Derivaciones

Cuando termina una evaluacion diagnostica (ADOS-2, ADI-R, WISC-V u otra bateria), el terapeuta casi siempre sabe si el paciente necesita seguir en terapia y con que disciplina. Ese dato solia quedarse en su cabeza: no habia donde registrarlo, la secretaria no se enteraba, y meses despues nadie podia distinguir a una familia que se fue de una que fue derivada a un profesional externo.

Pasa lo mismo fuera de la evaluacion: la fonoaudiologa que en sesion se da cuenta de que el nino necesita terapia ocupacional tampoco tenia donde dejarlo, y terminaba avisando por WhatsApp o no avisando.

Este flujo captura la derivacion en el momento en que se produce y la pone en manos de quien puede gestionarla. Hay tres formas de registrarla y las tres terminan en la misma cola de la secretaria.

El flujo completo

flowchart TD
    A["Penultima sesion<br/>El terapeuta prepara el informe"] --> B["Sube el informe a la ficha"]
    B --> C{"Lexa pregunta:<br/>requiere derivacion?"}
    C --> D[("Queda registrado el cierre<br/>de la evaluacion")]
    D --> G["Se crea la tarea de derivacion<br/>para la secretaria"]
    G --> H["La secretaria ofrece la hora<br/>con los cupos reales del terapeuta"]
    H --> I["Cita agendada"]
    B -.->|"el informe NO se publica todavia"| P["Portal del apoderado"]
    D --> E["Ultima sesion: devolucion<br/>El terapeuta entrega el informe"]
    E --> F["Presiona 'Publicar' en la ficha"]
    F --> P
    J["En una sesion cualquiera<br/>el terapeuta indica una derivacion"] -->|"boton 'Derivar' en la ficha"| G

La clave del orden: la tarea de la secretaria nace apenas registras la derivacion, con informe o sin el. No espera a que publiques.

Publicar el informe es un paso aparte, y sigue siendo tuyo: es lo que le abre el documento al apoderado en su portal, despues de la devolucion. Son dos cosas distintas y por eso ya no dependen una de la otra: coordinar un horario no le adelanta el diagnostico a nadie —la secretaria llama para ofrecer una hora, no para dar resultados—, y atar la gestion al boton Publicar dejaba derivaciones declaradas que nunca llegaban a la secretaria.

Paso a paso para el terapeuta

1. Prepara el informe entre la penultima y la ultima sesion, como siempre.

2. Subelo a la ficha del paciente, pestana Documentos, con tipo Informe o Evaluacion.

3. Si el paciente tiene una evaluacion sin cerrar, el formulario muestra un aviso con el instrumento, cuantas sesiones tuvo y entre que fechas. Debajo aparece la pregunta "Que sigue para este paciente?", con las opciones separadas en dos bloques:

   • Continuar la evaluacion con (azul): otro instrumento. Tras un ADOS-2 puede tocar un ADI-R o un WISC-V. El proceso diagnostico sigue.
   • Derivar a terapia (verde): fonoaudiologia, terapia ocupacional, psicologia, las que tenga tu centro. El proceso diagnostico termina.
   • Derivado a un profesional externo: el paciente sigue tratamiento, pero fuera del centro. Es importante marcarlo: sin esto el sistema lo cuenta como si se hubiera perdido.
   • No requiere nada mas: la evaluacion concluyo que no hace falta. Excluye a las demas opciones.
   • Observacion para la secretaria: opcional. Contexto util para la gestion, por ejemplo "coordinar el WISC-V pronto, la familia viaja en agosto".

   Los dos bloques estan separados porque no son lo mismo: derivar a otro test no es lo mismo que pasar a terapia, y los reportes los cuentan por separado.

4. Guarda. Dos cosas pasan al mismo tiempo: la secretaria ya recibe la tarea para coordinar las horas, y el informe queda en la ficha sin que el apoderado lo vea.

5. En la sesion de devolucion, entrega y conversa el informe con la familia.

6. Al terminar, vuelve a la pestana Documentos y presiona Publicar. Recien ahi el apoderado lo ve en su portal.

Si tienes dos evaluaciones abiertas

Con el protocolo combinado (ADI-R junto al ADOS-2) el paciente tiene dos evaluaciones abiertas a la vez, y tu escribes un informe por cada una. En ese caso el formulario agrega un selector arriba: "Este informe cierra:". Elige el instrumento que corresponde al informe que estas subiendo — si eliges mal, cerrarias la evaluacion equivocada.

Si el paciente no tiene la evaluacion en Lexa

Pasa cuando lo evaluaron en otro centro, cuando la cita nunca quedo marcada como Atendida, o cuando la bateria fue hace mas de seis meses. Antes el formulario no preguntaba nada y la derivacion se perdia.

