Vender un plan y registrar el pago mensual

Esta guía es para secretarias que necesitan inscribir a un paciente en un plan de atención y cobrar las mensualidades. Cubre los dos flujos principales con diagramas paso a paso.

Antes de empezar

Para poder vender un plan, el centro debe tener:

• Al menos una plantilla de plan creada en Configuración → Planes de Atención (Admin la configura una vez).
• Servicios activos que se incluirán en el plan.
• (Opcional) Métodos de pago habilitados en Configuración → Medios de pago.

Si alguno de estos falta, hablá con el administrador del centro.

Vender un plan a un paciente

Diagrama de flujo

flowchart TD
    Start([Paciente quiere<br/>contratar un plan])
    Start --> CheckPatient{¿El paciente<br/>ya esta<br/>registrado?}

    CheckPatient -->|No| CreatePatient[Crear paciente:<br/>nombre, RUT, telefono]
    CheckPatient -->|Si| GoPOS[Ir a Finanzas<br/>Punto de venta]
    CreatePatient --> GoPOS

    GoPOS --> Search[Buscar paciente<br/>por nombre o RUT]
    Search --> AddPlan["Agregar item:<br/>tipo Plan<br/>+ elegir plantilla"]
    AddPlan --> ChooseServices[Elegir servicios<br/>incluidos en este plan]
    ChooseServices --> Guarantee{¿Cobrar<br/>garantia?}

    Guarantee -->|Si| AddGuarantee[Activar garantia:<br/>se agrega como item<br/>separado en la venta]
    Guarantee -->|No| ChargeMonth
    AddGuarantee --> ChargeMonth{¿Cobrar la<br/>mensualidad<br/>ahora?}

    ChargeMonth -->|Si| RegisterPayment[Registrar pago:<br/>metodo + monto<br/>caja registra ingreso]
    ChargeMonth -->|No, despues| SaveDraft[Guardar como<br/>factura pendiente:<br/>queda en cuentas<br/>por cobrar]

    RegisterPayment --> Confirm[Confirmar venta]
    SaveDraft --> Confirm
    Confirm --> Done([Plan activo<br/>+ paciente inscrito<br/>+ factura emitida])

Pasos detallados

1. Verificar el paciente. Si es nuevo, créalo desde el mismo Punto de venta con nombre, RUT y teléfono. No hace falta llenar la ficha completa todavía.
2. Ir a Finanzas → Punto de venta.
3. Buscar el paciente por RUT o nombre en el campo de búsqueda.
4. Agregar item de tipo "Plan" y elegir la plantilla correspondiente (ej. "Plan Fonoaudiología 8 sesiones").
5. Elegir los servicios incluidos para este paciente. Esto determina qué citas se descuentan del plan.
6. Matrícula (opcional): si el plan tiene precio de matrícula configurado, puedes activarla al inscribir o renovar. Se factura como línea aparte, pero por defecto en la misma boleta que la mensualidad (el total suma las dos). Si el pagador necesita las dos cosas en boletas separadas, mira Matrícula y mensualidad en boletas separadas. Es no reembolsable y vence al renovar el plan anual.
7. Garantía (opcional): si el plan tiene precio de garantía configurado, puedes activarla. Se agrega como ítem aparte en la factura. A diferencia de la matrícula, la garantía es reembolsable al cerrar el plan.
8. Decidir cobro:
   • Cobrar ahora → selecciona el método (efectivo, transferencia, tarjeta, Flow), monto y confirma. Caja registra el ingreso.
   • Cobrar después → la factura queda en estado Pendiente y aparece en Reportes → Cuentas por cobrar. Útil cuando el paciente todavía no trajo el dinero.
9. Confirmar la venta. Lexa crea la inscripción del plan, la factura y (si corresponde) el pago, todo en un mismo paso.

Tip: Si el paciente se va a inscribir en cobro automático Flow (registro de tarjeta), el cobro mensual se procesa solo desde el portal del paciente. Tu trabajo termina al inscribirlo.

Matrícula y mensualidad en boletas separadas

Caso típico: es una rematriculación y la mamá va a pedir reembolso de la mensualidad. Si matrícula y mensualidad salen en la misma boleta, el documento muestra el total sumado y no le sirve para rendir.

