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Vender un plan y registrar el pago mensual

Esta guía es para secretarias que necesitan inscribir a un paciente en un plan de atención y cobrar las mensualidades. Cubre los dos flujos principales con diagramas paso a paso.

En esta pagina
Antes de empezar · Vender un plan a un paciente · Registrar el pago mensual · Casos especiales · Articulos relacionados

Antes de empezar

Para poder vender un plan, el centro debe tener:

  • Al menos una plantilla de plan creada en Configuración → Planes de Atención (Admin la configura una vez).
  • Servicios activos que se incluirán en el plan.
  • (Opcional) Métodos de pago habilitados en Configuración → Medios de pago.

Si alguno de estos falta, hablá con el administrador del centro.

Vender un plan a un paciente

Diagrama de flujo

flowchart TD
    Start([Paciente quiere<br/>contratar un plan])
    Start --> CheckPatient{¿El paciente<br/>ya esta<br/>registrado?}

    CheckPatient -->|No| CreatePatient[Crear paciente:<br/>nombre, RUT, telefono]
    CheckPatient -->|Si| GoPOS[Ir a Finanzas<br/>Punto de venta]
    CreatePatient --> GoPOS

    GoPOS --> Search[Buscar paciente<br/>por nombre o RUT]
    Search --> AddPlan["Agregar item:<br/>tipo Plan<br/>+ elegir plantilla"]
    AddPlan --> ChooseServices[Elegir servicios<br/>incluidos en este plan]
    ChooseServices --> Guarantee{¿Cobrar<br/>garantia?}

    Guarantee -->|Si| AddGuarantee[Activar garantia:<br/>se agrega como item<br/>separado en la venta]
    Guarantee -->|No| ChargeMonth
    AddGuarantee --> ChargeMonth{¿Cobrar la<br/>mensualidad<br/>ahora?}

    ChargeMonth -->|Si| RegisterPayment[Registrar pago:<br/>metodo + monto<br/>caja registra ingreso]
    ChargeMonth -->|No, despues| SaveDraft[Guardar como<br/>factura pendiente:<br/>queda en cuentas<br/>por cobrar]

    RegisterPayment --> Confirm[Confirmar venta]
    SaveDraft --> Confirm
    Confirm --> Done([Plan activo<br/>+ paciente inscripto<br/>+ factura emitida])

Pasos detallados

  1. Verificar el paciente. Si es nuevo, crealo desde el mismo Punto de venta con nombre, RUT y teléfono. No hace falta llenar la ficha completa todavía.
  2. Ir a Finanzas → Punto de venta.
  3. Buscar el paciente por RUT o nombre en el campo de búsqueda.
  4. Agregar item de tipo "Plan" y elegir la plantilla correspondiente (ej. "Plan Fonoaudiología 8 sesiones").
  5. Elegir los servicios incluidos para este paciente. Esto determina qué citas se descuentan del plan.
  6. Garantía (opcional): si el plan tiene precio de garantía configurado, podés activarla. Se agrega como ítem aparte en la factura.
  7. Decidir cobro:
    • Cobrar ahora → seleccioná método (efectivo, transferencia, tarjeta, Flow), monto y confirmá. Caja registra el ingreso.
    • Cobrar después → la factura queda en estado Pendiente y aparece en Reportes → Cuentas por cobrar. Útil cuando el paciente todavía no trajo el dinero.
  8. Confirmar la venta. Lexa crea la inscripción del plan, la factura y (si corresponde) el pago, todo en un mismo paso.

Tip: Si el paciente se va a inscribir en cobro automático Flow (registro de tarjeta), el cobro mensual se procesa solo desde el portal del paciente. Tu trabajo termina al inscribirlo.

Registrar el pago mensual

Diagrama de flujo

flowchart TD
    Trigger{¿Como se<br/>presenta el<br/>cobro?}

    Trigger -->|Pago automatico<br/>Flow| Auto([Flow procesa via<br/>webhook automatico<br/>sin accion manual])
    Trigger -->|Paciente viene<br/>al centro| GoPOS[Ir a Finanzas<br/>Punto de venta]
    Trigger -->|Quiero saber<br/>quien debe| Reports[Reportes<br/>Cuentas por cobrar]

    Reports --> CheckList[Ver listado:<br/>paciente + monto<br/>+ N de factura]
    CheckList --> ContactPatient[Contactar al paciente<br/>cuando corresponda<br/>WhatsApp / email]
    ContactPatient --> OpenInvoice

