, terapeuta preferido, horarios).
• Cuando se libera un slot: notificar por WhatsApp/email desde el botón.
• Cambiar estado: En Espera → Ofrecido → Agendado.
• Práctica: agregar una entrada y simular una notificación.

Bloque 9: Planes Activos

• Ver todos los pacientes con plan en curso.
• Revisar sesiones usadas vs contratadas.
• Detectar planes por vencer y coordinar renovación con el paciente.
• Práctica: identificar los 3 planes con más sesiones disponibles.

Bloque 10: Solicitudes desde el Portal del paciente

• Entender que los pacientes tienen su propio portal y pueden pedir cambios.
• Ver solicitudes de cambio de horario en el panel de recepción.
• Marcar "Visto" (acusé recibo) vs "Resuelto" (ya lo gestioné).
• Referencia: Portal paciente.

Bloque 11: Pacientes Inactivos (Recall)

• Entender qué es: pacientes sin cita hace X tiempo.
• Contactarlos por WhatsApp/email desde el listado.
• Filtros por terapeuta, rango de inactividad.
• Práctica: identificar 3 pacientes a recontactar esta semana.

Bloque 12: Novedades (Mural interno)

• Publicar aviso para el equipo (alta/normal).
• Comentar en publicaciones de otras secretarias o del administrador.
• Útil para traspaso de información entre turnos (casos especiales, pendientes, recordatorios).

Día 5 — Reportes y cierre de la semana

Bloque 13: Reporte de citas

• Filtros por fecha, sucursal, terapeuta, paciente, servicio, estado.
• Cambio de estado masivo desde el reporte.
• Export PDF y Excel.
• Modal de histórico del paciente (últimos 3 meses).

Bloque 14: Terapeutas (solo lectura)

• Ver listado y horarios de cada terapeuta.
• Consultar especialidades y servicios que ofrece cada uno.
• No puede: editar datos personales del terapeuta.
• Referencia: Terapeutas.

Bloque 15: Administración (si está habilitado para tu rol)

Dependiendo de cómo configuró tu administrador tus permisos, podés tener acceso a:

• Sucursales (ver configuración y horarios de atención)
• Feriados (calendario de la empresa)
• Servicios (catálogo con precio y duración)
• Convenios (aseguradoras / empresas)
• Planes de Atención (plantillas de paquetes de sesiones)

Si no ves alguno de estos módulos en tu menú, coordiná con tu administrador para que lo habilite.

Rutina diaria recomendada (para imprimir y pegar al lado de la pantalla)

Al llegar:

1. Abrir caja con monto inicial.
2. Revisar Panel de Recepción: alertas + citas de hoy.
3. Confirmar por WhatsApp las citas de la tarde.
4. Revisar solicitudes del portal del paciente.

Durante el día: 5. Cobrar al finalizar cada sesión. 6. Registrar asistencia o no-show. 7. Atender la lista de espera si hay cancelaciones. 8. Publicar en Novedades los casos que la otra secretaria deba saber.

Al cerrar: 9. Cerrar caja con cuadre (contado vs esperado). 10. Revisar citas de mañana y llamar a las que no confirmaron. 11. Dejar pendientes anotados para el turno siguiente (Novedades).

Errores comunes que anticipar

• Olvidar abrir caja → pagos quedan huérfanos y aparece alerta.
• Marcar "No asistió" cuando el paciente llegó tarde — en ese caso solo cambiar la hora.
• No registrar motivo de cancelación — queda información incompleta para reportes.
• Cobrar sin asociar a una cita — el cobro no aparece en el reporte de ingresos por servicio.
• Crear paciente duplicado por no buscar primero — siempre buscar por RUT antes de crear.

Recursos permanentes

• Wiki completa: buscador integrado dentro de Lexa (atajo / en cualquier página).
• Preguntas frecuentes: /wiki/guias/preguntas-frecuentes.
• Página del rol: /wiki/roles/secretaria.
• Soporte: contacto indicado por tu administrador.

Rol destinatario: Secretaria (y coordinadoras con permisos operativos ampliados).