Ahora igual pregunta, en una version mas corta: sin el aviso de "evaluacion sin cerrar" y sin instrumento, porque no hay ninguna bateria que cerrar. Marcas la disciplina y listo. Si no marcas nada, el documento se sube como cualquier otro y no se registra ninguna derivacion — la pregunta nunca te bloquea.

Derivar sin informe

Para la derivacion que surge en una sesion de terapia no hace falta ningun documento.

1. En la ficha del paciente, arriba a la derecha, presiona Derivar.
2. Marca la disciplina de destino, o Derivado a un profesional externo.
3. Escribe el motivo para la secretaria. Es lo que va a leer antes de llamar a la familia, asi que conviene que diga algo: "dificultades de motricidad fina que aparecen en las sesiones de fono" sirve mucho mas que "derivar a TO".
4. Presiona Registrar.

La secretaria lo recibe apenas guardas, igual que cuando la derivacion viene con informe. Usalo cuando ya se lo comentaste a la familia, no antes.

Si el mismo paciente ya tiene una derivacion sin gestionar, la nueva se le suma a esa tarea en vez de crear una segunda. Es la misma familia y la misma llamada. Si la anterior ya se cerro, esta abre una tarea nueva.

En que quedo tu derivacion

El boton Derivar muestra un contador con las derivaciones de ese paciente que siguen abiertas, y al abrirlo ves las ultimas cinco con su estado:

Si ademas aparece "Con hora el ...", es porque el paciente tiene una cita de esa prestacion agendada despues de tu derivacion. Ojo: eso es una deduccion, no un registro — nadie marca "ya se agendo". Sirve como senal, no como confirmacion.

Que ve la secretaria

Apenas el terapeuta registra la derivacion se crea una tarea de secretaria de prioridad alta.

Donde se ven

En Tareas, con el filtro Tipo → Derivaciones. Asi la cola de derivaciones se ve de un click, sin perderse entre el resto de los pendientes. Se sigue respetando el alcance por sucursal: cada secretaria ve las de sus sucursales mas las globales.

Al abrir la tarea, el detalle muestra la derivacion estructurada, no como texto suelto:

• Paciente, edad, y la evaluacion que se cerro.
• Quien la cerro y cuando se entrego el informe.
• En azul, los instrumentos que faltan: el proceso diagnostico sigue.
• En verde, las terapias indicadas: el proceso diagnostico termino.
• Si fue derivado a un profesional externo.
• La observacion del clinico, si la dejo.
• Un boton para ir a la ficha del paciente y agendar.

La distincion entre azul y verde importa: agendar un instrumento pendiente es sacar adelante un diagnostico a medias, no una venta.

La idea es contactar a la familia el mismo dia de la devolucion, mientras el tema esta fresco.

La tarea distingue los dos casos en su titulo: "Continuar evaluacion: ..." cuando falta otro instrumento, y "Derivacion: ..." cuando pasa a terapia. Agendar un instrumento pendiente es sacar adelante un diagnostico a medias, no una venta.

No se crea tarea si el cierre fue "no requiere nada mas" o "derivado a un profesional externo": no hay nada que gestionar y una tarea vacia solo obliga a cerrarla.

Cuando aparece la pregunta

Hay dos momentos en que Lexa te pregunta por la derivacion, y te alcanza con cualquiera de los dos:

• Al firmar la nota de una sesion de evaluacion. Es el camino principal, porque firmar ya es habito: de la nota depende tu comision.
• Al subir un documento a la ficha, si el tipo es un informe o una evaluacion.

Se agrego el primero porque el segundo apostaba a una costumbre que no existia: sobre un periodo real de Cognitivo, de 16 evaluaciones cerradas salieron 16 notas firmadas y cero informes subidos. Quien firmaba y no subia nada nunca veia la pregunta, y la derivacion se perdia ahi.

En la app movil todavia no aparece. El servidor ya la manda al firmar desde el telefono, pero la app aun no la muestra. Si firmas desde el box con el celular, la pregunta te va a esperar en la web.

Al subir un documento, la pregunta aparece si el tipo es un informe o una evaluacion. Para cualquier otro —un contrato, un consentimiento, una licencia— el formulario funciona como siempre: preguntar ahi seria ruido, y el ruido enseña a cerrar el bloque sin leerlo.

Lo que cambia es cuanto pregunta:

Un episodio de evaluacion sin cerrar son sesiones asistidas de un servicio clasificado como Evaluacion para las que todavia nadie registro el cierre. Las baterias de mas de seis meses no se ofrecen para cerrar: preguntar por una evaluacion de hace un año, mientras subes un documento cualquiera, no ayuda a nadie.

Y si no vas a subir ningun documento, esta el boton Derivar de la ficha: ver Derivar sin informe.

