Conciliación bancaria

Lexa permite importar la cartola de tu cuenta corriente y cruzar automáticamente cada movimiento contra los pagos registrados en el sistema, para responder con certeza la pregunta: "¿qué de lo que cobré en Lexa efectivamente llegó al banco?"

Cómo funciona

El flujo completo:

1. Cobro: secretaria registra un Payment en Lexa (cobro de cita, plan, etc.) — puede capturar nombre y RUT del pagador cuando el método es Transferencia.
2. Banco: el cliente transfiere a la cuenta de la empresa. El banco genera la cartola mensual.
3. Importar: secretaria sube el archivo .xlsx de la cartola en Lexa.
4. Match automático: el sistema cruza cada movimiento contra los Payments del período y asocia los que coinciden con alta confianza.
5. Cola manual: lo que no logró matchear queda en una cola para revisión rápida. Cada asociación manual aprende el RUT del pagador habitual para meses siguientes.
6. Resultado: porcentaje de conciliación visible en el detalle de la cartola.

Bancos soportados

Por ahora Santander Chile (Office Banking → Cartolas históricas Cta.Cte → exportar como Excel).

Si tu banco es otro, contáctanos para evaluar el agregado del parser.

Importar una cartola

1. Admin → Finanzas → Cartolas bancarias.
2. Primera vez: tab Cuentas → "Agregar cuenta bancaria" con banco, número de cuenta y nombre para mostrar.
3. Tab Cartolas → "Importar cartola" → selecciona la cuenta y sube el .xlsx.
4. El sistema detecta automáticamente: cuenta, período, saldos inicial/final, totales de abonos y cargos, y cada movimiento individual.
5. Si la cartola ya fue importada (hash SHA-256 idéntico), Lexa la rechaza para evitar duplicados.

Una vez importada, el matching automático corre inmediatamente.

El matching automático

Cada movimiento de abono (no-pasarela) recibe un score entre 0 y 105. Si alcanza ≥80 se asocia automáticamente; si no, queda en la cola manual.

Cómo se calcula el score

Ejemplos

• Paciente adulto que paga: RUT(50) + monto(30) + fecha(15) + apellido(10) = 105 ✓ auto
• Pediátrico, mamá ya registrada como Pagadora Habitual: RUT alias(50) + monto(30) + fecha(15) = 95 ✓ auto
• Pediátrico, primera vez (cold-start): monto(30) + fecha(15) + apellido del niño en PayerName(10) = 55 ✗ cola manual
• Con Payment.PayerName "Elena Daisy" capturado: monto(30) + fecha(15) + PayerName(30) = 75 ✗ cola manual (aún bajo 80)
• Con Payment.PayerRut capturado: RUT(50) + monto(30) + fecha(15) + PayerName(30) = 125 → cap 105 ✓ auto

Cola manual de conciliación

En el detalle de cartola, la pestaña Por conciliar muestra todos los abonos pendientes de match. Para cada uno:

• Asociar a un pago existente (botón link 🔗): abre un buscador de Payments candidatos ordenados por score. Buscas por nombre/RUT del paciente.
• Crear pago nuevo (botón ➕): si el cobro no estaba registrado en Lexa, este atajo crea el Payment + lo asocia en una sola pasada. Ver Crear pago desde tx.
• Dividir (botón 🔀): cuando una sola transferencia paga varias cosas (ej. el plan + dos sesiones particulares), la repartís entre varios pagos que sumen el monto total. Ver Dividir una transferencia.
• Ignorar (botón 👁): marca la tx como ignorada (transferencia interna, devolución a proveedor, etc.).

Al asociar manualmente: si el RUT de la transferencia es distinto al RUT del paciente (caso típico de niños), Lexa pregunta si guardar ese RUT como Pagador Habitual del paciente — checkbox pre-marcado por defecto. Aceptar significa que el próximo mes la transferencia de la misma persona se matchea sola.

Capturar datos del pagador

Cuando registras un pago en Finanzas → Ventas y el método incluye Transferencia, el modal "Cobrar al cliente" trae una sección 3 "Datos del pagador (opcional)" con dos campos:

• Nombre del pagador: como aparece en el comprobante (ej. "Elena Daisy Fuenzalida")
• RUT del pagador: solo si lo conoces (los comprobantes Santander/Falabella no lo traen)

Llenar al menos el nombre es lo más impactante: aporta +30 al score cuando coincide con la transferencia bancaria.

