Centro de Ayuda

Bienvenido al centro de ayuda de Lexa, el sistema de gestión integral para centros de terapia en Chile. Aquí encontrarás guías prácticas para aprovechar al máximo cada funcionalidad.

Consulta la guía del menú de navegación para recorrer las categorías y sus opciones.

¿Cuál es tu rol?

Selecciona tu rol para ver qué puedes hacer en Lexa:

App móvil

Lexa también funciona desde el teléfono. La app hace la parte del trabajo que no pasa frente a un escritorio, está incluida en tu plan y se entra con la misma cuenta.

• La app móvil de Lexa — qué hace, qué no hace y cómo se elige el perfil al entrar
• Instalar la app y entrar — dónde descargarla, con qué cuenta y qué hacer si no aparece ningún perfil
• Terapeuta en la app — su día, iniciar la atención, la nota clínica con dictado por voz y sus comisiones
• Apoderado y paciente en la app — próximas citas, confirmar o avisar, documentos publicados y estado de los pagos
• Coordinador en la app — cómo va hoy y qué viene mañana en el equipo que coordina
• Administrador en la app — ingresos del día, ocupación, alertas por gravedad, equipo, resultado del mes y caja
• Notificaciones en el teléfono — qué avisos llegan, por qué no llevan el nombre del paciente y cómo se activan
• Privacidad y datos — qué guarda el teléfono, cómo se corta una sesión perdida y qué pasa con el audio del dictado
• Preguntas frecuentes de la app

Módulos

Gestión de Citas

• Agenda — Vista diaria y semanal, drag & drop, bloqueos horarios, citas recurrentes, exportar PDF, acceso a lista de espera
• Citas (Reporte e importación) — Listado filtrable con estados, pagos e importación masiva desde Excel
• Check-in QR — Código QR en recepción para que pacientes confirmen su llegada desde el celular
• Lista de espera — Pacientes en espera con preferencias horarias, prioridad y notificaciones

Reportes

• Captación y retención — Cuántos pacientes nuevos entran cada mes, de qué canal vienen ("¿cómo nos conociste?"), si llegaron por terapias o por tests, cuántos vuelven y cuántos se van
• Pacientes inactivos (Recall) — Reporte de pacientes sin citas recientes, con envío de recordatorios por WhatsApp y email
• Pacientes sin pagador habitual — Pacientes con citas del año sin pagador registrado, para contactarlos por WhatsApp y completar el RUT de quien paga
• Cobros sin registrar — Pagos que la pasarela cobró y que no quedaron como boleta ni pago en Lexa, qué hacer en cada caso, y el aviso que evita el doble cobro
• Encuestas de satisfacción — Plantillas, envíos por hito, seguimiento de respuestas y reporte por terapeuta
• Informe de progreso — PDF con asistencia, objetivos y recomendaciones, enviable al tutor
• Inasistencias — Tasa de no-show y de cancelación del período, por terapeuta y por servicio
• Asistencia a planes — Sesiones usadas vs contratadas por paciente en sus planes activos, con el mes a mes
• Paquetes de evaluación vendidos — Qué packs se vendieron en el período, con el avance de sesiones y cuántos informes ya se entregaron
• Productividad de terapeutas — KPIs filtrables y detalle por terapeuta; las comisiones se calculan al marcar "Incluir comisiones"
• Fichas incompletas — Pacientes sin fecha de nacimiento, sexo o identificación, priorizando los que ya tienen cita agendada
• Pregunta a tus datos (IA) — El terapeuta pregunta en lenguaje natural ("¿cuántos pacientes atendí este mes?") y recibe la respuesta con un gráfico al instante

Pacientes

• Coordinación externa — Autorizar intercambios con colegios o profesionales externos, revisar documentos, registrar participantes y conservar versiones firmadas

• Pacientes — Crear, editar, buscar, etiquetar pacientes y gestionar documentos

• Frecuencia de asistencia — Cada cuánto viene cada paciente (semanal, quincenal, mensual), agendadas vs asistidas mes a mes, y el aviso cuando un ritmo se cortó

• Anamnesis digital — Formulario de ingreso digital con envío automático en la primera cita; ahorra tiempo de sesión clínica

• Notas clínicas — Notas BIRP, plantillas personalizadas, formularios dinámicos y autoguardado del borrador mientras escribes

• Documentos del paciente — Subir informes y adjuntar archivos a la ficha (también con la cámara del celular), con tipos, visibilidad por rol, conteo por tipo que deja ver lo que falta, y publicación al portal controlada por ti

• Derivaciones después de una evaluación — Registrar a qué terapia deriva el informe y que la secretaría lo gestione el mismo día de la devolución

• Continuidad post-evaluación — Cuántos pacientes evaluados siguieron en terapia, separando la fuga real de la derivación externa y del diagnóstico en curso

