Preguntas Frecuentes

Destacadas

Una cita de recuperacion se reprogramo. Por que ahora si puedo volver a recuperarla?

Cambio reciente (mayo 2026): las citas de recuperacion que se reprograman vuelven a quedar disponibles para encadenar otra recuperacion.

Si reprogramas la recuperacion (estado Reprogramada, el paciente aviso con tiempo), vuelve a quedar pendiente automaticamente y aparece en el dropdown "Cita a recuperar" al crear la siguiente cita del paciente.

Como lo haces:

1. Al crear la nueva cita, abre el dropdown "Cita a recuperar".
2. Veras la recuperacion reprogramada en la lista, con la fecha de la sesion original entre parentesis.
3. Selecciona esa recuperacion y se crea una nueva cita encadenada.

En el modal de detalle del plan vas a ver un badge tipo Recup. ×2 o ×3 que indica el nivel de la cadena.

Ojo: si la recuperacion queda como No Asistio (el paciente confirmo y no llego), la sesion se da por terminada y no se puede volver a recuperar. Es la politica acordada para no reagendar indefinidamente cuando el paciente no avisa.

Si la opcion no aparece, suele ser por uno de estos motivos:

• La recuperacion quedo en estado No Asistio.
• La recuperacion ya tiene otra cita apuntando como recuperacion suya (la cadena ya esta en curso). Hasta que esa nueva cita se realice o se desvincule del plan, la intermedia no aparece como pendiente.
• La cita original tiene mas de 12 meses de antiguedad (cutoff del dropdown).

Para verificar el estado actual de la cadena, abre el modal de detalle del plan: cada recuperacion encadenada muestra su profundidad y la fecha de la sesion original.

Acceso y cuenta

Como restablezco mi contrasena?

Si olvidaste tu contrasena, haz clic en "Olvidaste tu clave?" en la pantalla de inicio de sesion. Si esa opcion no esta disponible, contacta al administrador de tu clinica para que te asigne una nueva contrasena temporal.

No puedo iniciar sesion, que hago?

Verifica que:

• Estas usando el correo electronico correcto (el mismo con el que te registraron)
• La contrasena temporal no tiene espacios al inicio o final
• Tu cuenta este activa (el administrador puede verificarlo)

Si el problema persiste, contacta al administrador.

Configuracion

Como cambio la zona horaria de mi clinica?

1. Ve a Configuracion en el menu lateral
2. En la seccion Zona horaria, selecciona la zona correcta
3. Guarda los cambios

Todas las fechas y horas del sistema se ajustan automaticamente. Mas detalles en la guia de configuracion.

Como cambio la duracion de los bloques de la agenda?

En Configuracion, ajusta el campo Duracion de bloques. Los valores comunes son 15, 20 o 30 minutos. Esto solo cambia la grilla visual, no restringe la duracion de las citas.

Que implica "Bloquear agenda en dias sin atencion"? Que se permite y que no?

Es un ajuste de Admin > Feriados que decide si los dias marcados como feriado (o sin atencion) cierran o no la agenda. Por defecto viene desactivado: el sistema reconoce el feriado y lo muestra como tal, pero no impide agendar (hay centros que atienden algunos feriados).

Cuando un dia si queda bloqueado (porque activaste el ajuste global, o porque ese feriado tiene su override en "Siempre bloquear"):

No se permite:

• Agendamiento online: ese dia desaparece del calendario publico; si alguien intenta reservar, se rechaza.
• Crear una cita nueva (manual) ese dia: el sistema avisa "No se pueden agendar citas en feriados bloqueados".
• Mover una cita existente hacia ese dia.
• En citas recurrentes, las fechas que caen en un dia bloqueado se omiten (las demas se crean igual) y se indica el motivo.

Excepcion para recepcion: si activas "Permitir agendar manualmente en dias bloqueados" (ver abajo), todo lo "manual" de la lista anterior si se permite — crear, editar, mover y recurrentes. Solo el agendamiento online sigue cerrado. Util cuando el centro no toma reservas publicas el feriado pero recepcion necesita agendar casos puntuales.

Si se permite (no se toca):

• Las citas ya agendadas ese dia se mantienen — el bloqueo no cancela ni borra nada. Puedes verlas, atenderlas y registrar asistencia con normalidad.
• La agenda sigue visible: el dia aparece marcado como feriado, pero lo puedes abrir y trabajar las citas que ya existian.
• Las notificaciones (recordatorios, etc.) de ese dia se omiten si ademas activaste "saltar notificaciones en dias sin atencion".