Pagadores habituales (PatientPayer)

En la ficha de cada paciente (Pacientes → Editar) hay una sección "Pagadores habituales" con la lista de RUTs registrados como apoderados pagadores de ese paciente. Puedes:

• Marcar uno como principal (visual, no afecta el matching)
• Agregar manualmente un (RUT, nombre)
• Eliminar un pagador

Esta lista se auto-pobla sin que tengas que hacer nada: cada vez que un RUT de pagador distinto al del paciente entra al sistema, Lexa lo guarda como alias. Lo normal es que la llenes sin querer, simplemente cobrando y conciliando.

De dónde salió cada pagador

Cada pagador habitual muestra un badge con su origen, para que sepas de dónde vino sin adivinar:

Los RUTs se deduplican (normalizados, ignorando puntos y guión) y el nombre se compara sin tildes, así que no se acumulan aliases repetidos. El aprendizaje es best-effort: si algo falla al guardar el alias, la venta o la conciliación se completa igual.

Crear pago desde la transferencia

Cuando una transferencia entra a la cola manual y el cobro no estaba registrado en Lexa, el botón ➕ "Crear pago" abre un modal con:

• Buscador de paciente por nombre, apellido o RUT
• Preview: monto y fecha del banco, método Transferencia
• Checkbox de "guardar pagador habitual"
• Confirmar → crea un Payment sin Appointment ni Invoice (pago "flotante" que el dueño/Admin puede luego asociar a una venta) y lo vincula a la transacción

Útil para casos donde el comprobante llegó al WhatsApp pero la secretaria no alcanzó a registrar el cobro.

Dividir una transferencia en varios pagos

A veces un solo abono cubre varios conceptos. El caso típico: la mamá de un paciente transfiere de una vez el plan mensual ($170.000) más dos sesiones particulares que hará en el mes. En el banco eso aparece como una única transferencia, pero en Lexa corresponde a varios pagos distintos. Para eso está el botón 🔀 "Dividir".

Cómo se usa

1. En Por conciliar, en la fila de la transferencia, hacé clic en 🔀 Dividir.
2. Se abre el modal "Dividir transferencia" con un contador en vivo arriba: Asignado / Restante. Empieza en rojo y se pone verde cuando el restante llega a $0.
3. Cada fila es un pago. Para cada una elegís:
   • Pago existente: buscás un pago ya registrado en Lexa (por nombre o RUT del paciente). El monto queda fijo en el monto de ese pago (un pago existente se concilia por su total).
   • Crear pago nuevo: buscás el paciente y Lexa crea el pago con el monto que indiques (útil para las sesiones que aún no estaban cobradas, ej. las de julio).
4. Con "Agregar pago" sumás filas. La suma de los montos debe igualar exactamente el total de la transferencia; recién ahí se habilita Guardar división.
5. Al guardar: se crean los pagos nuevos, se vinculan todos a la transferencia, y la fila pasa a conciliada mostrando "Dividida en N pagos" con el detalle por paciente.

Ejemplo

Transferencia de $230.000 de la mamá:

Cosas a tener en cuenta

• La suma tiene que ser exacta. Si la mamá abonó de más, agregá una fila (crear pago) por el excedente como saldo a favor, para que cuadre.
• Un pago existente se asigna por su monto completo: no podés asignarle una parte.
• Si te equivocaste, Desvincular la transferencia deshace la división: borra las asignaciones y elimina los pagos que la propia división creó (los pagos que ya existían no se tocan).
• Cada fila también puede aprender el pagador habitual del paciente, igual que en la asociación simple.

Permisos

El módulo entero está restringido a rol Admin. La secretaria ve los datos a través del modal de cobro (sección 3 de pagador), pero no accede al detalle de cartolas.

Datos NO conciliados (PR3+)

Por diseño, no se intentan matchear automáticamente:

• Movimientos de cargo (egresos)
• Transferencias agregadas de pasarelas de pago (SumUp, Flow, Servipag, Transbank…) — necesitan el settlement report del proveedor para asociarse 1-a-1

Ambos quedan visibles en pestañas dedicadas para inspección.

Tip operacional: el primer mes es duro (cold-start). Reservá una hora una tarde tranquila para hacer la primera ronda de matches manuales. A partir del segundo mes los PatientPayer ya están aprendidos y el matching automático sube fuertemente.