Se puede hacer desde los dos lugares donde vendes un plan. La casilla se llama igual en ambos: "Emitir la matrícula en una boleta aparte".

Desde el Punto de venta

1. Arma la venta como siempre: paciente, ítem de tipo Plan, servicios, y deja marcado Incluir matrícula.
2. En el Resumen (columna derecha) marca Emitir la matrícula en una boleta aparte.
3. Cobra o guarda como deuda. Lexa emite dos boletas: una con la venta (mensualidad) y otra con la matrícula sola.
4. Si cobraste, el pago se reparte entre las dos y ambas quedan pagadas, así que las dos se pueden emitir al SII. El modal de DTE emite primero la de la venta y sigue con la de matrícula, y al final te muestra los dos folios con su PDF.

La casilla aparece en el Resumen solo cuando el carrito tiene matrícula y algo más — si la venta es únicamente la matrícula ya es una boleta aparte por sí sola. Sirve igual para la matrícula de un plan que ya existe (la que agregas con Cobrar matrícula).

Desde Planes activos

1. Ve a Planes de atención → Planes activos y aprieta Crear plan.
2. Completa paciente, sucursal, plan, período y servicios como siempre.
3. Deja marcado Incluir matrícula y marca además Emitir la matrícula en una boleta aparte.
4. Confirma. Lexa emite dos boletas: una con la mensualidad sola y otra con la matrícula sola, las dos asociadas al mismo plan. Quedan pendientes de cobro (las cobras desde el historial de pagos del plan).

La casilla solo aparece cuando estás cobrando la matrícula. Si el plan factura prestaciones por separado (Fono y T.O. en boletas distintas), la matrícula ya sale en su propia boleta sin que tengas que marcar nada.

Ojo con el convenio: si aplicas un descuento o un convenio de monto fijo, se descuenta de la boleta de la mensualidad — la matrícula no es una prestación, así que su boleta va sin descuento.

Un convenio de porcentaje no se puede repartir entre dos boletas cuando además estás cobrando: el porcentaje se calcula sobre cada boleta y las cuentas no cerrarían con lo que cobraste. Lexa te lo avisa y no emite nada. Si necesitas las dos cosas, quita el convenio o cobra la matrícula en una venta aparte.

Si el plan ya tiene la matrícula configurada para no cobrarse en el alta

Si prefieres cobrar primero la mensualidad y la matrícula más adelante:

1. Crea el plan sin marcar Incluir matrícula.
2. Cuando corresponda, abre el historial de pagos del plan en Planes activos y usa Cobrar matrícula. Sale como boleta propia (el monto es editable).

Si ya emitiste la boleta combinada

La boleta ya emitida no se puede partir en dos. Hay que rehacerla:

1. Anula la boleta combinada (queda el registro de la anulación; si ya tenía DTE se emite la nota de crédito correspondiente).
2. En el historial de pagos del plan, vuelve a cobrar por separado: la acción de cobro del mes y Cobrar matrícula.

Anular y re-emitir consume folios nuevos. Si el pagador te avisa antes de emitir, es mejor marcar la casilla desde el alta.

Registrar el pago mensual

Diagrama de flujo

flowchart TD
    Trigger{¿Como se<br/>presenta el<br/>cobro?}

    Trigger -->|Pago automatico<br/>Flow| Auto([Flow procesa via<br/>webhook automatico<br/>sin accion manual])
    Trigger -->|Paciente viene<br/>al centro| GoPOS[Ir a Finanzas<br/>Punto de venta]
    Trigger -->|Quiero saber<br/>quien debe| Reports[Reportes<br/>Cuentas por cobrar]

    Reports --> CheckList[Ver listado:<br/>paciente + monto<br/>+ N de factura]
    CheckList --> ContactPatient[Contactar al paciente<br/>cuando corresponda<br/>WhatsApp / email]
    ContactPatient --> OpenInvoice

    GoPOS --> OpenInvoice[Abrir venta pendiente<br/>del mes]
    OpenInvoice --> Discount{¿Tiene cupón<br/>o convenio?}
    Discount -->|Si| ApplyDiscount[Ingresar descuento<br/>+ codigo convenio<br/>y aplicar]
    Discount -->|No| ChooseMethod
    ApplyDiscount --> ChooseMethod[Elegir metodo de pago:<br/>efectivo / transferencia /<br/>tarjeta / Flow]
    ChooseMethod --> EnterAmount{¿Monto<br/>completo o<br/>parcial?}