• Portal del paciente — Acceso para pacientes y tutores

• Evaluaciones psicológicas — Tests WISC-V, ADOS-2, ADI-R con scoring automático y PDF

• Paquetes de evaluación — Vender dos o más tests juntos a precio de pack: una serie de citas por instrumento, una sola boleta y el avance a la vista

Inteligencia Artificial

• Resumen clínico con IA — Resumen del historial del paciente para llegar preparado a la consulta (función en piloto)
• Notas por voz — Dicta la sesión y la IA la transforma en el texto de la nota clínica (función en piloto)

Equipo

• Terapeutas — Alta, horarios, sucursales, especialidades y secretarias

Finanzas

• Pagos, POS y caja — Punto de venta, caja diaria, facturas y convenios
• Conciliación bancaria — Importar cartola Santander y cruzar movimientos contra Payments con matching automático + cola manual
• Facturación electrónica — Boletas y facturas exentas ante el SII via SimpleFactura
• Facturación Lexa — Tu plan contratado, addons y facturas que Lexa te emite por la suscripción al SaaS
• Límites de tu plan — Qué incluye tu plan (pacientes, sucursales, usuarios, WhatsApp, correos, almacenamiento), cómo se cuenta y qué pasa al llegar al tope
• Gastos — Registro de gastos con categorías, proveedores, reembolsos a colaboradores y exportación PDF/Excel
• Cobro recurrente — Suscripciones automáticas via Flow.cl, Mercado Pago o Webpay
• Comisiones — Configurar y reportar comisiones por terapeuta
• Mis comisiones (terapeuta) — Cada terapeuta revisa sus propias comisiones del mes: bruto, bonos, descuentos, retención, líquido y qué sesiones no se pagan por falta de nota firmada
• Bonos y descuentos del mes — Sumar o restar montos manuales al cierre de un terapeuta; ambos entran a la base de retención
• Productos e Inventario — Control de stock por sucursal, categorías, movimientos, integrado con POS

Planes de Atención

• Planes de atención — Plantillas, inscripciones y seguimiento mensual
• Citas por recuperar — Vista cross-terapeuta (Admin/Secretaría) de las sesiones de plan pendientes de recuperar, con filtros por terapeuta y sucursal
• Matrículas por renovar — Roster de matrículas por vencer o vencidas, con vencimiento por aniversario del inicio del plan
• Contratos y firma de documentos — Generar, enviar y firmar el contrato del plan; estados y anular un contrato firmado
• Cobro recurrente (Suscripciones Flow) — Cobro automático mensual vía Flow, sincronización de planes y registro de tarjeta

Reserva Online

• Agenda online — Widget embebible, configuración, embed code, URL de retorno personalizada tras el pago y ejemplo WordPress
• API pública — Clave por integración para agendar desde tu propio sitio o sistema: catálogo, horas disponibles, búsqueda de paciente por RUT y creación de cita

Configuración

• Sucursales — Sucursales, salas, horarios de atención y link Google Maps
• Configuración — Servicios, feriados, plantillas de notas, WhatsApp, convenios, auto-cancelación y ajustes generales
• Plantillas de documentos — Define el contrato usado en la contratación de planes ("Usar en plataforma")

Dashboards

• Panel del dueño — KPIs financieros y operativos
• Panel de recepción — Alertas, agenda del día, tareas urgentes
• Panel del terapeuta — Sesiones, notas pendientes, próxima cita

Comunicación interna

• Novedades / Mural — Tablero interno Admin + Secretary con posts, reacciones, comentarios y adjuntos
• Tareas para secretaría — Pendientes accionables por sucursal con estados, vencimiento, audit log y card en el dashboard de recepción
• Lista de espera — Anotar a quien quedó sin cupo y que la agenda sugiera sola los candidatos cuando se libera un horario

Guías rápidas

• Prueba gratis de 14 días — Cómo registrarte, validar tu correo, qué incluye la prueba y sus límites
• Primeros pasos — Configuración inicial de tu centro
• Capacitación de Secretaria — Plan de 5 días para entrenar a una secretaria nueva, paso a paso
• Vender un plan y registrar el pago mensual — Diagramas de flujo paso a paso para secretarias
• Sincronizar con Google Calendar — Conecta tu agenda de Lexa con Google Calendar, Outlook o Apple Calendar
• Tutores y apoderados — Como dar acceso al portal a tutores de pacientes menores de edad
• Sesión y seguridad — Cuánto dura la sesión, cuándo se cierra, qué significa "Recordarme"
• Preguntas frecuentes — Respuestas a las dudas más comunes
• Pedir ayuda a soporte — El botón de ayuda, el chat con soporte y qué contarnos para que te respondamos rápido

¿No encuentras lo que buscas? Usa el botón Ayuda (abajo a la derecha, dentro de Lexa) para chatear con soporte, o escríbenos a contacto@lexaterapias.com.