Que cuenta como un mismo episodio

Las sesiones del mismo instrumento se agrupan en un episodio mientras no pasen mas de 60 dias entre una y la siguiente. Esto importa en dos casos reales:

• Una bateria que cruza el fin de ano (por ejemplo la tercera sesion en diciembre y las otras dos en enero) sigue siendo una sola evaluacion.
• Una reevaluacion del mismo instrumento meses despues es un episodio nuevo, con su propio cierre.

Tampoco importa cuantas sesiones tuvo la bateria. Un ADOS-2 de dos sesiones no esta incompleto: en el pack promocional el ADOS-2 baja de tres sesiones a dos, y ahi esta el descuento.

El pack ADOS-2 + ADI-R

Cuando la familia toma dos tests juntos en modo promocion, cada uno queda en dos sesiones: cuatro en total, $120.000. El pack tambien existe combinando ADOS-2 con WISC-V.

En la cuarta sesion se entregan dos informes, uno por cada test. Eso significa dos evaluaciones que cerrar, y el formulario te va a preguntar dos veces — una por informe. Es correcto: son dos instrumentos con su propio resultado.

Dos cosas que Lexa hace para que no sea trabajo repetido:

• Al cerrar el segundo, las casillas vienen pre-marcadas con lo que indicaste en el primero. La conclusion clinica suele ser la misma; si para este informe es distinta, la cambias.
• La secretaria recibe una sola tarea, no dos. Al cerrar el segundo instrumento se le agrega la linea a la tarea que ya existe, con una entrada en su bitacora. Si la tarea anterior ya estaba resuelta, si se crea una nueva: la secretaria ya gestiono y esto es trabajo nuevo.

Sube cada informe entre la tercera y la cuarta sesion, para tenerlos listos en la devolucion.

Configuracion necesaria

El flujo depende de que las categorias de servicio esten clasificadas. En Configuracion → Servicios → Categorias, cada categoria tiene un campo Tipo:

Mientras las categorias esten sin clasificar, la pregunta de derivacion no aparece nunca. No es un error: Lexa no puede adivinar cual de tus servicios es un test.

Preguntas frecuentes

Me equivoque en la derivacion, la puedo corregir? Si. Sube el informe corregido o vuelve a cerrar la evaluacion: el cierre se actualiza en vez de duplicarse.

Publique el informe antes de tiempo. Presiona Publicado de nuevo y vuelve a quedar oculto para la familia. Ojo: eso no borra la tarea de la secretaria, que ya nacio cuando registraste la derivacion. Si tampoco corresponde gestionarla, ciérrala desde Tareas.

Subi el informe pero se me olvido responder la pregunta. El documento queda guardado igual. Puedes registrar la derivacion con el boton Derivar de la ficha, sin volver a subir nada.

Puedo derivar a un paciente que nunca evaluamos aca? Si. El boton Derivar no depende de que haya una evaluacion: sirve igual para el nino que atiendes en terapia y necesita otra disciplina.

Registre una derivacion por error. Avisale a la secretaria para que descarte la tarea. La derivacion queda en el historial: es un registro clinico y no se borra.

El paciente ya estaba en terapia con nosotros antes del test. El cierre se registra igual. Los reportes lo distinguen: alguien que ya venia en terapia no se cuenta como una conversion nueva.

El reporte

Pacientes → Continuidad post-evaluacion responde la pregunta de fondo: de los pacientes que evaluamos, cuantos siguieron con nosotros.

Lo importante no es el porcentaje sino que separa cuatro cosas que antes se veian iguales:

Antes de este reporte los cuatro primeros estados se contaban juntos con el ultimo, y por eso el numero no se podia accionar.

Dos cosas que conviene entender del calculo

La tasa se calcula solo sobre episodios "maduros" — los que ya cumplieron la ventana. Sin eso, el mes en curso siempre parece catastrofico porque sus pacientes todavia no tuvieron tiempo de volver.

El embudo cuenta pacientes; los cortes por instrumento y evaluador cuentan episodios. Un paciente del pack tiene dos instrumentos: es una persona y dos episodios. Los dos numeros son correctos y distintos.

No se publica porcentaje con menos de 10 episodios maduros. Con uno o dos, un "100 %" se lee como dato y no lo es.

Derivadas vs concretadas

Esta tabla aparece cuando haya cierres registrados y es la que mide al centro en vez de a las familias: de lo que el clinico indico, cuanto se agendo y cuanto se asistio. Si la derivacion se indico y nunca se agendo, el problema es de gestion, no de la familia.

Lista de perdidos

Accionable: cada fila abre la ficha en una pestaña nueva, para no perder el filtro del reporte.

Articulos relacionados

• Documentos del paciente — Subir archivos, tipos y publicacion al portal
• Tareas para secretaria — Donde aparecen y como se gestionan las derivaciones
• Portal del paciente — Que ve el apoderado
• Configuracion — Categorias de servicio y su tipo