    EnterAmount -->|Completo| FullPayment[Ingresar total<br/>de la factura]
    EnterAmount -->|Parcial| PartialPayment[Ingresar monto<br/>abonado:<br/>queda saldo pendiente]
    FullPayment --> ConfirmPay[Confirmar pago]
    PartialPayment --> ConfirmPay

    ConfirmPay --> Receipt[Imprimir o enviar<br/>comprobante por email]
    Receipt --> Done([Pago registrado<br/>+ caja actualizada<br/>+ factura cerrada o<br/>parcialmente pagada])

    Auto --> Done

Pasos detallados

Si el paciente tiene cobro automático (Flow)

No tienes que hacer nada. Flow cobra la tarjeta inscrita y notifica a Lexa por webhook. La factura del mes se marca pagada sola y aparece en el reporte de ventas. Si Flow falla (tarjeta vencida, sin fondos), Lexa avisa por email al admin.

Si el paciente paga en el centro

1. Ir a Finanzas → Punto de venta.
2. Abrir la venta pendiente del mes desde el listado o desde el enlace de cobro. Si hay meses anteriores impagos, selecciona la venta que corresponde al mes que se está pagando.
3. Revisar el detalle: paciente, periodo, total, pagado y pendiente.
4. Si hay cupón o convenio, aplica el descuento antes de pagar:
   • Ingresa el monto de descuento. Ejemplo: venta $230.000, pago real $207.000 → descuento $23.000.
   • Si corresponde a un convenio activo, ingresa el código de convenio, por ejemplo CAJA-LOS-ANDES.
   • Presiona Aplicar. Lexa recalcula la misma venta y deja el saldo correcto para cobrar.
5. Elegir método de pago: efectivo, transferencia, tarjeta o Flow.
6. Ingresar monto:
   • Completo: se cierra la factura como Pagada.
   • Parcial (abono): registra el monto y deja saldo pendiente. La factura queda como Parcial (badge naranja) y se puede completar después.
7. Confirmar. Caja registra el ingreso del día.
8. Comprobante: imprime o envía por email al paciente desde el modal de confirmación.

Ejemplo Caja Los Andes: si la mensualidad del plan es $230.000 y el paciente trae cupón para pagar $207.000, abre la venta pendiente, ingresa descuento $23.000, escribe el código de convenio activo y presiona Aplicar. Luego registra el pago por $207.000. No crees una venta nueva ni agregues el plan otra vez.

Si quieres saber quién debe (proactivo)

1. Ir a Reportes → Cuentas por cobrar.
2. Ves la deuda vigente de cada paciente: el reporte combina en una sola vista la deuda particular + mensualidad de plan + matrícula, y marca cada deuda como vencida o al día.
3. Usa el filtro "Solo vencidas" para enfocarte en lo que ya está atrasado y priorizar la cobranza.
4. Puedes exportar a PDF/Excel y/o contactar al paciente por WhatsApp o email.
5. Cuando el paciente pague, sigue el flujo de "Si el paciente paga en el centro" arriba.

Casos especiales

El paciente quiere pagar dos meses juntos

Repetí el paso 4 (Seleccionar factura) por cada mes pendiente. Lexa permite seleccionar múltiples facturas en un solo cobro.

La familia no va a venir en todo un mes

Si avisan que se van de viaje, que el paciente está enfermo o que quieren parar un tiempo, el Admin o la secretaria pausa el plan desde Planes Activos. Los meses que la pausa cubre completos dejan de cobrarse solos: no sale correo de cobranza, no aparecen en Cuentas por cobrar y la familia no los ve como deuda en el portal.

Ojo con las fechas: una pausa del 15 de agosto al 15 de septiembre no exime ninguno de los dos meses, porque no cubre ninguno entero. La pantalla te avisa cuántos meses vas a eximir antes de guardar — si dice que ninguno, corrige las fechas para que abarquen el mes completo.

El plan no se cancela ni se corre: sigue vigente y retoma solo cuando termina la pausa.

La pausa empieza, como mínimo, en el mes en curso: septiembre se puede pausar entero aunque ya estemos a mitad de mes, pero agosto no. Y no se puede pausar un mes que ya tiene boleta emitida: primero se anula la boleta o se condona ese mes.

