Conciliación bancaria

Lexa permite importar la cartola de tu cuenta corriente y cruzar automáticamente cada movimiento contra los pagos registrados en el sistema, para responder con certeza la pregunta: "¿qué de lo que cobré en Lexa efectivamente llegó al banco?"

Cómo funciona

El flujo completo:

1. Cobro: secretaria registra un Payment en Lexa (cobro de cita, plan, etc.) — puede capturar nombre y RUT del pagador cuando el método es Transferencia.
2. Banco: el cliente transfiere a la cuenta de la empresa. El banco genera la cartola mensual.
3. Importar: secretaria sube el archivo .xlsx de la cartola en Lexa.
4. Match automático: el sistema cruza cada movimiento contra los Payments del período y asocia los que coinciden con alta confianza.
5. Cola manual: lo que no logró matchear queda en una cola para revisión rápida. Cada asociación manual aprende el RUT del pagador habitual para meses siguientes.
6. Resultado: porcentaje de conciliación visible en el detalle de la cartola.

Bancos y fuentes soportadas

Cada fuente se asocia a una cuenta en Lexa: el parser se elige según el banco de la cuenta (una cuenta "Flow" procesa el CSV; una "Santander", el xlsx).

Si tu banco es otro, contáctanos para evaluar el agregado del parser.

Importar una cartola

1. Admin → Finanzas → Cartolas bancarias.
2. Primera vez: tab Cuentas → "Agregar cuenta bancaria" con banco, número de cuenta y nombre para mostrar.
3. Tab Cartolas → "Importar cartola" → selecciona la cuenta y sube el .xlsx.
4. El sistema detecta automáticamente: cuenta, período, saldos inicial/final, totales de abonos y cargos, y cada movimiento individual.
5. Si subes exactamente el mismo archivo dos veces, Lexa lo rechaza (compara el hash SHA-256).

Una vez importada, el matching automático corre inmediatamente.

Conciliar durante el mes (cartola provisoria)

No hace falta esperar al cierre de mes. El banco publica una cartola provisoria del mes en curso que puedes descargar cuando quieras, y Lexa la acepta igual que la histórica.

Lo importante: puedes subir la misma cartola muchas veces. Si la bajas todos los lunes, cada archivo trae los movimientos de las semanas anteriores más los nuevos, y Lexa solo agrega los que faltan. No se duplica nada.

Lexa reconoce que es la misma cartola por su número (el que dice "Número cartola: 59" en el encabezado): la de agosto es la 59 desde el primer día hasta que el mes cierra. Cuando agosto cierre y bajes la histórica, va a llegar con ese mismo número — Lexa entiende que es la versión final del mismo documento y tampoco duplica.

Lo que ya conciliaste no se toca. Los movimientos que calzaste a mano durante la semana —con su pago asignado, sus divisiones y sus notas— quedan exactamente como estaban. Es justamente la razón por la que Lexa agrega en vez de reemplazar la cartola.

Al terminar, el mensaje te dice qué pasó: "Cartola actualizada: 12 movimientos nuevos, 102 que ya estaban". Fíjate en el primer número — es lo que realmente entró.

Si aparece un aviso de movimientos faltantes ("N movimientos que ya teníamos no vienen en este archivo"), significa que el banco reformuló o quitó algo respecto de la descarga anterior. Lexa no los borra, porque pueden estar conciliados. Revísalos en el detalle de la cartola.

Los saldos y el período de la cabecera sí se actualizan con cada carga, porque en la provisoria van cambiando a medida que avanza el mes.

El matching automático

Cada movimiento de abono (no-pasarela) recibe un score entre 0 y 105. Si alcanza ≥80 se asocia automáticamente; si no, queda en la cola manual.

