Documentos del paciente
Cada ficha de paciente tiene una pestana Documentos donde el equipo guarda y consulta los archivos del paciente: informes, derivaciones, examenes, consentimientos, contratos y mas. Tenerlos dentro de Lexa —y no en correos, WhatsApp o carpetas personales— hace que el equipo completo trabaje mejor y que nada se pierda.
Por que subir los documentos
- Terapeutas — informes en su lugar: cuando redactes un informe de progreso, una evaluacion o una devolucion, subelo a la ficha del paciente. Queda con el paciente para siempre, disponible para un traspaso o un reemplazo, junto a las notas clinicas.
- Secretarias — nada se traspapela: cuando recibas un documento del paciente (derivacion, examen, contrato, consentimiento), adjuntalo a su ficha apenas lo recibas. El terapeuta lo tendra disponible antes de la sesion y cualquiera del equipo lo encuentra cuando lo necesita.
- Continuidad y respaldo: la ficha completa es mejor atencion. Ademas queda un registro ordenado del historial documental del paciente.
Como subir un documento
- Entra a la ficha del paciente y abre la pestana Documentos.
- Presiona "Subir Documento".
- Completa el titulo, elige el tipo de documento y, opcionalmente, una descripcion.
- Selecciona el archivo y confirma.
- Formatos aceptados: PDF, JPG, PNG, WEBP.
- Tamano maximo: 10 MB por archivo. (Una foto del documento desde el celular tambien sirve.)
- Vista previa: las imagenes se previsualizan en un modal; los PDF se muestran embebidos.
- Descarga: cada documento tiene un boton para descargar el archivo original.
Tip: El tipo no es solo una etiqueta — define quien puede ver el documento dentro del equipo. Eligelo con intencion (ver mas abajo).
Desde el celular, con la camara
En el telefono el boton de subida ofrece tomar la foto en el momento. Sirve para lo que llega en papel: una derivacion que trae la familia, un examen, un informe de otro profesional. Se saca la foto y queda en la ficha ahi mismo, sin el paso intermedio de mandarsela a uno mismo por correo para subirla despues desde el computador.
Cuando NO hay documentos, tambien se ve
La ficha muestra cuantos documentos hay de cada tipo, y deja a la vista los tipos en cero. Suena menor y no lo es: antes, un paciente sin derivacion y un paciente cuya derivacion nadie subio se veian exactamente igual — una pestana vacia que el terapeuta interpretaba como "no hay nada que ver aca".
- El terapeuta puede reclamar lo que le falta para atender bien (una derivacion, un informe previo) en vez de asumir que no existe.
- La secretaria ve el hueco documental del paciente sin abrir cada ficha una por una.
Relacionado: para los datos de la ficha (fecha de nacimiento, sexo, identificacion) existe el reporte Fichas incompletas (ver Pacientes), que los lista para trabajarlos en lote en lugar de ficha por ficha.
Tipos de documento
Lexa trae un conjunto de tipos base, que tu centro puede ajustar:
| Tipo | Para que sirve |
|---|---|
| Informe | Informes clinicos o de progreso. |
| Evaluacion | Evaluaciones, escalas y respaldos diagnosticos. |
| Derivacion | Derivaciones de otros profesionales o instituciones. |
| Consentimiento | Consentimientos informados y autorizaciones. |
| Contrato | Contratos y documentos administrativos con datos sensibles. |
| Otro | Documentos no clasificados. |
El administrador puede crear, editar o desactivar tipos desde Configuracion, e incluso definir un tipo nuevo con reglas de visibilidad propias.
Quien puede ver cada documento
La visibilidad de un documento depende de su tipo. Cada tipo define que roles pueden verlo. Con los tipos base:
| Documentos visibles para... | Tipos |
|---|---|
| Todo el equipo clinico (Admin, Terapeuta, Secretaria, Coordinador) | Informe, Evaluacion, Derivacion, Otro |
| Solo administracion (Admin y Secretaria — oculto a terapeutas) | Contrato, Consentimiento |
Asi, un contrato o un consentimiento con datos administrativos no aparece en la vista de un terapeuta, mientras que un informe clinico si esta disponible para todo el equipo tratante.
Informacion clinica sensible
La visibilidad se controla por tipo y por rol, no por terapeuta tratante: cualquier terapeuta del centro puede ver los tipos clinicos (Informe, Evaluacion) de cualquier paciente, no solo el profesional a cargo.
Si un documento es especialmente delicado y no debe circular por todo el equipo, coordina con administracion antes de subirlo: se puede crear un tipo de documento con visibilidad restringida (por ejemplo, visible solo para administracion) y usarlo para ese material.
Documentos y el portal del paciente
Un documento llega al portal del paciente solo si se cumplen dos condiciones:
- Su tipo admite compartirse. Lo configura administracion en cada tipo de documento. Contratos y consentimientos, por ejemplo, no se comparten nunca.
- Lo publicaste explicitamente. Cada documento tiene su propio boton en la columna Portal de la pestana Documentos.
Subir un documento no lo hace visible para la familia. Queda guardado en la ficha, disponible para el equipo, y el apoderado no lo ve hasta que alguien aprieta Publicar.
Por que existe este paso
Un informe diagnostico se entrega en la sesion de devolucion, no por sorpresa en una notificacion del portal. Este paso te deja preparar el informe con tiempo, subirlo cuando lo tienes listo, y compartirlo recien despues de haberlo conversado con la familia.
Como publicar
- En la pestana Documentos, busca la columna Portal.
- Un documento sin compartir muestra Publicar. Si su tipo no admite portal, muestra un guion.
- Al presionar, Lexa te pide confirmacion: el apoderado va a poder ver y descargar el archivo.
- Publicado, el boton pasa a Publicado en verde. Al pasar el mouse ves quien lo publico y cuando.
- Se puede despublicar presionando de nuevo: el documento vuelve a quedar solo para el equipo.
Importante: publicar es una accion visible para la familia. Si el documento no debe compartirse, simplemente no lo publiques; ante la duda, consulta con administracion.
Buenas practicas por rol
Terapeutas
- El proximo informe que redactes, subelo a la ficha (tipo Informe o Evaluacion). No lo dejes solo en tu computador.
- Usa un titulo claro (por ejemplo, "Informe de progreso - marzo 2026").
Secretarias
- El proximo documento que recibas del paciente, adjuntalo a su ficha apenas llegue.
- Elige el tipo correcto: lo administrativo sensible (contratos, consentimientos) con su tipo; las derivaciones y examenes como corresponda.
Siempre
- El tipo decide quien lo ve. Ante la duda con algo sensible, consulta con administracion.
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Roles con acceso:
- Admin: ve y gestiona todos los tipos y documentos; configura los tipos.
- Terapeuta / Coordinador: suben y consultan los documentos de los tipos visibles para su rol.
- Secretaria: sube y consulta documentos, incluidos los administrativos (contratos, consentimientos).