El centro decide no cobrar un mes en el que sí hubo sesiones

Eso es una condonación, y va por mes, no por período. El Admin la aplica desde Planes Activos, en el historial de pagos del plan (icono de boleta en la fila): cada mensualidad tiene el botón Condonar, y el motivo es obligatorio: queda guardado junto a quién la autorizó. Ahí mismo está Revertir condonación si fue un error.

No se puede condonar un mes que ya está pagado. Si hay que devolver, va por anulación de la boleta y nota de crédito.

En los dos casos —pausa y condonación— la terapeuta cobra su comisión igual por las sesiones que haya trabajado. La excepción la absorbe el centro.

El plan tiene cobro automático por Flow y hay que pausarlo

No se puede pausar mientras la suscripción de Flow esté activa: Flow cobra por su propio ciclo y no mira el mes del plan, así que la pausa no lo detendría y el cargo le llegaría a la familia igual. Primero desactiva el cobro automático, después pausa el plan.

El paciente cancela el plan a mitad de mes

Es responsabilidad del Admin. Desde Planes Activos se cancela la inscripción y se decide qué hacer con citas futuras (desvincular o cancelar). La factura del mes en curso no se anula automáticamente — si corresponde reembolso, se gestiona aparte (anulación de pago + nota de crédito si hay DTE).

El paciente empezó a fin de mes y la primera mensualidad se ve rara

Un plan que empieza el 29 de septiembre y dura 12 meses corre hasta el 28 de septiembre siguiente, así que toca 13 meses calendario: septiembre aparece dos veces en el historial de pagos, partido en las dos puntas. El modal de edición del plan te lo dice mientras eliges el plazo ("Plazo de 12 meses → 13 mensualidades…").

Si esa primera sesión ya se cobró aparte —como sesión suelta, por ejemplo— esa mensualidad parcial va a quedar como pendiente en el historial y no hay que cobrarla. Y si el centro prefiere que el plazo y la cantidad de cobros coincidan, el plan tiene que empezar el día 1.

Hay sesiones agendadas después de que el plan vence

No se puede emitir la mensualidad de un mes posterior al vencimiento: el cobro queda bloqueado con "el periodo seleccionado está fuera de la vigencia del plan". Pasa cuando la serie de citas se agendó con una fecha límite más lejana que el plazo del plan.

Habla con Admin para elegir uno de los tres caminos: renovar el plan, extender su plazo hasta cubrir la última sesión, o cobrar esas sesiones sueltas al precio del servicio. Desde que Lexa avisa al agendar la serie, esto debería aparecer cada vez menos — ver Citas recurrentes.

Cambio de método de pago de Flow a efectivo (o viceversa)

• De Flow a manual: el Admin desactiva el cobro automático en Planes Activos. El paciente pasa a pagar como cualquier otro paciente con factura pendiente.
• De manual a Flow: el paciente registra su tarjeta desde el portal. El próximo cobro mensual lo procesa Flow.

El paciente paga más del monto de la factura

Lexa no permite registrar un pago superior al saldo pendiente. Si el paciente quiere dejar saldo a favor, hablá con Admin para crear una nota de crédito o un "abono adelantado" como factura nueva.

El plan factura las prestaciones por separado (boletas Fono y T.O distintas)

Si el plan tiene activada la casilla "Facturar prestaciones por separado" (para reembolsos de seguro), al Cobrar la mensualidad se generan varias boletas, una por prestación. En el Historial de pagos el mes aparece como "N boletas" y el botón cambia a "Cobrar conjunto": lo abrís, eliges el medio de pago y se cobran todas en un solo pago (cada boleta queda lista para emitir). Si hay Flow, podés generar un único link para enviarle al cliente. También podés cobrarlas por separado si solo una está cubierta por el seguro. Detalle completo en Planes de atención → Facturar prestaciones por separado.

Articulos relacionados

• Planes de atención — qué son, cómo se configuran las plantillas y comisiones.
• Punto de venta y pagos — POS completo, abonos, anulaciones, caja diaria.
• Cobro recurrente con Flow — cómo funciona el cobro automático.
• Reporte de cuentas por cobrar — deuda vigente por paciente (particular + mensualidad + matrícula), con estado vencida/al día y filtro "Solo vencidas".