Cómo se calcula el score

Ejemplos

• Paciente adulto que paga: RUT(50) + monto(30) + fecha(15) + apellido(10) = 105 ✓ auto
• Pediátrico, mamá ya registrada como Pagadora Habitual: RUT alias(50) + monto(30) + fecha(15) = 95 ✓ auto
• Pediátrico, primera vez (cold-start): monto(30) + fecha(15) + apellido del niño en PayerName(10) = 55 ✗ cola manual
• Con Payment.PayerName "Elena Daisy" capturado: monto(30) + fecha(15) + PayerName(30) = 75 ✗ cola manual (aún bajo 80)
• Con Payment.PayerRut capturado: RUT(50) + monto(30) + fecha(15) + PayerName(30) = 125 → cap 105 ✓ auto

Cola manual de conciliación

En el detalle de cartola, la pestaña Por conciliar muestra todos los abonos pendientes de match. Para cada uno:

• Asociar a un pago existente (botón link 🔗): abre un buscador de Payments candidatos ordenados por score. Buscas por nombre/RUT del paciente.
• Crear pago nuevo (botón ➕): si el cobro no estaba registrado en Lexa, este atajo crea el Payment + lo asocia en una sola pasada. Ver Crear pago desde tx.
• Dividir (botón 🔀): cuando una sola transferencia paga varias cosas (ej. el plan + dos sesiones particulares), la repartís entre varios pagos que sumen el monto total. Ver Dividir una transferencia.
• Ignorar (botón 👁): marca la tx como ignorada (transferencia interna, devolución a proveedor, etc.).

Al asociar manualmente: si el RUT de la transferencia es distinto al RUT del paciente (caso típico de niños), Lexa pregunta si guardar ese RUT como Pagador Habitual del paciente — checkbox pre-marcado por defecto. Aceptar significa que el próximo mes la transferencia de la misma persona se matchea sola.

Capturar datos del pagador

Cuando registras un pago en Finanzas → Ventas y el método incluye Transferencia, el modal "Cobrar al cliente" trae una sección 3 "Datos del pagador (opcional)" con dos campos:

• Nombre del pagador: como aparece en el comprobante (ej. "Elena Daisy Fuenzalida")
• RUT del pagador: solo si lo conoces (los comprobantes Santander/Falabella no lo traen)

Llenar al menos el nombre es lo más impactante: aporta +30 al score cuando coincide con la transferencia bancaria.

Arriba de los campos aparecen los pagadores habituales del paciente como botones, más "el paciente" y "otro pagador". Si el paciente tiene un solo pagador habitual registrado, ese viene ya seleccionado: es lo que pasa casi siempre y dejarlo sin marcar hacía que el dato se perdiera. Si tiene varios, no se preselecciona ninguno — ahí hay que elegir, porque el sistema no puede adivinar cuál de los dos transfirió. Siempre se puede cambiar antes de confirmar el cobro.

Cobertura de pagador: el reporte de seguimiento

Finanzas → Cobertura de pagador (solo Admin) responde una pregunta: ¿recepción está anotando quién transfirió? Es el termómetro del dato que hace que la cartola calce sola.

La tabla muestra, mes a mes:

Cada encabezado tiene un ícono de ayuda con la misma explicación, para no tener que volver acá.

Ver detalle abre dos paneles del mes elegido:

• Por usuario — el mismo % por persona que registró el cobro. Sirve para saber a quién acompañar.
• Transferencias sin dato de pagador — la lista de trabajo pendiente, con fecha, paciente, monto, sucursal y quién la registró.

Dos detalles de esa lista que evitan confusiones:

• Una transferencia que pagó varias boletas sale en una sola fila, con el total y un badge "N boletas". Antes salía repetida una vez por boleta y parecía un error de datos.
• La columna Pagador habitual muestra el pagador que ya está en la ficha del paciente. Si aparece, el dato existe: nadie lo eligió al cobrar. Es la pista para completarlo rápido — y explica por qué un paciente "que sí tiene pagador" igual aparece en la lista: son dos campos distintos, el de la ficha y el del pago.

Pagadores habituales (PatientPayer)

En la ficha de cada paciente (Pacientes → Editar) hay una sección "Pagadores habituales" con la lista de RUTs registrados como apoderados pagadores de ese paciente. Puedes:

• Marcar uno como principal (visual, no afecta el matching)
• Agregar manualmente un (RUT, nombre)
• Eliminar un pagador

Esta lista se auto-pobla sin que tengas que hacer nada: cada vez que un RUT de pagador distinto al del paciente entra al sistema, Lexa lo guarda como alias. Lo normal es que la llenes sin querer, simplemente cobrando y conciliando.

