Cobros sin registrar
Cuando un paciente paga por internet, el cobro y su registro son dos pasos distintos. La pasarela le cobra al paciente y después le avisa a Lexa, que recién ahí genera la boleta y el pago. Este reporte lista los casos en que ese aviso no terminó de completarse: la plata se cobró, pero en Lexa no quedó ni boleta ni pago.
| En esta página |
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| Para qué sirve · Dónde está · Por qué pasa · Los estados · Los botones · El aviso al cobrar · Cómo se calcula · Permisos |
Para qué sirve
Es la red de seguridad para que ninguna plata cobrada quede invisible.
La mayoría de estos casos se resuelven solos: Lexa reintenta cada hora durante 72 horas. El reporte existe para los que no, y sobre todo para un caso que no aparece en ninguna otra pantalla: un enlace de pago sin cita asociada. El resto de los informes parten de la cita, así que un cobro sin cita ni boleta no figuraba en ningún lado.
Dónde está
Reportes → Cobros sin registrar en el menú lateral. Cuando hay filas pendientes, el menú muestra un número rojo con cuántos cobros esperan y por cuánta plata. Cuando llega a cero, está todo cuadrado.
Por qué pasa
El pago del paciente se completa, pero el registro en Lexa no. Las causas reales:
| Causa | Qué ocurrió |
|---|---|
| La cita se anuló | Entre que la persona abrió el pago y que pagó, alguien canceló la cita. |
| La boleta se anuló o quedó en $0 | El enlace apuntaba a una boleta que después se anuló. |
| Ya estaba cobrada por otra vía | Alguien registró ese cobro en caja, o se concilió del banco, antes de que llegara la confirmación. |
| La confirmación llegó tarde | Con medios de liquidación diferida (Mach, transferencia vía Servipag) la pasarela puede confirmar horas o días después, cuando la ventana en vivo ya cerró. |
| Falta el medio de pago | La empresa no tiene configurado el medio de pago de la pasarela, así que no hay dónde asentar el cobro. |
Cada intento fallido queda registrado con su motivo, así que si una fila no se explica, soporte puede decir exactamente por qué falló.
Los estados
La columna Estado no es decorativa: dice qué hacer con esa fila.
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Recuperable | Lexa lo va a intentar sola dentro de la próxima hora. | Esperar. |
| Recién cobrado | Se está procesando en este momento; puede haber una confirmación en vuelo. | No tocar nada por unos minutos. Reprocesar acá compite con el proceso que ya está corriendo. |
| Fuera de plazo | Pasaron las 72 horas de reintento automático. Nadie la va a levantar sola. | Esta necesita a una persona. |
| Ya cobrada a mano | El cobro ya quedó registrado —normalmente porque alguien lo cobró en caja—, pero atribuido al medio de pago equivocado. | Corregir el medio de pago. No falta plata. |
Los botones
⟳ Reprocesar — le pide a Lexa que lo intente de nuevo. Si funciona, la boleta y el pago se crean solos y la fila desaparece. Es seguro presionarlo: no le cobra otra vez al paciente ni duplica nada. Aparece deshabilitado cuando no puede progresar (recién cobrado, o boleta ya saldada).
⇄ Corregir el medio de pago — solo aparece en las filas Ya cobrada a mano. Anula el pago que está cargado en caja y vuelve a asentar el cobro como pasarela, con su número de operación. No mueve plata, pero sí cambia el arqueo del día en que se cobró, así que pide confirmación.
☑ Marcar como resuelta — sácala del listado dejando anotado qué hiciste y quién eres. Úsala cuando ya registraste el cobro por fuera y verificaste que está todo bien.
⚠️ Antes de marcar algo como resuelto, confirma que el pago esté efectivamente registrado. Marcarlo por error hace que Lexa deje de intentarlo y que la fila desaparezca del listado. Solo un administrador puede devolverla, desde el listado de resueltas.
El aviso al cobrar
Este es el complemento del reporte, y evita el problema antes de que ocurra.
Si vas a cobrar una cita en el punto de venta y esa cita tiene un cobro de pasarela dando vueltas, Lexa te detiene y te muestra el detalle: qué pasarela, cuánto y cuándo. Distingue dos situaciones:
- "Ya se cobró y no quedó registrado" — si cobras ahora, el paciente puede quedar pagando dos veces.
- "Hay un pago en curso" — el paciente puede estar pagando en este mismo momento.
El aviso no te bloquea: puedes cobrar igual, porque a veces el pago online falló de verdad y cobrar es lo correcto. Quien sabe cuál de las dos es, eres tú, no Lexa. Lo que el sistema garantiza es que la decisión sea informada.
Las citas con un cobro vivo también quedan marcadas en el buscador de citas del punto de venta, para que el aviso llegue mientras eliges y no recién al presionar cobrar.
Cómo se calcula
Una transacción entra al listado cuando cumple todo esto:
- La pasarela la reporta pagada.
- No existe un pago vigente que la lleve (se busca por el número de operación de la pasarela).
- No es una reversa deliberada: nadie anuló ni dio de baja el pago asociado.
- La boleta ligada no está anulada — una boleta anulada es una decisión del operador, no plata que falte registrar.
- No está marcada como resuelta a mano.
Los cobros sin cita ni boleta se ordenan primero: son los únicos que no aparecen en ninguna otra pantalla.
El número del menú usa exactamente el mismo criterio que la tabla, así que el badge y el listado nunca discrepan.
Permisos
Ven el reporte Administradores y Secretarias. Una secretaria con sucursales restringidas solo ve los cobros de sus sucursales, tanto en el listado como en el número del menú.
Deshacer una marca de resuelta es solo para Administradores.