Rol: Administrador

El administrador tiene acceso completo a todas las funcionalidades de Lexa. Es el rol indicado para dueños de centro, directores clínicos o encargados de operaciones.

El menú lateral agrupa tus herramientas en Inicio, Agenda, Pacientes, Finanzas, Cierre de mes, Reportes y Administración. Selecciona una categoría para ver sus opciones.

Las imágenes de esta guía muestran Lexa Demo con datos ficticios.

Panel del Dueño

Tu pantalla principal muestra KPIs financieros y operativos:

• Ingresos del día y del mes — Total cobrado hoy y acumulado mensual.
• Gastos del mes — Total de egresos registrados.
• Ticket promedio — Valor promedio por venta.
• Tasas — Asistencia, ocupación, productividad.
• Flujo de dinero — Ingresos vs gastos con gráfico.
• Alertas operativas — Citas sin atender, pacientes inactivos, planes por vencer.

Ver módulo: Panel del dueño

Equipo

• Crear y editar terapeutas — Alta con búsqueda por RUT, asignar sucursales, especialidades e imagen de perfil.
• Configurar horarios — Definir bloques horarios por terapeuta, con soporte multi-sucursal y herramienta de copiar día.
• Designar coordinadores clínicos — En la ficha de cada terapeuta, sección Coordinación clínica, marcar los servicios que supervisa. Al guardar se le otorga el rol Coordinador (visible al próximo login).
• Gestionar secretarias — Alta con RUT, asignar a sucursales.
• Administrar usuarios y roles — Crear cuentas, asignar roles (Admin, Terapeuta, Coordinador, Secretaria, Paciente) por empresa.
• Especialidades — Catálogo de especialidades disponible como pestaña dentro de Terapeutas.

Ver módulo: Terapeutas

Agenda y Citas

• Agenda completa — Vista día y semana con todos los terapeutas. Crear, editar, cancelar y eliminar citas. Drag & drop para mover citas.
• Becas en citas — Asignar o cambiar una beca (descuento o subvención) en cualquier cita, al crear o editar. El Administrador y la Secretaria pueden hacerlo; el Terapeuta solo la ve en modo lectura.
• Citas recurrentes — Programar series semanales o quincenales con validación automática de conflictos.
• Bloqueos horarios — Crear bloqueos para terapeutas (vacaciones, reuniones, etc.).
• Importación masiva — Cargar citas desde Excel con validación por etapas.
• Reporte de citas — Filtrar por fecha, sucursal, terapeuta, paciente, servicio y estado de pago. Descarga en PDF y Excel.

Ver módulo: Agenda | Ver módulo: Citas

Pacientes

• Crear y editar pacientes — Datos completos, contacto de emergencia, información médica.
• Ficha clínica — Acceso completo: notas clínicas, planes terapéuticos, objetivos, documentos y resumen general.
• Etiquetas — Crear etiquetas de colores y asignarlas a pacientes para clasificación.
• Carga masiva de pacientes — Importar pacientes desde archivo.
• Descarga PDF/Excel — Exportar listado de pacientes con filtros.

Ver módulo: Pacientes | Ver módulo: Ficha clínica

Finanzas

• Punto de Venta (POS) — Cobrar sesiones individuales, planes de atención y garantías. Aplicar convenios de descuento.
• Ventas — Listado de ventas con filtros rápidos (hoy, esta semana, este mes, mes anterior). Descarga en PDF y Excel.
• Caja diaria — Abrir y cerrar caja por sucursal, registrar movimientos, cuadrar efectivo.
• Comisiones — Configurar porcentajes por terapeuta/servicio/plan, historial de vigencias, reportes, pagos, adelantos, cierres mensuales y exportación a Excel/PDF.
• Gastos — Registrar egresos con categorías, proveedores, adjuntos y reembolsos a colaboradores.
• Cobertura de pagador — Disponible en Cierre de mes → Cobertura de pagador. Mes a mes, qué porcentaje de las transferencias trae anotado quién transfirió — el dato que hace que la cartola bancaria calce sola — con desglose por secretaria y la lista de las que faltan. Ver detalle.

El reporte está en Cierre de mes → Comisiones.

Ver módulo: POS | Ver módulo: Comisiones

Reportes

• Productividad de terapeutas — Disponible en Reportes > Productividad. Permite filtrar por rango de fechas, terapeuta y sucursal.
• KPIs filtrables — Ocupacion promedio, ingresos, citas atendidas, % cancelacion y % no-show se recalculan segun los filtros aplicados. Cada KPI incluye ayuda contextual para explicar su formula.
• Detalle por terapeuta — Tabla con horas disponibles, horas agendadas, ocupacion, citas, atendidas, canceladas, no-show e ingresos. Los encabezados tienen ayuda contextual para usuarios que no manejan conceptos como revenue/ingresos.
• Comisiones: marca "Incluir comisiones" — El calculo de comisiones es, por lejos, la parte mas costosa del reporte: recorre todas las citas del periodo con sus planes y pagos. Por eso no se calcula por defecto. Marca la casilla "Incluir comisiones" en la barra de filtros y presiona Filtrar: aparece la columna Comision y se habilita la pestaña Comisiones Ultimos 3 Meses.
• Comisiones recientes — La pestaña de los ultimos 3 meses se carga al abrirla, no antes. La tabla de productividad no espera por ella.