De dónde salió cada pagador

Cada pagador habitual muestra un badge con su origen, para que sepas de dónde vino sin adivinar:

Los RUTs se deduplican (normalizados, ignorando puntos y guión) y el nombre se compara sin tildes, así que no se acumulan aliases repetidos. El aprendizaje es best-effort: si algo falla al guardar el alias, la venta o la conciliación se completa igual.

Crear pago desde la transferencia

Cuando una transferencia entra a la cola manual y el cobro no estaba registrado en Lexa, el botón ➕ "Crear pago" abre un modal con:

• Buscador de paciente por nombre, apellido o RUT
• Preview: monto y fecha del banco, método Transferencia
• Checkbox de "guardar pagador habitual"
• Confirmar → crea un Payment sin Appointment ni Invoice (pago "flotante" que el dueño/Admin puede luego asociar a una venta) y lo vincula a la transacción

Útil para casos donde el comprobante llegó al WhatsApp pero la secretaria no alcanzó a registrar el cobro.

Dividir una transferencia en varios pagos

A veces un solo abono cubre varios conceptos. El caso típico: la mamá de un paciente transfiere de una vez el plan mensual ($170.000) más dos sesiones particulares que hará en el mes. En el banco eso aparece como una única transferencia, pero en Lexa corresponde a varios pagos distintos. Para eso está el botón 🔀 "Dividir".

Cómo se usa

1. En Por conciliar, en la fila de la transferencia, hacé clic en 🔀 Dividir.
2. Se abre el modal "Dividir transferencia" con un contador en vivo arriba: Asignado / Restante. Empieza en rojo y se pone verde cuando el restante llega a $0.
3. Cada fila es un pago. Para cada una elegís:
   • Pago existente: buscás un pago ya registrado en Lexa (por nombre o RUT del paciente). El monto queda fijo en el monto de ese pago (un pago existente se concilia por su total).
   • Crear pago nuevo: buscás el paciente y Lexa crea el pago con el monto que indiques (útil para las sesiones que aún no estaban cobradas, ej. las de julio).
4. Con "Agregar pago" sumás filas. La suma de los montos debe igualar exactamente el total de la transferencia; recién ahí se habilita Guardar división.
5. Al guardar: se crean los pagos nuevos, se vinculan todos a la transferencia, y la fila pasa a conciliada mostrando "Dividida en N pagos" con el detalle por paciente.

Ejemplo

Transferencia de $230.000 de la mamá:

Cosas a tener en cuenta

• La suma tiene que ser exacta. Si la mamá abonó de más, agregá una fila (crear pago) por el excedente como saldo a favor, para que cuadre.
• Un pago existente se asigna por su monto completo: no podés asignarle una parte.
• Si te equivocaste, Desvincular la transferencia deshace la división: borra las asignaciones y elimina los pagos que la propia división creó (los pagos que ya existían no se tocan).
• Cada fila también puede aprender el pagador habitual del paciente, igual que en la asociación simple.

Conciliar pagos de pasarela (Flow)

Los pagos de reserva online (citas, tests, terapias que el apoderado paga por internet) se cobran a través de Flow. En el banco, Flow no deposita cada pago por separado: junta el día y transfiere un solo abono consolidado (que Lexa marca como "pasarela" y no intenta matchear 1-a-1). El problema: esos pagos individuales nunca calzaban contra el banco.

La importación del CSV de Flow resuelve exactamente eso. Cada fila del CSV es un pago individual y trae algo que la cartola bancaria no tiene: el email del pagador ("Pagada por"). Ese email calza directo contra el email del paciente, así que la conciliación es muy precisa aunque el pago no traiga RUT.

Cómo se usa

1. Una sola vez: tab Cuentas → agrega una cuenta con banco "Flow" (el número de cuenta puede ser tu ID de comercio Flow o simplemente "FLOW").
2. En el panel de Flow, exporta el listado de ventas del período (.csv).
3. Tab Cartolas → "Importar cartola" → elige la cuenta Flow y sube el .csv.
4. El matching corre en dos niveles:
   • Match exacto (preferido): el N° de orden de Flow (columna "# Orden") identifica el pago exacto en el sistema (Lexa ya lo registró al confirmarse la reserva online), así que se concilia contra el paciente exacto — sin ambigüedad.
   • Fallback por email: si no hay match exacto (datos antiguos), usa el email del pagador: email(+50) + monto(+30) + fecha(+15) = 95 → auto-match. Lo que no calza queda en la cola manual como siempre.