Niveles de control (Admin > Feriados):

• Global: el interruptor "Bloquear agenda en dias sin atencion" aplica a todos los feriados activos.
• Por feriado: cada feriado tiene un override ("Siempre bloquear", "Nunca bloquear", o usar el ajuste global), util cuando atiendes algunos feriados pero otros no.
• Permitir agendar manualmente en dias bloqueados: cierra solo el canal online; recepcion puede seguir agendando/editando/moviendo a mano. Solo tiene efecto en los dias que ya estan bloqueados.

Agenda y citas

Por que no puedo ver ciertos pacientes?

Si eres terapeuta, solo ves pacientes que tienen citas asignadas contigo. Este filtro es automatico y no puede desactivarse. Es una medida de privacidad para que cada terapeuta solo acceda a la informacion clinica de sus propios pacientes.

Si eres secretaria y no ves pacientes, verifica que estes viendo la sucursal correcta.

Como funcionan las citas recurrentes?

Las citas recurrentes permiten agendar multiples sesiones en una sola operacion:

1. Al crear una cita, activa el toggle "Repetir cita"
2. Selecciona la frecuencia: semanal o quincenal
3. Define una fecha limite hasta cuando repetir
4. Al guardar, el sistema crea todas las citas validando cada una individualmente

Si alguna fecha tiene conflicto (feriado, horario ocupado, bloqueo del terapeuta), esa fecha se omite y se muestra el motivo. Las demas se crean normalmente.

Tip: Las citas recurrentes se agrupan en una serie, pero cada una es independiente. Puedes cancelar o reprogramar una sin afectar las demas.

El sistema deja agendar (incluso online) en un dia que es feriado. Es un error?

No necesariamente. El feriado puede estar cargado y reconocido, pero la agenda solo se cierra si el ajuste "Bloquear agenda en dias sin atencion" esta activo, o si ese feriado tiene su override en "Siempre bloquear". Si esta desactivado y sin override, el dia queda abierto a proposito (hay centros que atienden feriados).

Para cerrarlo, ve a Admin > Feriados y: activa el ajuste global, o edita ese feriado y ponlo en "Siempre bloquear". El detalle de que se permite y que no esta en Configuracion.

Cual es la diferencia entre cancelar y eliminar una cita?

• Cancelar: La cita existio y se cancelo por un motivo real (paciente no puede asistir, emergencia). Se registra el motivo y queda en el historial.
• Eliminar: La cita se ingreso por error y no deberia existir. Se elimina del sistema (borrado logico).

Usa cancelar para citas reales y eliminar solo para errores de ingreso.

Agende una cita de recuperacion, tampoco se realizo y volvi a reprogramarla, por que no me aparece la opcion para volver a programarla?

Ahora si aparece. Ver Destacadas arriba para el paso a paso completo.

Notas clinicas

Que pasa si desactivo una plantilla de nota clinica?

Las plantillas desactivadas dejan de aparecer como opcion al crear nuevas notas. Sin embargo, las notas que ya fueron creadas con esa plantilla se mantienen intactas y siguen siendo consultables. No se pierde informacion.

Puede un paciente ver todas las notas clinicas?

No. En el portal del paciente solo se muestra:

• El campo Respuesta de la nota (no Conducta, Intervencion ni Plan)
• Solo notas que no estan marcadas como privadas por el terapeuta
• Solo notas de citas firmadas (estado atendida)

El terapeuta tiene control total sobre que informacion es visible para el paciente.

Correos y notificaciones

Un paciente dice que no le llegan los correos. Como verifico si se dio de baja?

Los correos de notificacion (recordatorios, confirmaciones, cumpleanos, encuestas) incluyen un enlace para darse de baja. Si un paciente se dio de baja, deja de recibirlos — y esa es la causa mas comun del reclamo.

Para verificarlo:

1. Ve a Pacientes y busca al paciente.
2. En el listado, si junto a su email aparece un icono rojo de sobre tachado, esa direccion esta dada de baja.
3. Abre el detalle (boton del ojo) para ver la fecha y el origen de la baja.

Si confirmas que el paciente quiere volver a recibir correos, usa el boton "Reactivar envios" en el detalle (solo Admin y Secretaria). Hazlo solo si el paciente lo pidio.

Mas detalles en Pacientes > Estado de correo.

La baja afecta a un paciente o a todo el correo?

La baja se guarda por direccion de email, no por paciente. Si varios pacientes comparten el mismo correo (tipico cuando es el del padre o la madre), la baja afecta a todos los que usan ese buzon, y reactivar lo habilita para todos.

Los correos transaccionales (recuperar clave, boleta o factura, invitacion a firmar documentos) siempre se envian, aunque la direccion este dada de baja.

Comisiones

Como se calculan las comisiones?