Por que este cambio: el reporte tardaba mas de un minuto en abrir porque calculaba comisiones siempre, incluso cuando solo querias mirar ocupacion o asistencia. Ahora abre en un par de segundos y las comisiones se piden cuando de verdad las necesitas. Los ingresos siguen viniendo por defecto: son baratos de calcular.

• Fichas incompletas — Disponible en Reportes > Fichas incompletas. Lista los pacientes a los que les falta fecha de nacimiento, sexo o identificacion, priorizando por defecto a los que tienen cita reciente o proxima. Ver detalle.
• Captación y retención — Disponible en Pacientes > Captación y retención. Cuántos pacientes nuevos entran por mes, si llegaron por terapias o por tests, cuántos vuelven y cuántos se van. Cuenta al paciente en su primera sesión asistida, no cuando se creó la ficha, así que el número es más conservador que el del panel. Ver detalle.
• Inasistencias — Disponible en Reportes → Inasistencias. Toma todas las citas del período (por defecto, el mes en curso hasta hoy) y muestra cuántas se atendieron, cuántas fueron no-show y cuántas se cancelaron, con el porcentaje de cada una. Abajo, la misma cuenta por terapeuta —ordenada por tasa de no-show, la más alta primero— y por servicio. Se puede acotar a un terapeuta. Sirve para detectar un horario o una prestación donde la gente falta más, antes de mirar la agenda cita por cita.
• Asistencia a planes — Disponible en Pacientes → Asistencia a planes. Para cada plan activo, cuántas sesiones se contrataron y cuántas se usaron, mes a mes y en total, con el porcentaje de cumplimiento. Ver detalle.
• Encuestas de satisfacción — Disponible en Reportes → Encuestas de satisfacción. Promedio de estrellas (1 a 5), encuestas enviadas, respondidas y tasa de respuesta del período; la distribución por estrellas, el detalle por terapeuta y los comentarios recientes. Solo trae datos si la encuesta post-sesión está activada para el centro: hoy se activa a pedido, no hay un interruptor en Configuración.

Inasistencias, Asistencia a planes y Encuestas de satisfacción son del plan Centro+. En un plan inferior el ítem aparece con candado en el menú, y el buscador de la barra superior no lo ofrece.

Planes de Atención

• Plantillas — Diseñar planes con cantidad de sesiones, límite semanal y garantía opcional.
• Planes activos — Monitorear inscripciones: sesiones usadas, pagos realizados, vencimientos. Editar fecha, sucursal y plan. Ver historial de pagos por mensualidad.
• Contrato del plan — Generar, enviar y firmar el contrato desde el Detalle del Plan (pestaña Documentos). Anular un contrato firmado por error de datos es una acción exclusiva del administrador.

Ver módulo: Planes de atención | Ver módulo: Contratos y firma

Configuración

• Sucursales y salas — Crear sucursales con horarios, colores y salas de atención.
• Servicios y categorías — Definir el catálogo de prestaciones con precios.
• Feriados — Calendario anual con feriados de Chile precargados. Configurar si bloquean agenda globalmente o por feriado.
• Plantillas de notas clínicas — Crear formularios personalizados con campos dinámicos (texto, checkbox, dropdown, secciones).
• Plantillas de documentos — Definir el texto del contrato y marcar cuál se usa en la contratación de planes ("Usar en plataforma"). Ver Contratos y firma.
• Mensajería WhatsApp — Configurar plantillas de confirmación y reagendamiento con variables dinámicas.
• Convenios — Crear códigos de descuento para aplicar en ventas.
• Ajustes generales — Zona horaria, duración de slots de agenda, notificaciones por email.

Ver módulo: Sucursales | Ver módulo: Configuración

Facturación Lexa

En /Admin/Billing ves tu suscripción al SaaS Lexa: plan contratado, estado (Trial/Activa/Vencida/etc.), addons activos, próximo cobro y el historial de facturas que te emitimos. No confundir con la facturación electrónica al paciente — esta sección es solo Lexa cobrándote a ti.

Ver módulo: Facturación Lexa

Tip: El administrador es el único rol que puede acceder a la sección de Configuración y gestionar comisiones. Si necesitas delegar tareas operativas sin exponer datos financieros, usa el rol Secretaria.

Roles con acceso: Admin