Lista de espera

Cuando una familia quiere hora y no hay cupo, esa conversacion suele terminar en un papel, un WhatsApp o la memoria de quien atendio el telefono. Semanas despues se libera un horario y nadie recuerda quien lo estaba esperando.

La lista de espera guarda esa intencion con lo unico que importa para poder usarla: que servicio necesita y en que dias y horas puede venir. Con eso, cuando un cupo queda libre, Lexa te dice sola quien calza.

Anotar a alguien

Entra a Lista de Espera en el menu lateral y presiona Agregar paciente en espera.

1. Paciente: busca por nombre. Tiene que existir como paciente del centro.
2. Servicio: cual necesita. Es obligatorio, porque es lo que despues permite ofrecerle el cupo correcto.
3. Terapeuta preferido y Sucursal preferida: opcionales. Si los dejas en Sin preferencia, la persona calza con cualquier terapeuta o sucursal, que es lo que mas rapido consigue hora.
4. Prioridad: de Urgente a Muy Baja. Ver La prioridad.
5. Preferencias de horario: al menos una. Ver abajo.

Las preferencias de horario

Es la parte que hace que todo lo demas funcione. Cada fila es un dia de la semana y un rango de horas: "martes de 9 a 13". Puedes agregar tantas como necesites con Agregar horario.

Piensa en el rango como la ventana en la que la familia puede venir, no como la duracion de la sesion. Una mama que solo puede en las mañanas de lunes y miercoles pone dos filas de 08:00 a 13:00, no una fila por cada hora posible.

Mientras mas ancha la ventana, mas cupos le van a calzar. Una persona anotada solo para "viernes de 15:00 a 16:00" puede pasar meses sin aparecer en ninguna sugerencia.

Las horas son hora del centro, la misma que ves en la agenda.

La prioridad

Ordena la lista cuando varias personas calzan con el mismo cupo: primero las mas urgentes y, dentro de la misma prioridad, quien se anoto antes.

Candidatos en la agenda

Esto es lo que evita tener que abrir la lista y buscar a mano. Lexa te muestra los candidatos en la agenda, en el momento en que aparece el cupo. Hay dos situaciones.

flowchart TD
    A["Pinchas un espacio libre<br/>en la grilla"] --> C{"Quien de la lista<br/>calza con ese dia y hora?"}
    B["Cancelas una cita<br/>y el cupo queda libre"] --> C
    C -->|"nadie"| D["No aparece nada.<br/>Segui con lo tuyo"]
    C -->|"uno o mas"| E["Panel con los candidatos,<br/>ordenados por prioridad"]
    E --> F["Ofrecer"]
    E --> G["WhatsApp"]

Al agendar una cita nueva. Cuando pinchas un espacio libre de la grilla se abre el formulario de cita, y debajo aparece la lista de quienes esperan ese horario. Es el recordatorio en el lugar exacto donde estas por darle la hora a otra persona.

Al cancelar una cita. Apenas confirmas la cancelacion, Lexa abre Cupo liberado con quienes calzan con el horario que se acaba de desocupar.

En los dos casos, si no calza nadie no aparece nada. El panel no interrumpe ni te obliga a cerrarlo.

Para que alguien aparezca tienen que darse las tres cosas: estar En espera, tener una preferencia horaria que contenga ese dia y esa hora, y no tener una preferencia de terapeuta o sucursal que choque con el cupo. Quien no tiene preferencia de terapeuta calza con todos.

Ofrecer un cupo

El boton Ofrecer hace dos cosas:

1. Marca a la persona como Ofrecido, con la fecha. Deja de aparecer en las sugerencias de otros cupos, para que no le ofrezcan el mismo horario dos veces desde dos pantallas distintas.
2. Le manda el correo de aviso, si tiene email registrado.

Si el paciente no tiene email, la persona igual queda marcada como Ofrecido y Lexa te avisa que el correo no salio. En ese caso usa el boton WhatsApp, que abre el chat con el mensaje ya escrito.

Ofrecer no agenda la cita. Es el aviso de que hay un cupo disponible; la hora se agenda cuando la familia confirma, como cualquier otra.

Solo Admin y Secretaria pueden ofrecer cupos. Los terapeutas no ven este panel.

Los estados

Los estados no cambian solos con el paso del tiempo. Si alguien lleva meses en Ofrecido sin respuesta, marcalo como Expirado desde el menu de la fila para que la lista siga reflejando la realidad.

La pantalla del modulo

En Lista de Espera ves a todos, con filtros por estado, servicio, terapeuta, sucursal y busqueda por nombre. Cada fila tiene un menu con Notificar WhatsApp, Enviar Email, marcar Agendado o Expirado, Cancelar, Editar y Eliminar.

La lista se puede exportar a Excel y PDF.

Configuracion necesaria

Los mensajes de aviso se editan en Configuracion: hay una plantilla para el correo y otra para el WhatsApp, y son propias de tu centro. Si no las tocas, Lexa usa un texto por defecto.

Ambas aceptan estas variables:

Una variable mal escrita no se reemplaza: le llega literal al paciente. Revisa la plantilla despues de editarla.

Preguntas frecuentes

Anote a alguien y nunca aparece en las sugerencias. Casi siempre es la ventana horaria: revisa que el rango contenga de verdad las horas en que tu centro tiene cupos libres. Lo segundo mas comun es una preferencia de terapeuta que casi nunca tiene espacio. Lo tercero, que la entrada ya no este En espera.

Puedo anotar a alguien que no es paciente todavia? No. Primero creala como paciente y despues anotala.

Que pasa si la sucursal preferida se archiva? La entrada la conserva y el formulario te la muestra marcada como (archivada), para que no se pierda el dato sin que nadie se entere. Podes cambiarla cuando quieras.

Ofrecer le avisa al terapeuta? No. El aviso es para la familia. La cita, cuando se agende, sigue el flujo normal de notificaciones.

Se puede volver atras un Ofrecido? Podes editar la entrada y dejarla otra vez en el estado que corresponda desde el menu de la fila.

Articulos relacionados

• Agenda — Donde aparecen los candidatos y como se cancela una cita
• Configuracion — Plantillas del correo y del WhatsApp
• Pacientes — Crear al paciente antes de anotarlo
• Derivaciones — Cuando la espera nace de una evaluacion