Las comisiones se calculan cuando una cita pasa a estado Atendida. El sistema busca el porcentaje aplicable siguiendo este orden:

Para citas regulares (sin plan):

1. Comision especifica (terapeuta + servicio) → si existe, se usa
2. Comision general (terapeuta, cualquier servicio) → si no hay especifica
3. Comision por defecto → si no hay ni especifica ni general

Para citas de plan de tratamiento:

1. Comision especifica del plan (terapeuta + servicio + plan)
2. Comision default para todos los planes (terapeuta + servicio, marcada "todos los planes")
3. 0% con advertencia → si no hay comision de plan configurada

Mas detalles en la guia de comisiones.

Por que un terapeuta tiene comision 0% en una cita de plan?

Porque no se configuro una comision especifica para planes. Las comisiones de planes son independientes de las regulares. Debes crear una comision vinculada al plan (o marcar una como "default para todos los planes") para que aplique.

Reportes y exportaciones

Como exporto un reporte?

En cualquier reporte que tenga la opcion de exportacion:

1. Aplica los filtros deseados (fechas, sucursal, terapeuta, etc.)
2. Haz clic en el boton PDF o Excel
3. El archivo se descarga automaticamente

El archivo exportado respeta los filtros aplicados al momento de la exportacion.

Planes de tratamiento

Como creo un plan de tratamiento?

1. Ve a Admin > Planes de Tratamiento
2. Haz clic en Nuevo Plan
3. Define: nombre, descripcion, sesiones maximas por semana, precio de garantia (opcional)
4. Guarda la plantilla

Para inscribir un paciente:

1. Desde el POS (Finanzas > Ventas), agrega el plan al carrito
2. Selecciona los servicios que incluye el plan
3. Opcionalmente agrega la garantia
4. Completa el cobro

Que es la garantia de un plan?

La garantia es un monto opcional que se cobra al inicio del plan como respaldo. Se configura en la plantilla del plan y se agrega como item adicional al momento de la venta en el POS.

Pagos y caja

Registre un ingreso/retiro en efectivo y quedo en la sucursal equivocada. Por que?

La caja es fisica y por sucursal: cada ingreso, retiro o gasto en efectivo se guarda en la caja de la sucursal que tengas seleccionada en ese momento, no en la del paciente ni en la tuya por defecto.

Antes de registrar, confirma la sucursal en dos lugares:

1. El selector "Sucursal" arriba de la pagina de Finanzas > Cajas.
2. La linea "Registrando en: …" dentro del modal de Ingreso/Retiro/Gasto, que muestra la caja destino.

Lo mismo aplica al Punto de Venta (Finanzas > Ventas): la sucursal define a qué caja entra el cobro, así que debes elegirla antes de Cobrar o Guardar como deuda.

Si la barra superior esta en "Todas las sucursales", las paginas operativas (Cajas y Ventas) no eligen una por ti: te piden elegir explicitamente la sucursal en la que estas trabajando, y en esas paginas la opcion "Todas las sucursales" del selector superior aparece deshabilitada. "Todas las sucursales" sirve para ver datos consolidados (dashboard, reportes), pero no para operar una caja o cobrar.

La sucursal que eliges en la barra superior se recuerda entre sesiones y dispositivos (queda guardada en tu perfil), así no tienes que volver a elegirla cada vez.

Si un movimiento ya quedo en la sucursal equivocada, anulalo (con motivo) y vuelve a registrarlo en la caja correcta. Si la caja del dia ya esta cerrada, un administrador puede reabrirla o registrar el movimiento de forma retroactiva.

RUT

Que es el RUT y por que es necesario?

El RUT (Rol Unico Tributario) es el identificador fiscal chileno. En Lexa se usa para:

• Evitar duplicados: El sistema detecta si ya existe un usuario con ese RUT
• Vincular cuentas: Permite asociar un terapeuta o secretaria a un usuario existente
• Importacion: Facilita la identificacion al importar citas masivamente

El formato aceptado es con o sin puntos y guion (ej. 12.345.678-9 o 123456789). El sistema lo normaliza automaticamente.

Tip: Si un terapeuta o paciente no tiene RUT chileno, consulta con tu administrador. El campo es obligatorio para terapeutas y secretarias pero opcional para pacientes.

Portal del paciente

Como accede un apoderado al portal?

El administrador o secretaria crea la cuenta del apoderado y lo vincula al paciente. El apoderado recibe credenciales de acceso (email + contrasena temporal) e inicia sesion normalmente. El sistema lo redirige automaticamente al portal.

Un apoderado puede ver informacion de multiples pacientes?

Si. Si un apoderado esta vinculado a mas de un paciente (ej. una madre con dos hijos en terapia), ve la informacion consolidada de todos en un solo dashboard. Puede filtrar por paciente individual si lo necesita.

Mas detalles en la guia del portal.