    GoPOS --> OpenInvoice[Abrir venta pendiente<br/>del mes]
    OpenInvoice --> Discount{¿Tiene cupón<br/>o convenio?}
    Discount -->|Si| ApplyDiscount[Ingresar descuento<br/>+ codigo convenio<br/>y aplicar]
    Discount -->|No| ChooseMethod
    ApplyDiscount --> ChooseMethod[Elegir metodo de pago:<br/>efectivo / transferencia /<br/>tarjeta / Flow]
    ChooseMethod --> EnterAmount{¿Monto<br/>completo o<br/>parcial?}

    EnterAmount -->|Completo| FullPayment[Ingresar total<br/>de la factura]
    EnterAmount -->|Parcial| PartialPayment[Ingresar monto<br/>abonado:<br/>queda saldo pendiente]
    FullPayment --> ConfirmPay[Confirmar pago]
    PartialPayment --> ConfirmPay

    ConfirmPay --> Receipt[Imprimir o enviar<br/>comprobante por email]
    Receipt --> Done([Pago registrado<br/>+ caja actualizada<br/>+ factura cerrada o<br/>parcialmente pagada])

    Auto --> Done

Pasos detallados

Si el paciente tiene cobro automático (Flow)

No tenés que hacer nada. Flow cobra la tarjeta inscripta y notifica a Lexa por webhook. La factura del mes se marca pagada sola y aparece en el reporte de ventas. Si Flow falla (tarjeta vencida, sin fondos), Lexa avisa por email al admin.

Si el paciente paga en el centro

  1. Ir a Finanzas → Punto de venta.
  2. Abrir la venta pendiente del mes desde el listado o desde el enlace de cobro. Si hay meses anteriores impagos, seleccioná la venta que corresponde al mes que se está pagando.
  3. Revisar el detalle: paciente, periodo, total, pagado y pendiente.
  4. Si hay cupón o convenio, aplicá el descuento antes de pagar:
    • Ingresa el monto de descuento. Ejemplo: venta $230.000, pago real $207.000 → descuento $23.000.
    • Si corresponde a un convenio activo, ingresa el código de convenio, por ejemplo CAJA-LOS-ANDES.
    • Presiona Aplicar. Lexa recalcula la misma venta y deja el saldo correcto para cobrar.
  5. Elegir método de pago: efectivo, transferencia, tarjeta o Flow.
  6. Ingresar monto:
    • Completo: se cierra la factura como Pagada.
    • Parcial (abono): registra el monto y deja saldo pendiente. La factura queda como Parcial (badge naranja) y se puede completar después.
  7. Confirmar. Caja registra el ingreso del día.
  8. Comprobante: imprimí o enviá por email al paciente desde el modal de confirmación.

Ejemplo Caja Los Andes: si la mensualidad del plan es $230.000 y el paciente trae cupón para pagar $207.000, abrí la venta pendiente, ingresa descuento $23.000, escribe el código de convenio activo y presiona Aplicar. Luego registra el pago por $207.000. No crees una venta nueva ni agregues el plan otra vez.

Si querés saber quién debe (proactivo)

  1. Ir a Reportes → Cuentas por cobrar.
  2. Ves el listado completo de pacientes con saldo pendiente, agrupado por paciente o por cita.
  3. Podés exportar a PDF/Excel y/o contactar al paciente por WhatsApp o email.
  4. Cuando el paciente pague, seguí el flujo de "Si el paciente paga en el centro" arriba.

Casos especiales

El paciente quiere pagar dos meses juntos

Repetí el paso 4 (Seleccionar factura) por cada mes pendiente. Lexa permite seleccionar múltiples facturas en un solo cobro.

El paciente cancela el plan a mitad de mes

Es responsabilidad del Admin. Desde Planes Activos se cancela la inscripción y se decide qué hacer con citas futuras (desvincular o cancelar). La factura del mes en curso no se anula automáticamente — si corresponde reembolso, se gestiona aparte (anulación de pago + nota de crédito si hay DTE).

Cambio de método de pago de Flow a efectivo (o viceversa)

  • De Flow a manual: el Admin desactiva el cobro automático en Planes Activos. El paciente pasa a pagar como cualquier otro paciente con factura pendiente.
  • De manual a Flow: el paciente registra su tarjeta desde el portal. El próximo cobro mensual lo procesa Flow.

El paciente paga más del monto de la factura

Lexa no permite registrar un pago superior al saldo pendiente. Si el paciente quiere dejar saldo a favor, hablá con Admin para crear una nota de crédito o un "abono adelantado" como factura nueva.

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