A tener en cuenta

• El email se compara ignorando mayúsculas/espacios. Si el paciente no tiene email cargado en su ficha, ese pago caerá a la cola manual (asócialo a mano y quedará resuelto).
• Hermanos que comparten email: se resuelven por el N° de orden de Flow (match exacto), que apunta al paciente correcto aunque el email sea el mismo. Solo si faltara el N° de orden y empataran por email/monto, quedarían en cola manual (con desempate determinista por fecha más cercana).
• Filas de prueba tipo "Orientación gratuita" por $500/$1.000 se importan igual pero normalmente no calzan con ningún pago; puedes ignorarlas.
• Si el archivo trae filas con formato no reconocido (fecha/monto ilegible), se omiten y el mensaje de importación te avisa cuántas (para que cuadres contra el panel de Flow).
• El depósito consolidado de Flow sigue apareciendo en la cartola bancaria como un abono de pasarela (no se matchea): el CSV reconstruye el detalle que hay detrás de ese depósito.

Conciliar cargos contra gastos

Los cargos (egresos) de la cartola se concilian contra los gastos registrados en Finanzas → Gastos, del mismo modo que los abonos se cruzan contra los pagos. Así respondés la contraparte de la pregunta anterior: "¿qué de lo que salió del banco está registrado como gasto?"

En el detalle de cartola, la pestaña Cargos muestra los egresos con su propio porcentaje de conciliación y un botón "Conciliar gastos automáticamente". Para cada cargo pendiente tenés:

• Conciliar (🔗): buscador de gastos candidatos (por glosa, proveedor o RUT) ordenados por score; elegís uno y queda asociado 1-a-1.
• Crear gasto (➕): si el gasto no estaba registrado, este atajo lo crea desde el cargo (monto, fecha y glosa prellenados) eligiendo categoría (obligatoria), proveedor y sucursal (opcionales), con método Transferencia, y lo asocia — ideal para detectar egresos que aún no habías cargado.
• Dividir (🔀): cuando un cargo paga varias cuentas juntas (ej. un Servipag), lo repartís entre varios gastos —existentes o nuevos— que sumen el total.
• Ignorar (👁): para movimientos que no son gasto (traspaso entre cuentas propias, devolución recibida, etc.).

Auto-match de cargos: alta precisión

A diferencia de los abonos, el auto-match de cargos prioriza no equivocarse sobre conciliar mucho: un cargo se concilia solo únicamente cuando trae el RUT del proveedor y calza inequívocamente un gasto por monto y fecha. Todo lo demás queda para revisión manual.

El motivo: muchos gastos no tienen proveedor/RUT y varios comparten monto (arriendos, sueldos de monto fijo). Un auto-match agresivo por solo monto+fecha emparejaría mal. Por eso, en la práctica, la mayoría de los cargos se concilian a mano de forma asistida (que igual es rápido con el buscador).

Deshacer

Igual que con los abonos, Desvincular un cargo conciliado revierte la operación; si era una división, borra las asignaciones y elimina los gastos que la propia división creó (los gastos que ya existían no se tocan).

Permisos

El módulo entero está restringido a rol Admin. La secretaria ve los datos a través del modal de cobro (sección 3 de pagador), pero no accede al detalle de cartolas.

Datos NO conciliados

Por diseño, no se intentan matchear automáticamente dentro de la cartola bancaria las transferencias agregadas de pasarelas de pago (SumUp, Flow, Servipag, Transbank…): necesitan el settlement report del proveedor para asociarse 1-a-1. Quedan visibles en una pestaña dedicada para inspección.

Para Flow, el detalle individual detrás de ese depósito consolidado sí se puede conciliar importando su CSV de ventas: ver Conciliar pagos de pasarela (Flow).

Tip operacional: el primer mes es duro (cold-start). Reservá una hora una tarde tranquila para hacer la primera ronda de matches manuales. A partir del segundo mes los PatientPayer ya están aprendidos y el matching automático sube fuertemente.